行政岗位制度规范

PAGE行政岗位制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政岗位的工作流程、职责范围和行为准则，确保行政工作的高效、有序开展，为公司的稳定运营提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政岗位工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政工作合法合规。2.规范化原则：各项行政工作流程和标准明确、规范，保证工作质量和效率的一致性。3.服务性原则：以服务公司各部门和全体员工为宗旨，积极主动地提供优质的行政支持。4.保密性原则：对涉及公司机密信息的行政工作，严格履行保密义务。二、岗位职责（一）行政管理1.负责公司行政管理规章制度的制定、修订和完善，并监督执行情况。2.组织公司各类会议、活动的策划、安排和协调，做好会议记录和活动总结。3.负责公司文件、档案的管理，包括文件的收发、登记、传阅、归档和保管等工作。4.协调公司各部门之间的工作关系，及时处理行政事务中的各类问题和矛盾。5.负责公司办公用品、办公设备的采购、管理和维护，确保办公资源的合理配置和正常使用。（二）人力资源支持1.协助人力资源部门进行员工招聘、面试、入职手续办理等工作。2.负责员工考勤管理，统计员工出勤情况，处理考勤异常问题。3.参与员工培训、绩效考核等人力资源相关活动的组织和协调工作。（三）后勤保障1.负责公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁工作，营造良好的办公环境。2.做好公司安全保卫工作，制定安全制度和应急预案，加强安全检查和防范措施，确保公司人员和财产安全。3.负责公司车辆的调度、管理和维护，保障公司公务用车需求。4.协助安排员工的餐饮、住宿等后勤服务工作，提高员工的生活保障水平。（四）对外联络1.负责公司与政府部门、合作伙伴、客户等外部单位的沟通与联络工作。2.及时了解和传达相关政策法规、行业动态等信息，为公司决策提供参考依据。3.协助公司领导处理对外公关事务，维护公司良好的社会形象。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件收发收到外部文件后，行政人员应及时进行登记，记录文件的名称、来源、日期等信息。对收到的文件进行初步审核，判断文件的性质和处理方式，对于重要文件应立即呈交相关领导阅示。发出文件时，行政人员应填写发文登记表，明确文件的发送对象、主题、文号等内容，并确保文件格式规范、内容准确。2.文件传阅根据文件的性质和涉及范围，确定传阅对象和顺序。按照传阅顺序依次将文件传递给相关人员，并及时跟踪文件的传阅情况，确保每位传阅人员在规定时间内完成阅签。对于重要文件的传阅，行政人员应做好提醒和督促工作，防止文件延误或丢失。3.文件归档文件处理完毕后，行政人员应按照档案管理要求，对文件进行分类、编号、装订等整理工作。将整理好的文件及时归档到相应的档案柜或电子档案系统中，确保文件的存储安全、便于查询。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题和目的，确定会议时间、地点、参会人员名单等基本信息。制定会议议程，明确会议的各项议题和时间安排，并提前通知参会人员。准备会议所需的资料、设备，如投影仪、音响、会议资料等，确保会议顺利进行。2.会议进行在会议开始前，行政人员应提前到达会场，做好签到、资料发放等准备工作。按照会议议程有序组织会议，记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。维护会议秩序，确保参会人员能够集中精力参与会议，避免出现无关干扰。3.会议总结会议结束后，行政人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。将会议纪要发送给参会人员和相关部门，以便各方了解会议精神和工作安排。对会议中提出的问题和决议事项进行跟踪落实，确保会议成果得到有效执行。（三）办公用品采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给行政部门，行政人员对申请内容进行审核，确保需求合理。2.采购审批行政人员根据审核后的需求申请表，编制办公用品采购计划，并提交给相关领导进行审批。领导审批通过后，行政人员按照采购计划进行采购工作。3.采购执行行政人员选择合适的供应商，通过询价、比价、议价等方式确定采购价格和交货期。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。跟踪采购订单的执行情况，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收入库办公用品到货后，行政人员组织相关人员进行验收，检查办公用品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格后，办理入库手续，将办公用品分类存放，并做好库存登记。四、行为规范（一）工作纪律1.遵守公司的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.工作时间内专注于工作任务，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、浏览无关网页等。3.严格遵守公司的请假制度，请假需提前按照规定流程办理审批手续。（二）职业操守1.诚实守信，保守公司机密，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密、财务信息等重要信息。2.廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商、客户等的贿赂或不正当利益。3.保持良好的职业道德和工作态度，敬业爱岗，勤奋工作，积极主动地完成各项工作任务。（三）沟通协作1.与公司内部各部门保持良好的沟通协作关系，及时了解各部门的工作需求和动态，提供优质的行政支持。2.对待同事热情友好，尊重他人意见和建议，积极配合团队工作，共同完成公司目标。3.在对外联络中，注重礼貌礼仪，维护公司的良好形象，代表公司积极与外部单位进行有效沟通。五、考核与奖惩（一）考核标准1.工作业绩考核：根据行政岗位的职责和工作目标，对行政人员的工作任务完成情况、工作质量、工作效率等进行考核。2.工作态度考核：主要考核行政人员的工作积极性、责任心、团队合作精神等方面的表现。3.职业素养考核：包括行政人员的职业道德、行为规范、保密意识等方面的考核。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次全面考核，由行政部门负责人和相关领导组成考核小组，对行政人员进行综合评价。2.不定期考核：根据工作需要和实际情况，对行政人员的某些重点工作或突出表现进行不定期考核。（三）奖惩措施1.奖励对于工作表现优秀、为公司做出突出贡献的行政人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升等。对提出合理化建议并被公司采纳，有效提高行政工作效率或降低成本的行政人员，给予相应奖励。2.惩罚对于违反公司制度、工作失误给公司造成损失的行政人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚。对于严重违反职业道德或公司纪律的行政人员，予以严肃处理，直至解除劳动合同。六、培训与发展（一）培训计划1.根据行政岗位的工作需求和员工的实际情况，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括行政管理知识、办公技能、沟通技巧、团队协作等方面，以提升行政人员的综合素质和业务能力。（二）培训方式1.内部培训：邀请公司内部的专家、领导或业务骨干进行培训授课，分享工作经验和专业知识。2.外部培训：选派行政人员参加外部专业培训机构举办的培训课程或研讨会，拓宽视野，学习先进的管理理念和方法。3.在线学习：鼓励行政人员利用网络学习平台，自主学习相关课程，提升自身能力。（三）职业发展1.为行政人员提供明确的职业发展路径，根据个人能力和业绩表现，提供晋升机会或岗位调整。2.关注行政人员的个人发展需求，为其