大学人事处内部财务制度

PAGE大学人事处内部财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范大学人事处的财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，保障人事工作的顺利开展，维护学校和教职工的合法权益。（二）适用范围本制度适用于大学人事处及其所属各部门、科室在财务活动中的各项收支管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务收支数据应真实、准确、完整，如实反映人事处的财务状况和经济活动。3.完整性原则：涵盖人事处所有财务收支事项，确保财务管理无遗漏。4.规范性原则：各项财务操作应符合规定的程序和标准，做到规范有序。5.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益，以最少的投入获得最大的产出。二、财务岗位职责（一）处长职责1.全面负责人事处的财务管理工作，对财务工作的合法性、真实性、完整性和效益性负责。2.组织制定和修订人事处内部财务制度，并监督制度的执行情况。3.审核重大财务收支项目，对人事处的财务决策提出意见和建议。4.协调人事处与学校财务部门及其他相关部门的关系，确保财务工作的顺利进行。（二）副处长职责1.协助处长管理财务工作，负责具体财务事项的组织和实施。2.审核分管业务范围内的财务收支，对相关财务数据进行分析和监督。3.参与制定和完善财务管理制度，提出改进财务管理的措施和建议。4.协助处长做好与学校财务部门及其他部门的沟通协调工作。（三）财务管理人员职责1.负责办理日常财务收支业务，严格按照财务制度和审批程序进行操作。2.进行财务核算，编制财务报表，及时、准确地反映人事处的财务状况和收支情况。3.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的安全和完整。4.协助做好财务预算的编制、执行和控制工作，对预算执行情况进行分析和反馈。5.负责与学校财务部门及其他相关部门的财务信息沟通和协调工作。（四）各科室负责人职责1.负责本科室的经费预算编制和执行，严格控制经费支出，确保经费使用合理合规。2.审核本科室的各项费用报销，对报销事项的真实性、合理性负责。3.配合财务管理人员做好本科室的财务核算和财务管理工作，及时提供相关财务资料。4.对本科室的财务状况进行分析和总结，提出改进财务管理的建议。三、预算管理（一）预算编制1.人事处应根据学校的发展规划和年度工作计划，结合本部门的工作任务，编制年度财务预算。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑各项收入和支出因素，确保预算的科学性和合理性。3.预算编制内容应包括收入预算和支出预算两部分。收入预算应根据人事处的各项收入来源进行预测；支出预算应按照人员经费、公用经费、项目经费等分类进行编制，并细化到具体项目和科目。4.各科室应在规定时间内将本科室的预算草案报送财务管理人员，财务管理人员对各科室的预算草案进行汇总和审核后，提交处长办公会审议。5.经处长办公会审议通过后的预算草案，报学校财务部门审核，经学校批准后正式下达执行。（二）预算执行1.人事处应严格按照批准的预算组织收入和安排支出，确保预算的有效执行。2.财务管理人员应定期对预算执行情况进行跟踪和分析，及时掌握预算执行进度，发现问题及时采取措施加以解决。3.各科室应严格控制经费支出，不得超预算支出。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。4.对于预算执行过程中出现的重大问题或偏差，应及时向处长报告，并提出相应的解决方案。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、学校事业发展规划变化、人事处工作任务调整等原因，需要对预算进行调整的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.预算调整申请应由相关科室提出，经财务管理人员审核后，提交处长办公会审议。3.经处长办公会审议通过后的预算调整申请，报学校财务部门审核，经学校批准后正式下达预算调整通知。（四）预算监督与考核1.人事处应建立健全预算监督机制，加强对预算执行情况的监督和检查。财务管理人员应定期对预算执行情况进行内部审计，确保预算执行的合规性和有效性。2.学校财务部门将对人事处的预算执行情况进行定期检查和考核，考核结果将作为人事处年度考核的重要依据之一。3.对于预算执行不力、存在违规行为的科室和个人，将按照学校有关规定进行严肃处理。四、收入管理（一）收入范围人事处的收入主要包括学校财政拨款、人事相关业务收入、科研项目经费收入、捐赠收入等。（二）收入确认1.财政拨款收入应按照学校财务部门的拨款通知进行确认，确保收入及时、准确入账。2.人事相关业务收入应按照实际完成的业务量和收费标准进行确认，开具合法有效的票据，及时足额收取款项。3.科研项目经费收入应按照科研项目合同的约定进行确认，在项目经费到账后及时入账。4.捐赠收入应按照捐赠协议的约定进行确认，在收到捐赠款项后及时入账，并按照规定办理相关手续。（三）收入票据管理1.人事处应按照国家有关票据管理规定，使用合法有效的票据进行收费。2.财务管理人员应负责票据的领购、保管、开具和核销工作，确保票据的安全和规范使用。3.开具票据时应按照规定的内容和格式填写，做到字迹清晰、内容完整、印章齐全。4.票据存根应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。（四）收入上缴与核算1.对于应上缴学校的各项收入，人事处应按照规定及时足额上缴，不得截留、挪用。2.财务管理人员应按照财务制度的规定，对各项收入进行准确核算，及时登记入账，确保收入数据的真实性和准确性。五、支出管理（一）支出审批程序1.人事处的各项支出应严格按照审批程序进行，确保支出的合法性、合理性和真实性。2.一般支出审批程序：由科室负责人审核签字后，报分管副处长审批；金额较大的支出，需经分管副处长审核签字后，报处长审批。3.重大支出审批程序：对于金额较大、涉及面广、影响重大的支出项目，应按照学校规定的重大事项决策程序进行审批，必要时需提交处长办公会或学校相关会议审议。（二）支出范围与标准1.人员经费支出：包括工资、津贴、补贴、奖金、社会保障缴费等，应严格按照国家和学校的有关规定执行。2.公用经费支出：包括办公费、印刷费、邮电费、差旅费、会议费、培训费、公务接待费、公务用车运行维护费等，应按照学校规定的标准和范围执行。3.项目经费支出：应按照项目预算和合同约定的用途和范围使用，严格控制项目经费支出，确保专款专用。4.其他支出：应符合国家和学校的有关规定，按照财务制度的要求进行审批和核算。（三）费用报销规定1.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、报销单等。发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.报销内容应与实际发生的经济业务相符，不得虚报、冒领。3.报销审批手续应齐全，按照规定的审批程序进行签字盖章。4.报销时间应符合规定要求，一般应在经济业务发生后的规定时间内报销。5.对于不符合报销规定的凭证，财务管理人员有权拒绝报销。（四）差旅费管理1.人事处工作人员因公务需要出差的，应按照学校规定的差旅费管理办法执行。2.差旅费报销应提供真实有效的出差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证，按照规定的标准进行报销。3.严格控制出差人数和天数，严禁无实质内容的出差。（五）会议费管理1.人事处组织召开的会议，应按照学校规定的会议费管理办法执行。2.会议费报销应提供会议审批单、会议通知、参会人员名单、会议费用发票等凭证，按照规定的标准进行报销。3.严格控制会议规模和费用，严禁借会议名义组织公款旅游或发放纪念品。（六）培训费管理1.人事处组织的培训活动，应按照学校规定的培训费管理办法执行。2.培训费报销应提供培训审批单、培训通知、培训人员名单、培训费用发票等凭证，按照规定的标准进行报销。3.严格控制培训规模和费用，确保培训效果。（七）公务接待费管理1.人事处的公务接待应按照学校规定的公务接待管理办法执行。2.公务接待应严格控制接待标准和范围，不得超标准接待。3.公务接待费报销应提供公务接待审批单、接待清单、餐饮发票等凭证，按照规定的标准进行报销。（八）公务用车运行维护费管理1.人事处公务用车应按照学校规定的公务用车管理办法执行。2.公务用车运行维护费报销应提供车辆维修保养发票、加油发票、保险发票等凭证，按照规定的标准进行报销。3.严格控制公务用车费用支出，加强车辆管理，提高车辆使用效率。六、资产管理（一）资产范围人事处的资产包括固定资产、流动资产和无形资产等。固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；流动资产是指可以在一年内变现或者耗用的资产；无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产。（二）资产购置1.固定资产购置应按照学校规定的固定资产管理办法执行，提前编制购置计划，经审批后进行采购。2.购置资产应选择正规渠道，确保资产质量和售后服务。3.购置资产的资金应按照规定的资金来源渠道支付，不得挪用其他经费。（三）资产验收1.购置的资产到货后，应及时组织验收。验收人员应按照合同要求和相关标准进行验收，并填写验收报告。2.验收合格的资产应及时办理入库手续，登记固定资产卡片和台账；验收不合格的资产应及时与供应商协商解决。（四）资产使用与保管1.各科室应负责本科室资产的使用和保管，确保资产的安全和完整。2.资产使用人员应按照操作规程正确使用资产，不得擅自转借、出租、变卖资产。3.定期对资产进行清查盘点，做到账实相符。发现资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。（五）资产处置1.资产处置应按照学校规定的资产处置管理办法执行，包括资产的报废、报损、出售、转让等。2.资产处置应履行审批手续，经批准后进行处置。处置资产的收入应按照规定上缴学校财务。3.资产处置过程中应做好相关记录，确保资产处置的合规性和透明度。七、财务监督与审计（一）财务监督1.人事处应建立健全财务监督机制，加强对财务活动的日常监督和检查。2.财务管理人员应定期对财务收支情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。3.学校财务部门将对人事处的财务工作进行定期检查和监督，发现问题及时督促整改。（二）内部审计1.人事处应定期开展内部审计工作，对财务收支、预算执行、资产管理等情况进行审计监督。2.内部审计人员应具备相应的专业知识和技能，按照审计程序和方法进行审计工作。3.审计结束后，应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（三）外部审计1.学校将按照国家有关规定，定期委托社会中介机构对人事处进行财务审计。2.人事处应积极配合外部审计工作，提供真实、完整的财务资料和相关信息。3.对于外部审计提出的意见和建议，应认真研究，及时整改，并将整改情况报送学校财务部门。八、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、财务制度、合同协议、票据存根、审计报告等与财务活动相关的资料。（二）档案整理1.财务管理人员应按照财务档案管理的要求，对各类财务资料进行及时整理和分类。2.会计凭证应按照编号顺序装订成册，加具封面、封底，注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容。3.会计账簿应按照规定的格式和内容进行登记，定期打印并装订成册。4.财务报表应按照规定的格式和时间编制，加盖公章后归档保存。（三）档案保管1.财务档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年