预支款财务制度

PAGE预支款财务制度一、总则（一）目的为了加强公司预支款的管理，规范预支款的使用流程，确保资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要预支款项的情况。（三）基本原则1.计划性原则：预支款的申请应具有明确的用途和合理的预算安排，与公司业务计划和财务预算相结合。2.必要性原则：预支款仅用于因工作需要而预先支付的必要费用，不得用于非工作相关或不合理的支出。3.审批性原则：所有预支款必须经过严格的审批流程，确保资金使用的合规性和合理性。4.及时性原则：预支款使用后应及时办理报销手续，结清预支款项，不得拖延。二、预支款的申请（一）申请条件员工因工作需要，确需预先支付相关费用，且符合以下条件的，可以申请预支款：1.业务开展急需资金支持，如采购原材料、支付差旅费等，且无法及时通过正常报销流程获取资金。2.涉及金额较大且一次性支付有困难的费用，需提前预支分期支付。（二）申请流程1.申请人填写《预支款申请表》，详细注明预支款项的用途、金额、预计还款时间等信息。2.将申请表提交给部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性、合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、资金来源等进行审核，并签署意见。4.财务审核通过后，申请表提交给公司领导审批。公司领导根据公司整体财务状况和业务需求，做出最终审批决定。（三）申请材料1.《预支款申请表》，应填写完整、准确，各项信息清晰明确。2.与预支款用途相关的证明材料，如采购合同、出差审批单等，以支持申请的合理性。三、预支款的审批（一）审批权限1.预支款金额在[X]元以下的，由部门负责人和财务部门负责人共同审批。2.预支款金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.预支款金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。（二）审批要点1.审核预支款用途是否真实、合理，是否与公司业务相关。2.检查申请金额是否与实际需求相符，是否存在虚报、多报的情况。3.评估申请人的还款能力，确保预支款能够按时足额归还。4.审查相关证明材料的真实性、完整性和有效性。四、预支款的支付（一）支付流程1.经审批通过的预支款申请，由财务部门根据审批意见进行支付。2.财务部门通过银行转账等方式将预支款支付至申请人指定的账户。3.支付完成后，财务部门应及时登记预支款台账，记录预支款的申请时间、金额、用途、审批情况、支付时间等信息。（二）支付方式原则上采用银行转账方式支付预支款，特殊情况需要现金支付的，需经财务部门负责人批准，并严格按照现金管理规定执行。五、预支款的使用与管理（一）使用要求1.预支款必须专款专用，不得挪作他用。申请人应严格按照申请用途使用预支款，确保资金用于公司业务相关支出。2.在使用预支款过程中，应取得合法、有效的票据，并按照公司财务报销制度的规定进行整理、粘贴。3.对于预支款的使用情况，申请人应及时向部门负责人汇报，确保部门负责人了解资金使用进度和效果。（二）管理措施1.部门负责人应对本部门员工预支款的使用情况进行监督和管理，发现问题及时督促整改。2.财务部门定期对预支款的使用情况进行检查和分析，对于发现的违规使用、逾期未归还等问题，及时采取措施进行处理。3.建立预支款预警机制，对于接近还款期限仍未办理报销手续的预支款，财务部门应及时提醒申请人。六、预支款的报销与还款（一）报销期限1.预支款使用后，申请人应在[X]个工作日内办理报销手续，结清预支款项。2.如因特殊原因无法按时报销的，申请人应提前向财务部门说明情况，并申请延期报销。延期报销申请应经部门负责人和财务部门负责人批准，且延期期限最长不得超过[X]个工作日。（二）报销流程1.申请人按照公司财务报销制度的规定，整理好相关报销凭证，填写《费用报销单》。2.将《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人审核，部门负责人应核实报销内容是否与预支款用途相符，票据是否真实、合法、有效等，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，报销单据流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合规性、报销金额的准确性等进行审核，并签署意见。4.财务审核通过后，报销单据提交给公司领导审批。公司领导根据审批权限进行最终审批。5.审批通过后，财务部门根据报销金额与预支款金额的差额进行多退少补。如报销金额大于预支款金额，财务部门将差额支付给申请人；如报销金额小于预支款金额，申请人应将差额及时归还至公司指定账户。（三）还款方式还款方式应与预支款支付方式一致，原则上通过银行转账方式进行还款。特殊情况需要现金还款的，需经财务部门负责人批准，并按照现金管理规定办理。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对预支款的使用和管理情况进行审计检查，确保预支款的使用符合本制度规定和公司财务管理制度要求。2.财务部门应加强对预支款的日常管理和监督，及时发现和纠正预支款使用过程中存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用预支款的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2