制度规范行政规范要求

PAGE制度规范行政规范要求一、总则（一）目的为加强公司行政管理，规范行政行为，提高行政效率，确保公司各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、各岗位人员在行政管理活动中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政管理活动合法合规。2.规范性原则：明确各项行政工作流程和标准，做到有章可循、规范有序。3.效率性原则：优化行政流程，提高工作效率，降低行政成本。4.服务性原则：以服务公司员工和业务发展为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、行政组织与职责（一）行政组织架构公司设立行政管理部门，负责统筹公司行政管理工作。行政管理部门下设行政办公室、人力资源管理、财务管理、后勤保障等岗位，各岗位明确职责分工，协同配合，共同完成公司行政管理任务。（二）各部门职责1.行政管理部门负责制定和完善公司行政管理制度，监督制度执行情况。统筹协调公司各项行政工作，确保工作顺利开展。负责公司文件、档案管理，做好文件的收发、传阅、归档等工作。组织公司会议、活动，做好会议记录和活动安排。负责公司办公用品、设备的采购、管理和维护。做好公司安全保卫、环境卫生管理工作。负责公司车辆调度、使用管理。协调公司与外部相关部门的关系，办理各类行政事务。2.行政办公室负责行政管理部门日常事务处理，包括接听电话、接待来访等。协助部门负责人做好各项行政工作的组织和实施。负责公司行政印章的管理和使用，严格按照规定程序用印。做好公司办公区域的日常管理，保持环境整洁、秩序良好。负责公司员工考勤管理，统计考勤数据，定期公布考勤情况。3.人力资源管理岗位负责公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。制定员工培训计划，组织开展各类培训活动，提升员工素质和能力。建立员工绩效考核体系，定期对员工进行考核评价，为薪酬调整、晋升等提供依据。办理员工入职、离职、转正、调动等手续，维护员工人事档案。负责公司企业文化建设，营造积极向上的工作氛围。4.财务管理岗位负责公司财务管理工作，制定财务管理制度和预算计划。做好公司财务核算、报表编制、税务申报等工作，确保财务数据准确、及时。审核公司各项费用支出，严格控制成本，提高资金使用效益。负责公司资产管理，定期进行资产清查，确保资产安全完整。协助公司领导做好财务决策支持工作，提供财务分析报告。5.后勤保障岗位负责公司后勤保障工作，包括食堂管理、宿舍管理、水电维修等。制定食堂管理制度，确保食品安全、卫生，合理安排膳食。做好宿舍设施设备的维护和管理，为员工提供良好的住宿条件。负责公司水电设施的日常巡查和维修，保障公司正常用水用电。做好公司办公用品、设备的采购、发放和管理工作，确保物资供应及时、充足。三、行政工作流程与规范（一）文件管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和公司政策要求，语言表达准确、简洁。文件起草完成后，由起草部门负责人审核签字，确保文件质量。2.文件审核行政管理部门对各部门起草文件进行审核，重点审核文件内容的合法性、规范性、准确性以及与公司整体政策的一致性。对于涉及重要事项、重大决策的文件，需提交公司领导审批。3.文件印发文件审核通过后，行政管理部门按照规定格式进行排版、编号，交由行政办公室印发。行政办公室负责文件的印刷、装订，并按照规定的范围进行发放。4.文件传阅与归档文件发放后，行政办公室负责跟踪文件传阅情况，确保相关人员及时阅读文件。文件传阅完毕后，由行政办公室负责将文件整理归档，按照档案管理要求进行保管，以便查阅。（二）会议管理1.会议计划行政管理部门根据公司工作安排，制定年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议主题等。各部门如有召开会议的需求，应提前向行政管理部门提交会议申请，经批准后纳入会议计划。2.会议筹备行政管理部门根据会议计划，负责会议的筹备工作，包括会议通知的发送、会议资料的准备、会议场地的布置等。会议资料应提前准备好，内容应与会议主题相关，确保参会人员能够充分了解会议内容。3.会议组织会议组织人员应提前到达会议场地，做好会议签到、设备调试等准备工作。会议期间，组织人员应维持好会议秩序，做好会议记录，确保会议顺利进行。4.会议纪要会议结束后，行政管理部门应及时整理会议纪要，经会议主持人审核签字后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应准确记录会议讨论的主要内容、决议事项以及责任分工，以便后续跟踪落实。（三）办公用品管理1.需求申报各部门根据工作需要，定期向行政管理部门申报办公用品需求计划，明确办公用品的名称、规格、数量等。行政管理部门对各部门申报的需求计划进行审核汇总，结合库存情况，制定办公用品采购计划。2.采购与入库行政管理部门按照采购计划进行办公用品采购，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。办公用品采购到货后，由后勤保障岗位负责验收，核对物品的名称、规格、数量等，验收合格后办理入库手续。3.发放与使用各部门根据工作需要，到行政管理部门领取办公用品，领取时需填写领用登记表，注明领用日期、物品名称、规格、数量等。员工应妥善使用办公用品，节约资源，避免浪费。（四）车辆管理1.车辆调度行政管理部门负责公司车辆的调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，应提前向行政管理部门提交用车申请，说明用车时间、地点、事由等。行政管理部门根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，进行车辆调度，并通知驾驶员做好出车准备。2.车辆使用驾驶员接到出车通知后，应按时到达指定地点，做好车辆检查和清洁工作，确保车辆性能良好、安全行驶。车辆使用过程中，驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，文明行车，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。驾驶员应做好车辆使用记录，包括出车时间、地点、里程、油耗等，定期将记录提交给行政管理部门。3.车辆维护与保养行政管理部门负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。驾驶员应定期对车辆进行日常检查，发现问题及时报告，确保车辆始终处于良好状态。车辆维修应选择正规的维修厂家，维修费用经行政管理部门审核后报销。（五）安全保卫管理1.安全制度行政管理部门制定公司安全保卫制度，明确安全保卫职责、工作流程和安全防范措施。公司全体员工应严格遵守安全保卫制度，积极配合安全保卫工作。2.人员出入管理公司设立门禁系统，对人员出入进行管理。员工凭工作证或门禁卡进入公司办公区域，外来人员需经接待部门或相关负责人批准后，登记来访信息，领取临时出入证后方可进入。保安人员应严格执行门禁制度，对出入人员进行认真检查，防止无关人员进入公司。同时，做好人员出入登记记录，以备查阅。3.安全巡查行政管理部门定期组织安全巡查，包括办公区域、生产车间、仓库等重点部位的巡查。安全巡查人员应认真检查安全设施设备是否完好，消防通道是否畅通，有无安全隐患等。发现问题及时记录并报告，督促相关部门进行整改。4.消防安全管理公司按照国家消防安全规定，配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。员工应熟悉消防设施设备的使用方法，掌握基本的消防安全知识，严禁在公司内吸烟、使用明火等违规行为。行政管理部门定期组织消防演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。四、行政监督与考核（一）监督机制1.行政管理部门负责对公司行政制度执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门行政工作进行抽查。2.设立意见箱和举报电话，接受公司员工对行政违规行为的举报和监督，对举报内容进行及时调查处理。3.公司领导对行政管理部门的监督工作进行指导和监督，确保监督工作有效开展。（二）考核办法1.建立行政工作考核指标体系，对各部门行政工作进行量化考核，考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、服务满意度等。2.行政管理部门定期对各部门行政工作进行考核评价，考核结果与部门绩效挂钩，作为部门年度评优评先的重要依据。3.对于在行政工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于行政工作不力、违反制度规定的部门和个