运营备用金管理制度

PAGE运营备用金管理制度一、总则（一）目的为规范公司运营备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司运营活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在履行工作职责过程中涉及运营备用金的相关业务。（三）基本原则1.专款专用原则：运营备用金必须专项用于公司运营活动中特定的临时性支出，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据公司业务规模和实际需求，对各部门及相关岗位的运营备用金设定合理限额，严格控制备用金规模。3.及时报账原则：使用运营备用金后，应在规定时间内及时报账核销，确保备用金的循环使用和账目清晰。4.监督考核原则：建立健全监督考核机制，对运营备用金的使用情况进行定期检查和考核，确保备用金安全、合规使用。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，确有临时性资金支出需求，且该支出无法通过正常财务报销流程及时解决。2.支出事项符合公司业务范围和相关规定，具有明确的用途和预算。（二）申请流程1.申请人填写《运营备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用时间等信息，并附上相关证明材料（如合同、协议、审批文件等）。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况对申请事项的真实性、必要性和合理性进行审查，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额、资金来源、预算安排等进行审核，确认无误后报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据公司整体资金状况和业务需求，对备用金申请进行最终审批。审批通过后，财务部门方可办理备用金的拨付手续。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，公司分管领导审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，公司分管领导审核后，报公司总经理审批。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司在业务活动中用于招待客户的费用，如餐饮、礼品、娱乐等。3.零星采购费：因业务需要临时采购办公用品、低值易耗品、小型设备等的费用。4.其他临时性运营支出：经公司批准的其他与运营活动相关的临时性支出。（二）使用规定1.备用金必须由申请人本人使用，不得转借他人。2.使用备用金时，应严格按照申请用途进行支出，不得擅自改变用途或超支。3.对于每一笔备用金支出，都应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、报销单等，并在凭证上注明支出日期、用途、金额等信息。4.严禁使用备用金进行个人消费或非法活动。（三）支付方式1.对于金额较小的备用金支出，可采用现金支付方式，但应确保现金支付的安全性和合规性。2.对于金额较大或具备转账条件的备用金支出，应优先采用银行转账方式支付，以保证资金支付的准确性和可追溯性。四、备用金的报账与核销（一）报账期限1.一般情况下，备用金使用后应在[X]个工作日内到财务部门报账核销。2.对于因特殊原因无法及时报账的，申请人应提前向财务部门说明情况，并在规定的最长报账期限内完成报账手续。最长报账期限一般不得超过[X]个自然日。（二）报账流程1.申请人整理好备用金支出的原始凭证，按照公司财务报销制度的要求进行粘贴、填写报销单。2.将报销单及原始凭证提交至所在部门负责人进行二次审核，部门负责人应重点审核支出事项是否符合公司规定、报销凭证是否真实有效、报销金额是否合理等，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，核对报销金额与备用金申请金额及实际支出情况是否一致。4.财务部门审核无误后，办理备用金的报账核销手续。如备用金有结余，应及时收回；如备用金不足，应补足差额。（三）核销方式1.对于已报账核销的备用金，财务部门应在备用金台账中进行记录，注明核销日期、金额、用途等信息，确保备用金账目清晰。2.定期对备用金的报账核销情况进行统计分析，及时发现和解决报账过程中存在的问题，如报销凭证不规范、报账不及时等。五、备用金的管理与监督（一）台账管理1.财务部门应建立健全运营备用金台账，详细记录每笔备用金的申请、拨付、使用、报账、核销等情况。2.台账应定期进行核对和清理，确保账账相符、账实相符。发现问题应及时查明原因，并进行相应的处理。（二）定期盘点1.公司应定期对运营备用金进行盘点，盘点工作由财务部门牵头，会同相关部门共同进行。2.盘点内容包括备用金的现金余额、银行存款余额、已使用未报账金额、备用金台账记录等。盘点结束后，应编制《运营备用金盘点报告》，如实反映备用金的实际情况。（三）监督检查1.公司内部审计部门应定期对运营备用金的管理情况进行审计监督，检查备用金的使用是否合规、手续是否齐全、账目是否清晰等。2.对于发现的违规使用备用金的行为，应及时责令整改，并按照公司相关规定进行严肃处理；情节严重的，依法追究相关人员的责任。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自挪用备用金或改变备用金用途的。2.虚报、冒领备用金的。3.未按规定及时报账核销备用金，导致备用金长期挂账的。4.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将责令相关责任人立即整改，追回违规使用的备用金，并按照违规金额的[X]%给予罚款。2.情节严重的，公司将视情况给予警告、记过、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由财务部门根据公司实际情况和相关法律法规进行处理。（二）修订与补充1.根据公司业务发展、法律法规变化及实际执行情况，财务部门应定期对本制度进行修订和完善