物业管理委员会规范制度

PAGE物业管理委员会规范制度一、总则（一）制定目的为了规范物业管理委员会的运作，加强对物业管理活动的监督和指导，维护业主、使用人和物业服务企业的合法权益，营造安全、舒适、整洁、文明的居住和工作环境，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于本地区行政区域内依法设立的物业管理委员会及其开展的相关物业管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则物业管理委员会的组建、运作及各项活动必须严格遵守国家法律法规、地方性法规以及相关政策文件的规定，确保物业管理活动合法合规。2.民主协商原则充分尊重业主的意愿，通过民主协商的方式，解决物业管理中的重大问题，保障业主的知情权、参与权、决策权和监督权。3.公平公正原则在处理物业管理事务过程中，坚持公平公正的立场，维护各方合法权益，不偏袒任何一方，确保物业管理活动公开透明。4.服务至上原则以服务业主为宗旨，督促物业服务企业提高服务质量，不断满足业主日益增长的物业服务需求，提升业主的满意度和幸福感。二、物业管理委员会的组建（一）成立条件1.物业管理区域内已交付的专有部分面积超过建筑物总面积百分之五十，或者首套房屋交付已满两年且交付的专有部分面积超过建筑物总面积百分之三十的，可以成立物业管理委员会。2.符合成立业主大会条件，但因客观原因未能成立的，经物业所在地街道办事处、乡镇人民政府指导后仍不能成立的，可以成立物业管理委员会。（二）组建程序1.由物业所在地街道办事处、乡镇人民政府负责组织、指导本辖区内物业管理委员会的成立工作。2.街道办事处、乡镇人民政府应当在收到相关申请材料后，在物业管理区域内显著位置公告成立物业管理委员会的决定，并告知相关业主。3.业主自荐或者联名推荐产生物业管理委员会委员候选人，候选人应当具有一定的组织协调能力和时间精力，能够代表业主利益，热心公益事业，遵守法律法规和管理规约。4.街道办事处、乡镇人民政府对候选人资格进行审核后，确定正式候选人名单，并在物业管理区域内显著位置公示。5.业主通过书面征求意见、集体讨论等形式，对候选人进行投票选举，产生物业管理委员会委员。6.物业管理委员会委员名单应当在物业管理区域内显著位置公示，公示期不少于七日。公示无异议后，物业管理委员会正式成立。（三）委员构成物业管理委员会由业主代表、建设单位代表、社区居民委员会代表等组成，其中业主代表人数不得少于总人数的二分之一。业主代表应当从业主中推选产生，建设单位代表和社区居民委员会代表应当经业主大会同意。（四）任期与换届1.物业管理委员会任期一般不超过三年。2.任期届满前三个月，应当组织换届选举。因特殊情况需要提前或者延期换届的，应当经业主大会同意，并报物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案。3.换届选举程序参照本规范制度第二章组建程序执行。三、物业管理委员会的职责（一）职责概述1.代表业主大会开展工作，维护业主合法权益，监督物业服务企业履行物业服务合同。2.组织业主共同决定物业管理事项，推动业主参与物业管理活动，促进业主之间的沟通与合作。3.协调解决物业管理中的矛盾纠纷，促进物业管理区域的和谐稳定。4.配合街道办事处、乡镇人民政府和社区居民委员会做好社区建设和管理工作。（二）具体职责1.制定和修改业主大会议事规则、管理规约。2.选举业主委员会或者更换业主委员会成员。3.监督业主委员会工作，听取业主委员会的工作报告，检查业主委员会的工作经费使用情况。4.选聘、续聘、解聘物业服务企业。5.审议物业服务企业制定的物业服务计划、物业服务标准、物业服务费用标准等。6.监督物业服务企业履行物业服务合同，对物业服务企业的服务质量进行考核评价。7.筹集和使用专项维修资金。8.决定改建、重建建筑物及其附属设施。9.决定物业管理区域内的其他重大事项。四、会议制度（一）会议类型1.定期会议物业管理委员会应当定期召开会议，原则上每季度召开一次。定期会议主要总结上季度工作情况，部署下季度工作任务，研究解决物业管理中的重大问题。2.临时会议有下列情形之一的，应当及时召开临时会议：（1）经三分之一以上委员提议；（2）业主委员会请求；（3）物业服务企业提议；（4）发生重大突发事件需要及时处理。（二）会议组织1.会议通知：会议召开前，应当提前将会议时间、地点、议题等通知全体委员。通知方式可以采用书面通知、短信通知、微信公众号推送等多种形式。2.会议主持：定期会议由主任主持，主任因故不能出席的，可以委托副主任主持。临时会议由提议召开会议的委员主持。3.会议记录：会议应当安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、出席人员、会议议题、会议讨论情况、会议决议等。会议记录应当真实、准确、完整，并由主持人和记录人签字确认。（三）会议决议1.会议决议应当经全体委员过半数通过。2.会议决议应当形成书面文件，明确决议事项、决议执行部门、执行期限等内容。3.会议决议应当及时向业主公开，接受业主监督。业主对会议决议有异议的，可以在规定期限内提出申诉，物业管理委员会应当及时进行处理和答复。五、财务管理（一）经费来源1.业主大会或者业主委员会按照业主大会的决定，从业主共有部分经营收益中提取一定比例的资金，作为物业管理委员会的工作经费。2.业主自愿捐赠的资金。3.其他合法收入。（二）经费使用1.物业管理委员会的工作经费应当用于物业管理委员会的日常办公、会议组织、人员培训、监督检查、业主意见征求、矛盾纠纷调解等与物业管理相关的活动。2.工作经费的使用应当遵循合理、节约、公开的原则，严格执行财务管理制度，定期向业主公开经费使用情况，接受业主监督。3.工作经费的使用应当按照规定编制预算和决算，经业主大会或者业主委员会审议通过后执行。（三）财务监督1.物业管理委员会应当设立独立的财务账户，由专人负责财务管理。2.定期对财务收支情况进行审计，审计结果应当向业主公开。3.业主有权查阅物业管理委员会的财务账目，对财务收支情况提出疑问和建议。物业管理委员会应当及时给予答复和处理。六、印章管理（一）印章刻制物业管理委员会成立后，应当按照规定刻制印章。印章刻制应当报物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案。（二）印章使用1.物业管理委员会印章应当由专人负责保管，使用印章应当履行审批手续。2.审批流程：使用人填写印章使用申请表，注明使用事项、使用时间、使用部门等内容，经主任或者副主任签字同意后，方可使用印章。3.印章使用应当建立登记制度，详细记录印章使用情况，包括使用时间、使用事项、使用人等信息。（三）印章保管1.印章保管人应当妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。2.印章保管人应当定期检查印章的保管情况，如发现印章丢失、损坏等情况，应当及时报告物业管理委员会，并采取相应的补救措施。3.印章保管人离职时，应当办理印章交接手续，确保印章交接清楚、手续完备。七、档案管理（一）档案范围物业管理委员会档案包括但不限于以下内容：1.物业管理委员会成立及换届选举相关资料，如申请材料、候选人名单、选举结果等。2.会议资料，如会议通知、会议记录、会议决议等。3.物业服务合同及相关协议。4.业主信息资料，如业主登记表、业主意见征求表等。5.财务资料，如预算、决算、财务报表、审计报告等。6.其他与物业管理相关的资料。（二）档案整理1.物业管理委员会应当指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行收集、整理、归档。2.档案整理应当按照档案的类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料的系统性和完整性。3.档案应当装订成册，编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.档案保管应当选择安全、干燥、通风的场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.档案保管应当建立严格的借阅制度，未经物业管理委员会批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。3.档案保管人应当定期对档案进行检查，如发现档案损坏、丢失等情况，应当及时报告物业管理委员会，并采取相应的补救措施。（四）档案查阅1.业主、业主委员会成员、物业服务企业等因工作需要查阅档案的，应当填写档案查阅申请表，注明查阅事项、查阅时间等内容，经物业管理委员会批准后，方可查阅档案。2.查阅档案应当在指定地点进行，查阅人应当遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。3.查阅人查阅档案后，应当及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。八、与相关方的关系（一）与业主大会的关系1.物业管理委员会是业主大会的执行机构，应当代表业主大会开展工作，向业主大会负责并报告工作。2.物业管理委员会应当执行业主大会的决议，落实业主大会交办的各项工作任务。3.业主大会有权对物业管理委员会工作进行监督和检查，物业管理委员会应当积极配合业主大会的监督检查工作，接受业主大会的指导和监督。（二）与业主委员会的关系1.物业管理委员会与业主委员会应当相互配合、相互支持，共同做好物业管理工作。2.物业管理委员会应当监督业主委员会工作，听取业主委员会的工作报告，检查业主委员会的工作经费使用情况。3.业主委员会应当积极协助物业管理委员会开展工作，及时向物业管理委员会反映业主的意见和建议，共同解决物业管理中的问题。（三）与物业服务企业的关系1.物业管理委员会应当与物业服务企业签订物业服务合同，明确双方的权利义务和服务标准。2.物业管理委员会应当监督物业服务企业履行物业服务合同，对物业服务企业的服务质量进行考核评价，及时发现和解决物业服务中存在的问题。3.物业服务企业应当积极配合物业管理委员会开展工作，按照物业服务合同的约定提供优质高效的物业服务，接受物业管理委员会的监督和检查。（四）与街道办事处、乡镇人民政府和社区居民委员会的关系1.物业管理委员会应当接受物业所在地街道办事处、乡镇人民政府的指导和监督，按照街道