吉林大学档案馆的查阅制度

吉林大学档案馆的查阅制度第一章总则第一条为规范吉林大学档案馆档案查阅行为，保障档案信息安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《档案工作条例》等国家相关法律法规，结合吉林大学档案馆实际，制定本制度。本制度旨在明确档案查阅范围、权限、程序及责任，防范查阅过程中的风险，促进档案资源规范化管理，维护学校及师生合法权益。第二条本制度适用于吉林大学档案馆所有档案的查阅活动，涵盖吉林大学各院系、职能部门、直属单位及全体师生员工。档案查阅活动包括但不限于教学、科研、行政、历史研究等场景，涉及纸质档案、电子档案及其他载体的档案信息。第三条本制度中下列术语的含义：（一）档案查阅专项管理：指吉林大学档案馆对档案查阅活动实施的全流程管控，包括查阅审批、过程监督、风险防控及合规检查等，旨在确保档案查阅行为的合法性、合规性与安全性。（二）查阅风险：指在档案查阅过程中可能引发的信息泄露、违规使用、损毁或丢失等潜在风险，需通过制度措施予以防范。（三）合规查阅：指查阅行为严格遵守国家法律法规、学校规章制度及本制度要求，确保查阅目的正当、程序合法、权限适度。第四条档案查阅专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：档案查阅活动全流程纳入管控范围，无死角、无例外。（二）责任到人：明确各级主体职责，确保每个环节责任主体清晰可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别并处置高风险查阅行为。（四）持续改进：定期评估查阅管理效果，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条吉林大学校领导为档案查阅专项管理的第一责任人，负责统筹推进全校档案查阅工作的合规性；分管校领导为直接责任人，负责具体管理工作的决策与监督。第六条设立档案查阅专项管理领导小组，由校领导牵头，档案馆、教务处、科研处、保卫处等部门负责人组成，履行以下职能：（一）统筹协调全校档案查阅管理工作，研究解决重大问题；（二）审批重大或敏感档案的查阅申请，监督特殊查阅需求；（三）定期评估查阅管理效果，提出改进建议。第七条档案馆负责档案查阅专项管理的日常实施，具体职责包括：（一）制定并修订档案查阅制度，明确查阅范围、权限与流程；（二）开展查阅需求审核，监督查阅过程，确保合规操作；（三）处置查阅过程中的违规行为，形成管理闭环。第八条教务处、科研处等部门作为专责部门，负责以下工作：（一）审核本单位档案查阅申请的合理性，确保查阅目的符合业务需求；（二）优化档案查阅流程，推动信息化工具赋能管理；（三）配合档案馆开展风险排查，提出合规改进建议。第九条各院系、直属单位及师生员工作为业务部门或查阅主体，需落实以下职责：（一）明确本单位档案查阅需求，规范查阅人员行为；（二）配合档案馆完成查阅审批，如实提供查阅目的与范围；（三）妥善保管查阅资料，不得擅自复制、传播或损毁。第十条查阅人员作为基层执行岗，需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确查阅纪律与保密要求；（二）及时上报查阅过程中发现的风险隐患，配合调查处置；（三）严格遵守查阅时限，按需查阅，不得超范围获取信息。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案查阅范围管控：档案查阅必须符合合法、合理原则，严禁查阅与查阅目的无关的档案。敏感档案（如涉及个人隐私、国家安全、未公开决策等）需经领导小组审批，并限定查阅范围与方式。第十二条查阅权限审核：（一）常规查阅：教学、科研等常规业务需由部门负责人签字，报档案馆备案；（二）特殊查阅：历史研究、舆情应对等特殊需求需提供详细说明，经校领导审批后方可查阅；（三）禁止授权查阅：严禁他人代为申请或获取档案，确需委托的需提供书面授权。第十三条查阅流程规范：（一）申请阶段：查阅人填写申请表，注明查阅目的、范围、时限，附业务部门意见；（二）审批阶段：档案馆审核申请，重大查阅需同步报专项管理领导小组备案；（三）实施阶段：查阅人持审批文件进入档案馆，按规定工具查阅，不得涂改、损毁；（四）归档阶段：查阅后及时归还，档案馆留存记录备查。第十四条敏感档案查阅限制：（一）限制查阅方式：优先采用数字化查阅，纸质档案需专人监督；（二）限定查阅时限：敏感档案查阅时限一般不超过3个月，延期需重新审批；（三）禁止拍照复印：非经批准不得复制或传播敏感档案内容。第十五条违规行为禁止：（一）严禁关联交易或利益输送，杜绝以档案查阅谋取私利；（二）严禁违规转借、传播档案信息，一经发现将严肃追责；（三）严禁查阅过程中泄露涉密信息，违反者按学校纪律处分。第十六条查阅风险防控：（一）信息泄露风险：数字化查阅需采取加密措施，纸质档案需设置隔离查阅区；（二）安全隐患：定期排查查阅场所消防、安防设施，确保安全达标；（三）操作风险：规范查阅工具使用，防止档案损毁或丢失。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新：档案馆每年至少评估一次查阅制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订，确保与国家《档案法》等法律法规同步。第十八条风险识别预警：（一）定期排查：每季度开展查阅风险排查，重点覆盖敏感档案、高频查阅场景；（二）分级评估：按风险等级（一般/重大）发布预警通知，明确防控措施；（三）通报机制：对典型风险案例进行内部通报，强化警示效果。第十九条合规审查嵌入业务：（一）关键节点审查：将查阅合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等环节；（二）未审查不实施：严禁未经审批的档案查阅行为，违者承担相应责任；（三）审查记录管理：档案馆留存审查凭证，作为合规评价依据。第二十条风险应对处置：（一）一般风险：由档案馆牵头，业务部门协同，限期整改；（二）重大风险：成立专项小组，启动应急预案，及时上报校领导；（三）责任协同：明确风险处置中的牵头部门与配合部门，确保高效协同。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：明确查阅申请造假、传播涉密信息等违规行为；（二）处罚标准：视情节轻重，采取警告、通报批评、纪律处分等措施；（三）联动考核：将违规行为纳入部门绩效考核，与评优评先挂钩。第二十二条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月开展查阅管理效果评估，重点考核制度执行率；（二）流程优化：根据评估结果，动态调整查阅流程与工具，堵塞漏洞；（三）效果反馈：定期向校领导汇报评估结果，推动持续改进。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）校领导负总责，分管领导具体抓，确保查阅管理纳入年度工作计划；（二）档案馆配备专职管理人员，专责查阅监督与风险防控；（三）各院系指定联络员，负责本部门查阅需求的协调与监督。第二十四条考核激励机制：（一）部门考核：将查阅合规情况纳入部门年度考核，占比不低于5%；（二）个人激励：对合规查阅表现突出的个人，予以通报表扬或绩效加分；（三）责任追究：对违规行为实行“一票否决”，取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年组织校领导、部门负责人学习查阅制度，强化履职意识；（二）一线培训：对查阅人员开展操作规范培训，确保流程正确；（三）宣传普及：通过内部网站、公告栏等渠道，发布查阅制度解读，营造合规氛围。第二十六条信息化支撑：（一）数字化查阅：建设电子档案查阅平台，实现远程查阅与权限控制；（二）风险监控：通过系统自动识别异常查阅行为，实时预警；（三）数据备份：定期备份查阅记录，确保信息安全可追溯。第二十七条文化建设：（一）合规手册：编制《档案查阅合规手册》，明确权利义务与红线；（二）承诺书制度：查阅人员需签署合规承诺书，强化责任意识；（三）典型宣传：选树合规查阅标杆案例，发挥示范效应。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：发生违规查阅的，需在24小时内上报档案馆，48小时内提交处置报告；（二）年度报告：每年1月31日前提交查阅管理年