办公用房运营管理制度

PAGE办公用房运营管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用房的规范化管理，提高办公用房的使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有办公用房的规划、分配、使用、调整及维护等相关管理活动。（三）基本原则1.合理规划原则根据公司业务发展需求和人员规模，科学合理地规划办公用房布局，确保资源的有效利用。2.公平分配原则按照公平、公正、公开的原则，对办公用房进行分配，确保各部门、各岗位的工作需求得到满足。3.高效使用原则鼓励员工节约使用办公用房，提高空间利用率，避免资源浪费。4.动态管理原则根据公司业务变化和人员调整情况，及时对办公用房进行动态调整，保证办公用房的合理配置。二、办公用房规划（一）规划依据1.公司发展战略和年度经营计划，明确各部门的业务发展方向和人员增长趋势。2.各部门的职能职责和工作流程，合理确定所需办公空间的功能布局。3.国家及地方有关办公建筑设计规范和标准，确保办公用房的安全性、舒适性和功能性。（二）规划内容1.功能区域划分根据公司业务特点，将办公用房划分为办公区域、会议室、接待室、档案室、机房、设备间等功能区域。办公区域：根据部门设置和人员数量，合理划分各个部门的办公空间，确保员工有相对独立、舒适的工作环境。会议室：根据公司会议需求，设置不同规模的会议室，配备相应的会议设备，满足各类会议的召开。接待室：用于接待来访客户，体现公司形象，配备必要的接待设施。档案室：集中存放公司各类重要文件、资料和档案，确保档案的安全保管和查阅。机房：放置公司的服务器、网络设备等关键设施，保障公司信息系统的稳定运行。设备间：存放空调、消防、给排水等设备，便于设备的维护和管理。2.面积规划根据各部门的工作需求和人员数量，结合办公建筑的实际情况，合理确定各功能区域的面积。办公区域面积：按照人均办公面积标准进行计算，同时考虑部门的特殊需求，如财务部门需要较多的存储空间，可适当增加面积。会议室面积：根据会议室的规模和使用频率，合理确定面积大小。大型会议室可容纳较多人员，面积一般在[X]平方米以上；中型会议室可容纳[X]人左右，面积在[X]平方米左右；小型会议室可满足部门内部会议需求，面积在[X]平方米左右。接待室面积：根据公司接待规格和实际需求，确定接待室的面积，一般在[X]平方米左右。档案室面积：根据公司档案管理的工作量和档案存储要求，合理规划档案室面积，确保档案有足够的存储空间和良好的保管环境。机房面积：根据公司信息系统的规模和设备数量，确定机房的面积，同时要考虑机房的通风、散热、防火等要求。设备间面积：根据设备的数量和维护要求，合理规划设备间的面积，确保设备有足够的安装空间和便于维护操作。3.布局规划办公区域布局：按照业务流程和人员协作关系，合理安排各部门的办公位置，尽量减少人员走动对工作的干扰。同时，要考虑采光、通风等因素，提高办公环境的舒适度。会议室布局：根据会议室的功能需求，合理布置会议桌椅、投影仪、音响等设备，确保会议的顺利进行。大型会议室可采用阶梯式布局，便于后排人员观看；中型会议室可采用长方形或椭圆形布局，提高会议的灵活性；小型会议室可采用圆桌式布局，营造轻松的会议氛围。接待室布局：接待室应布置舒适、整洁，配备沙发、茶几、饮水机等设施，体现公司的热情和专业。档案室布局：档案室应按照档案类别和存储方式，合理划分档案架位，设置查阅区域，确保档案的安全保管和便捷查阅。机房布局：机房应按照设备的功能和使用要求，合理布置服务器、网络设备、存储设备等，同时要考虑设备的散热、通风、布线等因素，确保机房的安全稳定运行。设备间布局：设备间应按照设备的种类和规格，合理安排设备的安装位置，便于设备的维护和管理。同时，要设置必要的检修通道和操作空间。三、办公用房分配（一）分配原则1.根据各部门的职能职责、工作任务和人员数量，结合办公用房的实际情况，进行合理分配。2.优先保障公司核心业务部门和重点项目的办公需求。3.对于业务相关度高、协作频繁的部门，尽量安排在相邻区域，便于工作沟通和协调。（二）分配流程1.需求申报各部门根据本部门的业务发展和人员变动情况，填写《办公用房需求申请表》，详细说明所需办公用房的面积、功能需求、人员数量等信息，并提交至行政部门。2.审核评估行政部门收到各部门的申请后，对申请内容进行审核评估。审核内容包括申请的合理性、办公用房的可调配性等。同时，行政部门会同相关部门对各部门的办公用房需求进行实地考察和分析，确保分配方案的科学性和合理性。3.方案制定行政部门根据审核评估结果，结合办公用房的实际情况，制定办公用房分配方案。分配方案应明确各部门的办公区域、房间号、面积等信息，并提交公司领导审批。4.审批发布办公用房分配方案经公司领导审批通过后，由行政部门负责发布实施。行政部门应及时通知各部门办理办公用房交接手续，明确办公用房的使用责任和管理要求。（三）特殊情况处理1.对于因业务发展需要临时增加办公用房需求的部门，行政部门应根据实际情况进行统筹安排，尽量满足其需求。如确实无法满足，应向该部门说明原因，并协助其寻找临时解决方案。2.对于因人员调动、部门撤销等原因导致办公用房闲置的情况，行政部门应及时收回闲置办公用房，并重新进行分配或调整。四、办公用房使用（一）使用规范1.各部门应严格按照行政部门分配的办公用房区域和房间号使用办公用房，不得擅自占用其他部门的办公空间。2.员工应爱护办公用房内的各类设施设备，不得随意损坏或拆卸。如因工作需要进行改造或维修，应提前向行政部门申请，经批准后方可实施。3.办公用房内的设施设备应按照规定的用途使用，不得挪作他用。如因特殊情况需要借用其他部门的设施设备，应经对方部门同意，并办理借用手续。4.各部门应保持办公用房内的整洁卫生，定期进行清扫和整理。不得在办公用房内堆放杂物、垃圾等，保持办公环境的整洁有序。5.办公用房内禁止吸烟、使用明火等行为，确保消防安全。如因工作需要使用电气设备，应遵守相关安全规定，不得私拉乱接电线。（二）安全管理1.行政部门应定期对办公用房的安全设施进行检查和维护，确保消防设施、电气设备、门窗等安全设施完好有效。2.各部门应加强对本部门办公用房的安全管理，教育员工提高安全意识，遵守安全规定。如发现安全隐患，应及时向行政部门报告，并采取措施进行整改。3.办公用房内禁止存放易燃易爆、有毒有害等危险物品。如因工作需要使用危险物品，应按照相关规定进行管理，并采取必要的安全防护措施。4.下班时，各部门应关闭办公用房内的电器设备、门窗等，确保办公用房的安全。（三）费用管理1.办公用房的水电费、物业费等费用由公司统一支付。行政部门应定期对费用进行核算和统计，并按照相关规定进行分摊。2.各部门应合理使用办公用房内的水电等资源，避免浪费。如因特殊原因需要增加水电用量，应提前向行政部门申请，经批准后方可实施。3.对于因办公用房使用不当造成的设施设备损坏、水电费超支等费用，由责任部门或个人承担。五、办公用房调整（一）调整原因1.公司业务发展需要，如部门职能调整、业务拓展等，导致原办公用房布局不合理或面积不满足需求。2.人员变动，如人员调入、调出、岗位调整等，导致办公用房需求发生变化。3.办公用房资源优化配置，如闲置办公用房的重新分配、低效使用办公用房的调整等。（二）调整流程1.需求提出因上述原因需要调整办公用房的部门或相关部门，应填写《办公用房调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的范围和调整后的需求等信息，并提交至行政部门。2.方案制定行政部门收到申请后，会同相关部门对调整需求进行实地考察和分析，制定办公用房调整方案。调整方案应包括调整的具体内容、涉及的部门和人员、调整的时间安排等，并提交公司领导审批。3.审批发布办公用房调整方案经公司领导审批通过后，由行政部门负责发布实施。行政部门应及时通知相关部门和人员办理办公用房调整手续，明确调整后的办公用房使用责任和管理要求。4.交接验收办公用房调整完成后，行政部门应组织相关部门和人员进行交接验收。交接验收内容包括办公用房内的设施设备、文件资料、环境卫生等。交接验收合格后，各方应签署交接验收单，明确交接责任。（三）调整注意事项1.办公用房调整应尽量减少对公司正常工作的影响，如调整时间应选择在非工作高峰期或节假日进行。2.调整过程中，各部门应积极配合行政部门的工作，按照要求及时办理相关手续，确保调整工作的顺利进行。3.对于因办公用房调整涉及的设施设备搬迁、安装等工作，行政部门应协调相关部门或专业人员进行操作，确保设施设备的安全和正常使用。六、办公用房维护（一）维护责任1.行政部门负责办公用房整体结构、公共区域设施设备的维护和管理。2.各部门负责本部门办公用房内设施设备的日常维护和保养，确保设施设备的正常使用。（二）维护内容1.整体结构维护行政部门定期对办公用房的整体结构进行检查，包括墙体、屋顶、地面等，确保结构安全。如发现结构损坏或安全隐患，应及时安排维修或加固。2.公共区域设施设备维护行政部门负责办公用房公共区域设施设备的维护和管理，包括电梯、空调、消防设施、给排水系统、强弱电系统等。定期对这些设施设备进行检查、保养和维修，确保其正常运行。3.部门办公区域设施设备维护各部门负责本部门办公用房内设施设备的日常维护和保养，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机等。定期对设施设备进行清洁、检查和维修，及时更换损坏的零部件，确保设施设备的正常使用。（三）维护计划1.行政部门应制定年度办公用房维护计划，明确维护的内容、时间安排、责任人等信息。维护计划应根据办公用房的实际情况和设施设备的使用年限等因素进行制定，确保维护工作的全面性和及时性。2.各部门应根据行政部门的维护计划，结合本部门办公用房内设施设备的实际情况，制定本部门的设施设备维护计划，并报行政部门备案。3.行政部门应定期对办公用房维护计划的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进。（四）维修管理1.办公用房内设施设备出现故障或损坏时，使用部门应及时向行政部门报告。行政部门接到报告后，应及时安排维修人员进行维修。2.对于一般性故障，维修人员应及时进行修复；对于较为复杂或需要更换零部件的故障，维修人员应在规定时间内完成维修，并做好维修记录。3.维修费用在规定额度内的，由行政部门