公司行政运营管理制度

PAGE公司行政运营管理制度一、总则（一）目的为了规范公司行政运营管理工作，提高行政工作效率和质量，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，涵盖公司总部及各分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：行政运营管理活动必须严格遵守国家法律法规，确保公司运营在合法合规的轨道上进行。2.高效性原则：优化行政工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，以快速响应公司业务需求。3.规范化原则：建立统一、规范的行政运营管理标准和流程，确保各项工作有章可循。4.服务性原则：行政部门要树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务，保障公司运营顺畅。二、行政组织架构与职责（一）行政组织架构公司行政部门设行政总监一名，下辖行政经理、行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。（二）职责分工1.行政总监全面负责公司行政运营管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调公司内部各部门之间的关系，确保行政工作与其他业务工作的有效衔接。负责行政团队的建设与管理，提升团队整体素质和业务能力。审核重要行政文件和报告，对公司行政决策提供支持和建议。2.行政经理协助行政总监制定行政工作计划，并负责具体组织执行。负责公司行政管理规章制度的制定、修订和完善，并监督执行情况。组织开展公司行政会议、活动等，做好会议记录和活动安排。负责公司文件、档案的管理工作，确保文件资料的安全、完整和有序。协调公司与外部相关部门的关系，办理各类行政事务性工作。3.行政专员负责公司办公用品、设备的采购、管理和发放工作。协助行政经理做好公司办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作。负责公司车辆的调度、使用和维护管理，确保车辆正常运行。协助组织公司各类培训、讲座等活动，做好相关准备和记录工作。完成行政经理交办的其他临时性工作任务。4.前台接待负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导和接待。接听公司电话，做好电话转接、记录和传达工作。负责公司信件、快递的收发和登记工作。维护前台区域的整洁和秩序，展示公司良好形象。5.后勤保障负责公司食堂、宿舍等后勤保障设施的管理和维护工作，确保员工正常生活需求。制定并执行后勤保障相关的管理制度和流程，提高后勤服务质量。负责公司水电、空调等设备的日常巡检和维修工作，保障公司正常办公环境。配合行政专员做好办公用品、设备的采购和管理工作，合理控制成本。三、行政工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司相关规定和格式要求，明确主题、目的、内容、责任人和完成时间等要素。2.文件审核：起草完成的文件先由部门负责人审核，确保文件内容准确、合规、可行。审核通过后提交行政部门。3.行政审核：行政部门对文件进行格式、文字表述等方面的审核，对于不符合要求的文件返回起草部门修改。4.文件签发：审核通过的文件按照公司文件签发权限，由相应领导进行签发。5.文件印发：行政部门根据签发后的文件进行编号、排版、印刷，并按照规定的范围进行发放。6.文件归档：文件发放后，行政部门负责将文件原件及相关电子文档进行归档保存，以便日后查阅。（二）会议管理流程1.会议筹备：会议发起部门提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等信息，提交行政部门。行政部门根据申请内容进行会议安排，包括场地预订、设备调试、资料准备等。2.会议通知：行政部门在会议前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题时间、地点、议程等信息。3.会议组织：会议当天，行政部门负责签到、会议记录等工作。会议记录应详细记录会议讨论内容、决议事项、责任人及完成时间等。4.会议纪要：会议结束后，行政部门及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议决议事项及责任分工，作为工作执行和跟踪的依据。5.会议跟进：各部门按照会议纪要要求落实相关工作，行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪和督促，确保工作按时完成。（三）办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要填写《办公用品申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交行政部门。2.采购审批：行政部门对办公用品申请表进行审核，根据库存情况和预算进行采购审批。对于超出预算或特殊需求的办公用品，需报相关领导审批。3.采购执行：行政部门根据审批后的申请表进行办公用品采购，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库：办公用品采购到货后，行政部门组织相关人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等是否与申请一致。验收合格后办理入库手续，填写《办公用品入库登记表》。5.领用发放：各部门凭《办公用品申请表》到行政部门领取办公用品，行政专员按照申请表内容发放物品，并在《办公用品领用登记表》上做好记录。6.库存管理：行政部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于积压、过期或损坏的办公用品，及时进行清理和处理。（四）车辆管理流程1.用车申请：公司员工因工作需要使用车辆，需提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，提交行政部门。2.调度安排：行政部门根据车辆使用情况和申请时间进行调度安排，优先保障重要工作和紧急任务用车。对于多人申请同一时间段用车的情况，进行合理协调。3.出车登记：驾驶员接到出车任务后，在《车辆出车登记表》上记录出车时间、地点、事由、里程数等信息，并领取车辆钥匙和相关证件。4.车辆使用：驾驶员按照规定的时间和路线安全驾驶车辆，确保乘车人员的安全。在车辆使用过程中，如发生故障或其他特殊情况，应及时向行政部门报告。5.车辆归还：车辆使用完毕后，驾驶员将车辆清洗干净，停放在指定地点，并将车辆钥匙、证件等交回行政部门。行政部门对车辆进行检查，确认无误后在《车辆出车登记表》上签字确认。6.车辆维护：行政部门定期安排车辆进行保养和维护，根据车辆行驶里程和使用情况制定维修计划，确保车辆性能良好，安全运行。四、行政费用管理（一）费用预算行政部门每年年初根据公司年度工作计划和业务需求，编制行政费用预算，包括办公用品、设备采购、车辆使用、会议活动、后勤保障等各项费用。预算编制应遵循合理、节约、高效的原则，经公司领导审批后执行。（二）费用报销1.员工发生行政费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。报销单内容应填写完整、准确，包括费用名称、金额、事由、报销人等信息。2.部门负责人对本部门员工的费用报销进行初审，审核费用的真实性、合理性和合规性，签字确认后提交行政部门。3.行政部门对报销单进行复审，重点审核报销凭证的合法性、报销金额与预算的匹配性等。复审通过后提交财务部门。4.财务部门按照公司财务制度对报销单进行终审，审核无误后予以报销付款。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。（三）费用控制1.行政部门定期对行政费用支出情况进行统计和分析，对比预算执行情况，及时发现费用支出中的异常情况，并采取相应措施进行调整和控制。2.在办公用品采购方面，通过优化采购渠道、集中采购等方式降低采购成本；在会议活动组织方面，合理控制场地租赁、餐饮等费用支出。3.严格执行费用审批制度，杜绝不合理的费用支出。对于超预算的费用支出，必须经过特殊审批程序方可报销。五、行政资产管理（一）资产分类与登记1.行政资产分为固定资产和低值易耗品。固定资产是指单位价值在[X]元以上，使用年限在[X]年以上的资产；低值易耗品是指单位价值在[X]元以下，使用年限较短的资产。2.行政部门对公司所有行政资产进行统一登记，建立资产台账，记录资产的名称、规格、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。资产台账应定期更新，确保账实相符。（二）资产购置与验收1.行政资产购置按照公司采购管理制度执行，由行政部门根据实际需求提出采购申请，经审批后进行采购。2.资产到货后，行政部门组织相关人员进行验收，核对资产的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。验收合格后办理入库手续，并在资产台账上登记。（三）资产使用与维护1.各部门负责本部门行政资产的日常使用和保管，确保资产的安全和正常运行。如发现资产损坏或故障，应及时通知行政部门进行维修。2.行政部门定期对行政资产进行巡检和维护，制定资产维护计划，确保资产性能良好。对于大型设备或重要资产，应安排专人负责维护和管理。（四）资产处置1.行政资产因报废、出售、转让等原因需要处置时，由使用部门提出申请，填写《行政资产处置申请表》，说明处置原因、资产情况等信息。2.行政部门对处置申请进行审核，根据资产实际情况提出处置意见，报公司领导审批。3.经审批同意处置的资产，按照公司规定的程序进行处置。处置过程中应做好记录，确保资产处置的合法性和合规性。处置收入应及时上缴公司财务。六、行政安全管理（一）安全制度1.建立健全公司行政安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高员工的安全意识。2.行政部门负责制定安全工作计划，定期组织安全检查和隐患排查，及时发现和消除安全隐患。（二）办公区域安全1.加强公司办公区域的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。前台接待人员负责来访人员的登记和引导，确保办公区域安全。2.定期对办公区域的消防设施、电器设备等进行检查和维护，确保其正常运行。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识。3.加强办公区域的环境卫生管理，保持整洁、通风良好，预防疾病传播。（三）车辆安全1.驾驶员应严格遵守交通法规，定期对车辆进行安全检查和维护，确保车辆性能良好，安全装置齐全有效。2.加强车辆行驶过程中的安全管理，严禁超速、超载、疲劳驾驶等违规行为。乘车人员应遵守