商场卫生管理档案制度

PAGE商场卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强商场卫生管理，规范卫生管理档案工作，确保商场环境符合国家卫生标准和相关法律法规要求，保障消费者的健康与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商场内所有区域，包括营业场所、公共区域、办公区域、餐饮区域、仓储区域等。（三）职责分工1.商场管理部门负责统筹协调商场卫生管理档案制度的制定、执行与监督。明确各部门在卫生管理档案工作中的职责与分工。定期组织对卫生管理档案工作的检查与评估。2.各部门负责本部门卫生管理档案的建立、整理、归档与保管。按照制度要求记录和上报本部门的卫生管理相关信息。配合商场管理部门开展卫生管理档案工作的各项检查与评估。3.卫生管理档案管理员负责卫生管理档案的集中收集、分类整理、编目装订、存储保管等具体工作。确保档案的完整性、准确性和保密性。定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。二、卫生管理档案的建立（一）档案内容分类1.环境卫生档案商场整体卫生规划与年度卫生工作计划。环境卫生检查记录，包括检查时间、检查区域、检查人员、发现问题及整改情况等。清洁消毒记录，涵盖清洁消毒的区域、时间、方式、使用的消毒剂及操作人员等信息。卫生设施设备档案，如垃圾桶、清洁工具、通风设备、排水系统等的采购、维护、维修记录。虫害防治记录，包括虫害监测情况、防治措施、用药记录等。2.食品安全档案餐饮经营单位的食品经营许可证、从业人员健康证等相关证件复印件。食品采购索证索票记录，包括供应商资质证明、食品进货票据、检验检疫证明等。食品加工过程记录，如加工流程、温度控制、食品添加剂使用情况等。食品储存记录，包括储存条件、库存盘点等。食品安全自查记录，以及针对检查出问题的整改报告。3.公共场所卫生档案商场内公共场所（如卫生间、电梯间、休息区等）的卫生管理制度。空气质量检测报告，包括甲醛、二氧化碳、可吸入颗粒物等指标的检测结果。公共用品用具清洗消毒记录，如毛巾、床单、杯具等的清洗消毒时间、方式、操作人员等。集中空调通风系统卫生档案，包括系统清洗消毒记录、检测报告等。4.员工健康档案商场员工的健康检查表，包括入职体检、年度体检等结果。员工卫生培训记录，如培训时间、培训内容、培训人员等。员工个人卫生习惯及健康状况的跟踪记录。（二）档案建立要求1.各部门应指定专人负责卫生管理档案的建立工作，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案资料应及时收集、整理，按照分类标准进行归档，不得积压或遗漏。3.对于重要的原始资料，如证件复印件、检测报告等，应保留原件，并在档案中注明原件存放处。4.档案建立过程中应使用统一的表格和记录格式，便于管理和查阅。三、卫生管理档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案内容分类进行整理，做到层次分明、条理清晰。（二）整理方法1.对收集到的各类卫生管理档案资料进行分类排序，同一类别的资料按照时间顺序排列。2.去除重复、无效的资料，对有价值的资料进行编号、编目。3.对于纸张大小不一致的资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.对破损或褪色的资料进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）归档要求1.整理好的卫生管理档案应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。2.建立档案目录索引，便于快速查找和调阅档案。3.电子档案应进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应定期检查和更新，确保数据的安全性。4.档案归档时应填写归档登记表，注明档案名称、类别、归档时间、保管期限等信息。四、卫生管理档案的保管（一）保管期限1.环境卫生档案、公共场所卫生档案中的一般性检查记录、清洁消毒记录等保管期限为2年。2.食品安全档案、员工健康档案中的重要资料，如食品经营许可证、健康证、食品安全事故处理记录、员工职业健康监护档案等保管期限为5年。3.商场整体卫生规划、年度卫生工作计划等具有长期保存价值的档案，保管期限为10年。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.库房内配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，并设置访问权限，防止数据泄露。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容是否与归档登记表一致。2.对破损、变质的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格控制档案的借阅和使用，借阅档案需办理借阅手续，注明借阅时间、借阅人、归还时间等信息。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失。4.对超过保管期限的档案进行鉴定，经批准后按照规定进行销毁。销毁档案时应填写销毁登记表，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁原因等信息，并由监销人员签字确认。五、卫生管理档案的查阅与使用（一）查阅权限1.商场内部人员因工作需要查阅卫生管理档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理员处查阅。2.外部单位（如卫生监督部门、上级主管部门等）查阅卫生管理档案的，应出具正式的查阅函，经商场管理部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表或查阅函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表或查阅函经批准后，查阅人到档案管理员处登记。3.档案管理员根据查阅要求提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。（三）使用规定1.卫生管理档案仅供内部工作参考和外部合法查阅使用，不得用于其他任何目的。2.查阅和使用档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的机密信息。3.如因工作需要对档案内容进行引用或公开，应经过商场管理部门的审核批准，并确保引用或公开的内容符合法律法规要求。六、卫生管理档案的更新与维护（一）定期更新1.各部门应按照规定的时间周期对本部门的卫生管理档案进行更新。2.环境卫生档案、公共场所卫生档案应每月更新一次检查记录和清洁消毒记录。3.食品安全档案应每周更新食品采购索证索票记录、食品加工过程记录等。4.员工健康档案应每年更新员工健康检查表和卫生培训记录。（二）动态维护1.当商场的卫生管理工作发生重大变化时，如卫生管理制度修订、卫生设施设备更新、食品安全事故处理等，相关部门应及时对卫生管理档案进行更新和维护。2.档案管理员应定期对档案进行检查，发现档案内容存在错误、遗漏或不完整的情况，应及时通知相关部门进行更正和补充。3.对于电子档案，应定期进行数据备份和系统维护，确保档案数据的安全性和完整性。七、监督与考核（一）监督检查1.商场管理部门应定期对各部门的卫生管理档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的建立、整理、归档、保管、查阅与使用等环节。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结果应形成书面报告，并及时反馈给被检查部门。3.对于检查中发现的问题，商场管理部门应下达整改通知书，要求被检查部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立卫生管理档案工作考核评价机制，将档案工作纳入各部门的绩效考核体系。2.考核评价内容包括档案工作的完成情况、