财务制度现金报销制度

PAGE财务制度现金报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范现金报销行为，确保公司资金的安全与合理使用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本现金报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况。3.合理性原则：报销费用应与公司业务相关，具有合理性和必要性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中，因工作需要发生各类费用支出，应确保取得合法有效的报销凭证。（二）填写报销单1.员工应根据费用性质和实际发生情况，按照公司规定的格式填写《现金报销单》。报销单应注明报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额等信息。2.对于差旅费报销，应详细填写出差日期、地点、事由、交通费用、住宿费用等明细。3.对于办公用品、业务招待费等其他费用报销，应分别注明具体项目和金额。（三）粘贴报销凭证1.将取得的原始报销凭证整齐地粘贴在报销单背面，注意凭证的粘贴顺序和方向，确保凭证内容清晰可见。2.对于发票等重要凭证，应确保发票联次完整，发票上的发票专用章清晰、有效。（四）部门负责人审批1.报销人将填写完整并粘贴好凭证的报销单提交给所在部门负责人。2.部门负责人应根据公司业务情况和费用合理性，对报销事项进行审核。审核内容包括费用是否与工作相关、金额是否合理、凭证是否齐全等。3.如部门负责人认为报销事项不符合规定，应在报销单上注明原因，并要求报销人补充或更正相关信息。（五）财务审核1.部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。2.财务人员应按照国家财务法规和公司财务制度，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行严格审核。3.审核内容包括发票真伪、发票内容与报销事项是否相符、报销金额是否符合公司规定标准等。4.对于不符合规定的报销凭证，财务人员有权拒绝报销，并向报销人说明原因。（六）总经理审批1.经财务审核通过的报销单，提交给总经理进行最终审批。2.总经理根据公司整体财务状况和业务发展需求，对报销事项进行综合审批。3.对于重大费用支出或特殊事项的报销，总经理有权要求相关人员提供进一步的说明和资料。（七）报销支付1.总经理审批通过后，财务部门根据报销金额和公司现金管理规定，办理现金支付手续。2.对于符合现金支付条件的报销事项，财务人员应在规定时间内将现金支付给报销人。3.支付完成后，财务人员应在报销单上加盖“现金付讫”章，并进行相应的账务处理。三、报销凭证要求（一）发票1.所有报销费用原则上应取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物明细、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票认证信息准确无误，并在规定时间内进行认证。（二）收据1.在某些情况下，如支付给个人的小额费用或无法取得发票的特定业务，可使用收据作为报销凭证。2.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款日期、收款金额、收款事由等信息。3.对于行政事业性收费收据，应确保收据的真实性和有效性，可作为合法的报销凭证。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他能够证明费用发生的凭证，如车票、机票、住宿发票、业务招待费清单等，也应作为报销的必要附件。2.凭证应清晰、完整，能够准确反映费用的发生时间、地点、金额、用途等信息。四、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适等级的舱位或座位。市内交通费用应根据实际情况合理报销，一般采用公交、地铁等公共交通方式，特殊情况下可乘坐出租车，但应注明事由。2.住宿费用住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，员工应在规定标准内选择合适的酒店或住宿场所。对于两人及以上一同出差的情况，如需合住应按照住宿标准执行，不得超标准报销。3.伙食补贴按照出差天数给予相应的伙食补贴，补贴标准根据出差地区的经济水平和公司规定执行。出差期间如有招待客户等特殊情况并取得相应发票的，可在扣除伙食补贴后按照实际发生的招待费用报销。（二）办公用品费1.办公用品的采购应遵循公司的采购流程，统一由指定部门或供应商进行采购。2.报销办公用品费用时，应提供详细的采购清单，注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。3.对于批量采购的办公用品，应按照实际使用情况进行分摊报销，不得一次性全部报销。（三）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于与公司业务相关的招待活动。2.报销业务招待费时，应提供招待对象、招待事由、招待时间、招待地点等详细信息，并附上相应的发票和消费清单。3.招待费的报销应遵循必要性和合理性原则，不得用于与公司业务无关的个人消费。（四）通讯费1.员工通讯费报销标准根据岗位和工作需要分为不同档次，报销金额应在规定标准内。2.报销通讯费时，应提供正规的通讯发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。3.对于超出报销标准的通讯费用，员工应自行承担。五、特殊情况处理（一）预借现金1.因业务需要预借现金的，员工应填写《现金借款单》，注明借款金额、借款事由、预计还款日期等信息。2.预借现金需经部门负责人、财务审核和总经理审批后，方可办理借款手续。3.借款员工应在规定时间内归还借款，如有特殊情况需要延期还款的，应提前向财务部门说明原因并办理延期手续。（二）逾期报销1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上逾期不得超过[X]个工作日。2.对于逾期报销的情况，报销人应向财务部门说明逾期原因，并经部门负责人和总经理审批同意后方可报销。3.如因逾期报销导致公司财务核算不准确或其他问题的，公司将追究相关人员的责任。（三）报销金额错误1.如发现报销金额错误，报销人应及时向财务部门提出书面申请，说明错误原因和正确金额。2.财务部门核实情况后，如确属金额错误，应按照正确金额进行调整，并重新办理审批手续。3.对于因报销金额错误导致多付或少付现金的情况，应及时进行相应的账务处理和资金调整。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对现金报销业务进行审计检查，确保报销行为符合公司财务制度和相关法律法规的要求。2.审计检查内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销流程的执行情况，费用报销标准的遵守情况等。3.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对现金报销业务的日常监督，严格审核报销凭证和报销流程，确保公司资金的安全和合理使用。2.财务人员有权对不符合规定的报销事项拒绝办理，并及时向相