财务专用章使用登记管理制度

财务专用章使用登记管理制度一、总则为加强公司财务专用章的管理，规范财务专用章的使用与登记流程，确保公司财务活动的安全、有序进行，根据国家相关法律法规和公司内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构涉及财务专用章使用的各项活动。二、财务专用章的保管1.保管人员公司财务专用章由财务部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程和相关规定。保管人员必须为财务部门正式员工，且经过严格的背景审查和专业培训。2.保管要求财务专用章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙和密码由保管人员分别保管。保险柜应放置在安全、干燥、通风的房间内，房间应安装监控设备，确保24小时监控无死角。保管人员应定期检查保险柜的运行状况，如发现异常应及时报告并采取相应措施。3.交接规定若保管人员因工作调动、离职等原因需要交接财务专用章时，必须办理严格的交接手续。交接过程应由财务部门负责人监督，填写《财务专用章交接登记表》，详细记录交接时间、交接双方姓名、财务专用章的状况等信息。交接双方和监督人应在登记表上签字确认，以明确责任。三、财务专用章的使用范围1.对外使用银行结算业务：在办理各类银行结算业务时，如支票、汇票、本票的开具，银行账户的开户、销户、变更等，必须加盖财务专用章。税务申报与缴纳：在向税务机关报送纳税申报表、缴纳税款等税务相关文件上，需加盖财务专用章。财务报表与审计报告：公司对外提供的财务报表、审计报告等重要财务文件，应加盖财务专用章，以确认其真实性和有效性。合同签订：涉及财务条款的合同、协议等文件，在需要公司确认财务责任和义务时，可加盖财务专用章。2.对内使用内部财务审批文件：如费用报销单、借款申请单、资金调拨单等内部财务审批文件，在审核通过后需加盖财务专用章，以表明财务部门的意见和确认。财务档案管理：在财务档案的装订、封存等环节，可加盖财务专用章，以保证档案的完整性和保密性。四、财务专用章的使用流程1.申请使用部门或人员需填写《财务专用章使用申请表》，详细说明使用财务专用章的事由、文件名称、份数、使用时间等信息。申请表应经部门负责人签字批准，涉及重大财务事项的，还需报公司分管领导或总经理审批。对于紧急情况下需要使用财务专用章的，使用人员应先通过电话等方式向财务部门负责人和相关审批领导报告，经同意后可先使用，但事后应及时补办申请手续。2.审核财务部门收到《财务专用章使用申请表》后，应认真审核申请事项的真实性、合理性和合规性。审核内容包括申请事由是否符合公司规定、相关文件是否齐全、审批手续是否完备等。如发现申请事项存在问题或不符合规定，财务部门应及时与使用部门或人员沟通，要求其补充或修改相关资料。审核通过后，财务部门负责人在申请表上签字确认。3.用印保管人员根据审核通过的《财务专用章使用申请表》，在规定的文件上加盖财务专用章。用印时应确保印章清晰、端正，避免模糊或重叠。对于多页文件，应加盖骑缝章，以保证文件的完整性和真实性。用印完成后，保管人员应在申请表上注明用印时间，并留存一份申请表作为使用记录。4.登记财务部门应建立《财务专用章使用登记簿》，对每一次使用财务专用章的情况进行详细登记。登记内容包括申请日期、使用部门、使用人、申请事由、文件名称、文件编号、用印时间、审批领导等信息。登记工作应及时、准确、完整，以便日后查询和审计。同时，财务部门应定期对使用登记簿进行整理和归档，妥善保存。五、特殊情况的处理1.异地用印因业务需要在异地使用财务专用章时，使用部门应提前向财务部门提出申请，并详细说明异地用印的原因、地点、时间、预计使用次数等情况。申请经公司分管领导或总经理批准后，财务部门可采取以下方式处理：由财务部门指定专人携带财务专用章前往异地办理相关业务。在异地使用期间，携带人员应严格遵守本制度的各项规定，确保财务专用章的安全。如无法派人前往，经公司领导同意后，可采用授权委托的方式，委托当地的合法代理人使用财务专用章。授权委托书应明确委托事项、委托期限、代理人的权限等内容，并由公司法定代表人签字盖章。代理人在使用财务专用章时，应严格按照授权范围和要求办理，并及时向公司反馈用印情况。2.文件修改与重新用印如已加盖财务专用章的文件需要进行修改，使用部门或人员应重新填写《财务专用章使用申请表》，说明修改原因和内容，并经原审批领导再次审批。财务部门审核通过后，方可在修改后的文件上重新加盖财务专用章。对于因文件错误或其他原因需要作废已用印文件的，使用部门应及时将作废文件交回财务部门，财务部门应在文件上注明“作废”字样，并在使用登记簿上进行相应记录。六、监督与检查1.内部监督财务部门应定期对财务专用章的使用情况进行自查，检查内容包括使用流程是否合规、登记记录是否完整、保管措施是否到位等。自查频率至少每月一次，并形成自查报告，报公司财务负责人。公司内部审计部门应定期对财务专用章的管理和使用情况进行专项审计，审计周期为每年一次。审计内容包括制度执行情况、用印审批手续、文件档案管理等方面。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。2.外部监督公司应积极配合外部审计机构、税务机关等部门的检查和审计工作，如实提供财务专用章的使用情况和相关资料。对于外部监督部门提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改。七、责任追究1.保管人员责任保管人员如因保管不善导致财务专用章丢失、被盗或损坏，应立即向财务部门负责人和公司领导报告，并采取相应的补救措施。同时，保管人员应承担相应的经济赔偿责任，情节严重的，将依法追究其法律责任。保管人员如违反本制度规定，擅自使用财务专用章或为他人违规用印提供便利，将视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，造成公司经济损失的，应承担赔偿责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.使用人员责任使用人员如提供虚假申请资料、未经审批擅自使用财务专用章或超越审批范围使用财务专用章，将视情节轻重给予警告、记过、辞退等处分，造成公司经济损失的，应承担赔偿责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.审批人员责任审批人员如未严格履行审批职责，对不符合规定的申请予以批准，导致公司遭受经济损失的，应承担相应的领导责任，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。八、附则1.本制度由公司财务部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起施行，原相关制度同时废止。九、相关表格1.财务专用章交接登记表|交接时间|交接人|接交人|监督人|财务专用章状况|备注||---|---|---|---|---|---||||||||2.财务专用章使用申请表|申请日期|使用部门|使用人|申请事由|文件名称|文件编号|份数|使用时间|审批领导||---|---|---|---|---|-