卫生cdc档案管理制度

PAGE卫生cdc档案管理制度一、总则（一）目的为加强本卫生CDC（疾病预防控制中心）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在疾病预防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生CDC各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责集中管理本单位的各类档案。2.真实性原则：确保档案内容真实反映工作实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理工作中形成的各种文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位的各类档案，包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索等工作。4.按照规定向有关部门移交档案，并提供档案查阅、借阅服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。6.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.负责本部门档案的安全保管，确保档案不丢失、不损坏。4.接受综合档案室的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各种文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、业务文件、技术资料、科研成果、合同协议、人事档案、财务档案等。3.下级单位报送的重要文件、报表、总结等。4.与其他单位或部门交换的文件材料。5.反映本单位工作活动的照片、录音、录像等声像材料。6.电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，保证其真实性、准确性和完整性。同时，要检查文件材料的签署、盖章等手续是否完备。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并送交综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将文件材料按年度分开，再按永久、长期、短期三种保管期限分类，然后按机构（问题）进行排列，最后进行编号、编目、装盒。2.业务档案整理：根据不同业务类型，制定相应的分类方案。如疾病监测档案可按监测项目、监测时间等进行分类；疫情防控档案可按疫情发生时间、地点、处理情况等进行分类。整理时要确保同一业务类型的档案资料齐全、完整，并按一定顺序排列。3.科技档案整理：按照科研项目、技术改造项目等进行分类。每个项目单独组卷，卷内文件材料按项目研究进程、文件形成时间等顺序排列，并编制卷内目录。4.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报告应按年度和类别分别整理。5.声像档案整理：对照片档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等；对录音、录像档案应标注录制时间、内容摘要等，并进行分类编号。6.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。同时，要建立电子文件的元数据管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本单位工作实际，准确判定档案的保存价值。2.全面分析档案内容，综合考虑档案的来源、形成时间、重要程度、利用频率等因素。3.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限划分准确合理。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如本单位的重要法规性文件、年度综合统计报表、机构演变、人事任免文件、重大科研成果、重大疫情防控资料等。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如本单位的一般性业务文件、年度工作计划和总结、一般科研项目资料等。3.短期保管：凡是在较短时间内对本单位有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如本单位的临时性文件、一般会议文件、一般性报表等。（三）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。2.鉴定小组定期对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，要编制《档案销毁清册》，经单位领导审批后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内要安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案盒应选用无酸纸制作，尺寸符合标准要求，并在盒脊和盒面标注档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、保管期限、存放位置等信息，确保档案账实相符。2.每年对档案库房进行全面检查，检查档案的保管状况、装具设施等，发现问题及时处理。3.对检查情况要做好记录，发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用合法、合规、安全。2.本着方便利用、服务工作的原则，为单位内部各部门及社会有关方面提供档案查阅、借阅服务。3.对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，要严格履行审批手续，限制利用范围。（二）利用方式1.查阅：单位内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：外单位因工作需要借阅档案的，应提前向本单位提出申请，经单位领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员要妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容。3.出具证明：根据工作需要，可为有关单位或个人出具档案证明。出具证明应严格审核档案内容，确保证明内容真实、准确，并加盖单位公章。（三）利用登记与统计1.对档案查阅、借阅等利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用目的、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为单位各项工作提供及时、准确的档案信息支持。3.确保档案信息的安全保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化加工1.对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于200dpi。2.对数字化档案进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。同时，要进行数据挂接，建立档案目录数据库与全文数据库的关联。3.对电子档案进行元数据采集和整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。元数据应包括文件编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。（三）信息化管理系统1.选用功能完善、安全可靠的档案信息化管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。2.建立用户权限管理机制，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息安全。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。同时，要做好数据备份工作，防止数据丢失。（四）电子档案管理1.对电子文件的形成、办理过程进行全程跟踪管理，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。2.按照电子文件的分类方案和保管期限要求，对电子档案进行分类存储和管理。同时，要建立电子档案的备份制度，定期将电子档案备份到不同存储介质上，并异地存放。3.加强对电子档案的安全管理，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。八、档案移交与销毁（一）档案移交1.本单位撤销或合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.工作人员调动工作时，应将本人保管的档案材料整理齐全，移交给所在部门或综合档案室。3.向其他单位移交档案时，应编制《档案移交清单》，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、