项目运营公司档案管理制度

PAGE项目运营公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强项目运营公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目运营公司总部及各下属子公司、分公司，涵盖公司在项目策划、执行、监控、收尾等各个阶段形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司项目运营的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司项目运营过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、项目机密等重要档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案管理数据库。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全与完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.开展档案的开发利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要编制档案检索工具和参考资料。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质和工作能力。6.指导和监督公司各部门的档案管理工作，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门在项目运营过程中产生的各类文件资料的收集、整理和初步分类，定期移交公司档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作，提供必要的档案信息和资料。3.按照档案管理部门的要求，及时做好本部门档案的借阅、归还登记工作，确保档案的安全。4.配合档案管理部门开展档案清查、统计等工作，如实提供相关情况。（三）项目负责人职责1.负责项目档案管理工作的组织和协调，确保项目档案的及时收集、整理和归档。2.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的质量，督促项目组成员做好档案工作。3.按照公司档案管理制度的规定，及时向档案管理部门移交项目档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.项目合同文件：涵盖项目合作协议、采购合同、施工合同、服务合同等各类与项目相关的合同。3.项目执行文件：如项目进度计划、项目周报、月报、会议纪要、项目变更文件、项目质量控制文件等。4.项目财务文件：包含项目预算、决算报告、财务报表、资金往来凭证等。5.项目验收文件：项目竣工验收报告、验收备案表、质量评估报告等。6.公司行政文件：公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、请示等。7.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、培训记录、绩效考核档案等。8.其他档案：除上述类别之外的其他具有保存价值的文件资料，如荣誉证书、宣传资料、客户资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类设置，采用大写字母表示，如“XQ”代表项目前期文件，“HT”代表项目合同文件等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用五位阿拉伯数字编制，如“00001”。5.例如，一份2023年的项目合同文件，编号为“2023HT00001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在项目运营过程中产生的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.对于项目外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应指定专人负责收集，并进行登记。3.项目负责人应督促项目组成员及时将工作中形成的文件资料提交给兼职档案员，确保项目档案的同步收集。（二）整理规范1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.每份文件应保持完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.按照档案分类标准对文件进行分类，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度排列。4.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息，编制文件目录。5.定期对整理好的档案进行装订，采用统一规格的档案盒进行存放，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：主要包括公司重要的规章制度、项目立项批复、重大项目合同、涉及公司核心机密的文件等，这些档案具有长期保存价值，需永久保管。3.长期保管的档案：一般为保存10年以上至50年的档案，如项目执行过程中的重要文件、财务报表等，对公司的运营管理和历史研究有一定的参考价值。4.短期保管的档案：保存期限为1年至10年的档案，如一般性的项目文件、临时性的通知等，保存期满后可根据实际情况进行鉴定销毁。（三）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、查阅、借阅、移出等情况，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。3.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房，严格执行档案进出库登记制度。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及多个部门的档案，需经公司分管领导审批。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批，报公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容，按时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.复制重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导批准。3.档案管理部门应按照规定的程序和要求进行档案复制，确保复制件与原件内容一致，并对复制件进行登记和编号。（三）档案统计与分析1.档案管理部门应定期对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行统计，编制档案利用情况报表，为公司档案管理决策提供数据支持。2.对档案利用情况进行分析，了解公司各部门对档案的需求特点和利用规律，及时调整档案管理工作策略，提高档案服务质量。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员代表、公司分管领导等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应重点审查其内容是否涉及公司商业秘密、法律纠纷等敏感信息，如有此类信息，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和水平，方便档案的查阅、检索和利用。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够实现档案的电子化录入，包括文件的题名、日期、来源、保管期限、内容摘要等信息，并将电子档案存储在安全可靠的服务器上。2.档案检索与查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保证档案信息的安全。4.借阅与归还管理：记录档案的借阅和归还情况，提醒借阅人员按时归还档案，并对逾期未还的情况进行跟踪处理。5.统计分析：对档案的利用情况、保管状况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与维护1.加强档案管理信息系统的数据安全防护，采取防火墙、加密技术、定