如何规范档案制度

PAGE如何规范档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集、整理、归档负责收集公司/组织各部门形成的各类档案资料，按照档案分类标准进行整理、归档，确保档案的系统性和完整性。3.档案的保管和维护建立档案库房，配备必要的档案保管设备，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案的安全。4.档案的查阅和利用建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，严格履行档案查阅审批手续，确保档案信息的合理利用。5.档案的鉴定和销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案库存的合理性。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。7.档案业务指导对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，提高各部门档案管理的规范化水平。8.档案统计和分析做好档案统计工作，及时准确地统计档案数量、种类、利用情况等信息，为公司/组织决策提供数据支持。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等方面的档案。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同档案包括公司/组织签订的各类合同、协议等档案，按照合同类型进行分类管理。5.客户档案记录公司/组织与客户之间业务往来的档案，包括客户基本信息、业务洽谈记录、客户反馈等。6.声像档案（如有）包括公司/组织活动的照片、录像、录音等声像资料。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对各类档案进行编号。编号采用“分类号+年度+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类档案分类号为“XZ”，年度为公元纪年的后两位数字，流水号为三位数，如“XZ23001”。2.业务管理类档案根据不同业务类别分别设定分类号，如市场营销类为“SC”，财务管理类为“CW”等，年度和流水号编制方法同行政管理类档案。3.项目档案分类号为“XM”，年度和流水号编制方法同行政管理类档案。4.合同档案分类号为“HT”，年度和流水号编制方法同行政管理类档案。5.客户档案分类号为“KH”，年度和流水号编制方法同行政管理类档案。6.声像档案（如有）分类号为“SX”，年度和流水号编制方法同行政管理类档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责公司/组织各部门负责本部门工作活动中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录像、录音等各种形式的资料。3.收集时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理完毕，并移交档案管理部门。对于重要的临时性文件或项目文件，应在文件形成后及时移交。（二）档案整理1.分类整理档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理，确保同一类档案资料集中存放。2.编号标识对整理好的档案资料，按照档案编号规则进行编号，并在档案封面、卷内目录等位置标注编号。3.编制目录为每一类档案编制详细的目录，包括档案名称、编号、日期、来源等信息，便于档案的查阅和检索。4.装订成册对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。五、档案归档（一）归档要求1.齐全完整归档的档案资料应齐全完整，能够准确反映公司/组织的工作活动和历史面貌。2.真实可靠档案内容必须真实可靠，不得有虚假、伪造等情况。3.整理规范归档的档案应按照档案整理要求进行分类、编号、编目等，确保档案的规范性。（二）归档流程1.部门移交各部门将整理好的档案资料移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案审核档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、规范性等，对于不符合要求的档案，退回原部门补充完善。3.归档入库审核通过的档案按照档案分类和编号顺序，存入档案库房相应的档案柜中，并在档案管理系统中录入档案信息。六、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，采用坚固耐用的建筑材料，确保库房的安全性和稳定性。3.内部布局档案库房应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，设置必要的办公设备和档案保管设施。（二）档案保管设备1.档案柜架根据档案的分类和数量，配备合适的档案柜架，确保档案存放整齐、有序，便于查找和管理。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗设备配备火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。4.防虫防霉设备采用防虫、防霉药品或设备，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。（三）档案保管措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时处理。2.清洁维护定期对档案库房和档案柜架进行清洁，保持库房环境整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。3.安全管理严格遵守档案库房安全管理制度，加强对库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房。4.电子档案保管对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的病毒防护和数据安全管理工作。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅因特殊情况需要向外部单位或个人提供档案查阅服务时，需经公司/组织主管领导审批，并按照国家有关法律法规和公司/组织规定办理相关手续。（二）查阅流程1.申请查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.审批申请表经所在部门负责人或公司/组织主管领导审批签字。3.查阅查阅人持审批后的申请表到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对档案无误后，在查阅记录上签字确认。（三）利用规定1.复印与摘录如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.保密要求查阅和利用档案时，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。3.特殊情况处理如因工作需要对档案进行特殊处理（如借阅、借出等），应按照公司/组织相关规定办理审批手续，并签订保密协议。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和历史意义，结合公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。一般情况下，保存期限为：1.永久保存涉及公司/组织核心机密、重要历史事件、重大决策等具有长远历史价值和现实意义的档案。2.长期保存保存期限为10年以上的档案，包括重要业务文件、项目档案、合同档案等。3.短期保存保存期限为110年的档案，如一般性业务文件、行政事务文件等。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门对库存档案进行初步筛选，确定需要鉴定的档案清单。2.小组鉴定档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保存期限。3.形成鉴定报告档案鉴定工作小组编写档案鉴定报告，记录鉴定过程和结果，报公司/组织主管领导审批。（四）销毁程序1.审批经公司/组织主管领导批准后，对已失去保存价值的档案进行销毁处理。2.造册登记档案管理部门对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.监销