规范采购分工制度

PAGE规范采购分工制度一、总则（一）目的为了加强公司采购工作的管理，规范采购流程，明确采购分工，提高采购效率，降低采购成本，确保采购工作的公正、公平、公开，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.职责明确原则：明确各部门在采购工作中的职责和分工，避免职责不清导致的工作推诿和效率低下。二、采购组织架构及职责分工（一）采购决策层1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议重大采购项目的采购策略、预算安排等。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商的选定、采购合同的签订等。监督采购工作的执行情况，确保采购活动符合公司利益和相关规定。2.总经理职责：全面负责公司采购工作的领导和决策。审批采购预算、采购计划等重要文件。对采购工作中的重大问题进行协调和处理。（二）采购执行部门1.采购部职责：负责制定采购计划和采购预算，并组织实施。寻找、筛选、评估和选定供应商，建立供应商档案。负责采购合同的起草、签订、执行和管理。协调采购过程中的各项工作，与供应商、内部各部门保持良好沟通。跟踪采购物资的到货情况，组织验收工作，确保物资符合要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。2.采购专员职责：根据采购计划，具体负责采购物资的询价、比价、议价等工作。协助采购经理与供应商进行沟通和谈判，争取有利的采购条件。负责采购订单的下达、跟进和协调，确保订单按时履行。收集、整理采购相关资料，建立采购档案。协助采购部完成其他采购相关工作。（三）需求部门1.职责根据公司业务需求，提出物资采购申请或服务采购需求。参与采购前期的需求调研和分析，提供准确的需求信息。协助采购部进行供应商的评估和选择，提供专业意见。负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。对采购物资或服务的使用情况进行反馈，提出改进建议。（四）质量控制部门1.职责制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购合同中质量条款的审核。在采购物资到货时，负责组织质量检验工作，确保物资质量符合要求。对采购过程中的质量问题进行调查和处理，提出整改措施。（五）财务部门1.职责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，重点审核合同中的付款条款。负责采购款项的支付审核和结算工作，确保资金支付的准确性和合规性。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，审核通过后签字批准，并提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请后，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容。2.采购计划报采购经理审核，采购经理审核通过后报总经理审批。总经理审批通过后的采购计划作为采购工作的执行依据。（三）供应商选择与评估1.采购专员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选出符合基本要求的供应商名单，并向其发送《供应商调查问卷》，要求其提供公司基本信息、产品或服务信息、价格信息、交货期、售后服务等资料。3.采购部会同质量控制部门、需求部门等相关人员，对供应商提供的资料进行评估，实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，形成《供应商评估报告》。4.根据《供应商评估报告》，选择若干家合格的供应商作为候选供应商，并建立供应商档案。（四）采购询价与比价1.采购专员向候选供应商发送《询价单》，要求其提供产品或服务的报价、交货期、付款方式等信息。2.采购专员收集候选供应商的报价，并进行整理和分析，形成《比价分析表》。在比价过程中，应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。3.对于重大采购项目，采购部可组织供应商进行公开招标或邀请招标，按照招标程序确定中标供应商。（五）采购合同签订1.采购部根据比价结果或招标结果确定中标供应商后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同报采购经理审核，采购经理审核通过后报公司法律顾问审核。公司法律顾问重点审核合同的合法性、合规性和风险防范条款。3.采购合同经法律顾问审核通过后，报总经理审批。总经理审批通过后，由采购部与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购专员根据合同条款，向供应商下达《采购订单》。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购专员将采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。同时，采购专员应将采购订单的相关信息及时反馈给需求部门和其他相关部门，以便做好接收准备。（七）采购物资验收1.采购物资到货前，采购专员应提前通知需求部门和质量控制部门做好验收准备。2.采购物资到货时，由质量控制部门按照制定的质量标准和验收规范进行检验。需求部门参与验收工作，对物资的数量、规格、型号等进行核对。3.验收合格的物资，由质量控制部门出具《验收报告》，需求部门在验收报告上签字确认。验收不合格的物资，质量控制部门应及时通知采购部与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部根据采购合同的付款条款，填写《付款申请单》，并附上验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。发票应在物资验收合格后及时取得，确保发票内容与采购合同一致。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、金额准确性以及合同付款条款的执行情况。审核通过后，报总经理审批。3.总经理审批通过后，财务部门按照公司财务制度和相关规定办理付款手续，将款项支付给供应商。四、采购风险管理（一）供应商风险1.建立供应商风险评估机制，定期对供应商进行评估，关注供应商的经营状况、财务状况、市场信誉等变化情况，及时发现潜在风险。2.与主要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，约定违约责任，降低供应商违约风险。3.建立供应商备份制度，对于关键物资或服务的供应商，选择至少两家以上的合格供应商作为备份，以应对供应商突发问题导致的供应中断风险。（二）价格风险1.加强市场价格监测，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考依据。2.在采购合同中约定价格调整条款，如根据市场价格波动情况、原材料价格变化情况等适时调整采购价格，降低价格波动风险。3.对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值等金融工具进行风险管理。（三）质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件，确保采购物资或服务符合质量要求。2.加强采购过程中的质量控制，严格按照验收规范进行检验，对验收不合格的物资及时处理，避免不合格物资流入公司。3.定期对采购物资的质量进行跟踪和评估，建立质量反馈机制，及时发现和解决质量问题。（四）合同风险1.采购合同签订前，必须经过严格的审核程序，确保合同条款合法合规、明确清晰不存在歧义，避免合同纠纷。2.加强合同执行过程中的管理，跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.建立合同档案管理制度，对采购合同进行分类归档，妥善保管合同相关资料，以备查阅和审计。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购工作中违规行为的举报。对于举报内容，公司将进行调查核实，如情况属实，将依法依规严肃处理。（二）绩效考核1.制定采购部门绩效考核指标体系，包括采购成本控制、采购质量、采购交货期、供应商管理等方面