企业采购申请与审批表

适用范围与常见场景本工具适用于企业内部各类物资、服务采购需求的申请与审批管理，覆盖日常办公设备采购、项目所需物料采购、固定资产添置、服务外包（如保洁、维修）等场景。无论是常规计划内采购，还是临时紧急采购（如突发设备故障需立即更换配件），均可通过标准化流程保证采购需求合规、透明、高效流转，避免因审批环节缺失或信息不全导致的采购延误或资源浪费。完整操作流程指南第一步：明确采购需求，填写基础信息申请人需首先确认采购的必要性（如现有设备是否无法满足工作需求、是否为项目必需等），并梳理采购物品/服务的核心信息：基础信息：填写申请部门、申请人姓名（*）、联系方式（企业内部短号）、申请日期、采购类别（如办公设备、IT耗材、服务类等）；需求明细：逐项列出采购物品/服务的名称、规格型号（如电脑需明确品牌、型号、配置要求）、数量、预估单价（可通过市场初步询价获取）、预算总金额（数量×预估单价）；用途说明：简述采购物品/服务的具体使用场景（如“用于市场部线下展会宣传物料制作”“替换财务部已损坏打印机”），并注明是否为紧急需求（如“紧急，需3个工作日内到货”）。第二步：部门负责人初审申请人将填写完成的申请表提交至本部门负责人（如部门经理/主管），部门负责人需重点审核：需求真实性：是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案；预算合理性：预估单价是否符合市场行情，总金额是否在部门年度预算额度内；用途合规性：是否与企业经营目标或项目计划一致。审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字（*），并注明日期；若不通过，需注明驳回理由（如“预算超支，建议调整数量”），退回申请人修改。第三步：采购部门复审初审通过后，申请表流转至采购部门（如行政部/采购部），采购部门负责：需求复核：核对规格型号、数量是否清晰，是否有更优替代品（如功能相似但价格更低的型号）；市场调研：对预估单价进行核实，可通过比价、询价（至少2家供应商）确认合理价格，必要时调整预算金额；合规性检查：确认采购物品是否属于企业《采购目录》管理范围，是否需要公开招标（如金额超过招标阈值）。复审通过后，采购部门在“采购部门审批”栏签字（*），并附询价记录（可作为附件）；若需调整采购方案（如更换品牌、缩减数量），与申请人沟通后修改。第四步：财务部门预算审核采购部门复审通过后，财务部门审核预算的准确性与合规性：预算匹配度：采购总金额是否在部门剩余预算内，是否涉及跨部门预算调剂；成本合理性：单价、总价是否符合企业成本控制标准，是否存在虚报风险；付款方式：是否约定明确的付款节点（如到货付款、验收后付款）及票据要求（如需提供增值税普通/专用发票）。审核通过后，财务部门在“财务部门审批”栏签字（*）；若预算不足，需反馈至申请人及部门负责人，协调调整预算或申请追加。第五步：分管领导/总经理终审根据采购金额分级审批：小额采购（如金额≤5000元）：由分管业务领导（如分管行政/业务的副总）审批，在“分管领导审批”栏签字（*）；大额采购（如金额＞5000元）：需提交总经理审批，在“总经理审批”栏签字（*）；特殊采购（如涉及重大固定资产、战略物资采购）：需召开采购评审会，由相关部门负责人集体讨论后审批。第六步：采购执行与结果反馈终审通过后，采购部门根据审批结果实施采购：供应商选择：按企业采购制度选择合格供应商（如定点供应商、招标中标方），签订采购合同；订单跟踪：跟进生产/供货进度，保证按时到货；验收确认：物品到货后，由申请部门、采购部门、财务部门共同验收（核对数量、规格、质量），验收合格后在“验收结果”栏签字（*）；付款结算：财务部门凭采购合同、验收单、发票办理付款，并将付款信息反馈至申请部门。第七步：资料归档采购完成后，采购部门将申请表、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。标准表格模板企业采购申请与审批表基础信息内容申请部门申请人（*）联系方式（企业内部）申请日期年月日采购类别□办公设备□IT耗材□服务类□其他采购明细序号物品/服务名称12预算总金额（大写）拾万仟佰拾元角分审批流程审批环节审批人（*）部门负责人审批采购部门审批财务部门审批分管领导/总经理审批验收与备注验收结果（合格/不合格）□合格□不合格（不合格原因：）验收人（*）备注（如特殊要求、紧急说明）使用关键提示信息填写规范：物品名称、规格型号需具体明确（避免填写“办公用品”“电脑”等模糊表述，应注明“A4打印纸80g/500张”“联想ThinkPad14英寸i5处理器”），数量、金额需与实际需求一致，不得虚报或漏填。审批时效要求：常规采购需提前5个工作日提交申请，紧急采购（如影响正常办公）需在申请表中标注“紧急”，并同步电话通知审批人，保证1个工作日内完成审批流程。预算控制原则：采购金额不得超过部门年度预算，若需超预算，需提前提交《预算追加申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起采购。禁止行为提醒：严禁拆分采购金额规避审批（如将6000元采购拆分为2笔3