合同档案管理制度通知

PAGE合同档案管理制度通知一、总则1.目的本制度旨在加强公司合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，为公司的经营决策、业务活动和法律事务提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.管理原则合同档案管理遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、安全保密、方便利用的原则。二、合同档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档等工作。集中统一保管公司合同档案，建立合同档案数据库，确保档案的安全和完整。负责合同档案的查阅、借阅和利用服务，按照规定提供相关档案资料。定期对合同档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。2.合同承办部门职责负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档。在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。协助档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。3.合同审核部门职责负责对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并出具审核意见。参与合同档案管理工作，对合同审核过程中发现的问题及时反馈给合同承办部门和档案管理部门。4.公司领导职责负责审批重要合同档案管理制度和重大合同档案的管理事项。监督合同档案管理工作的执行情况，对存在的问题提出整改意见。三、合同档案的收集与整理1.收集范围合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。合同相关资料：如合同审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等。2.收集要求合同承办部门应在合同签订后及时收集合同文本及相关资料，确保资料的齐全、完整。对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等，应在协议签订后及时收集并移交档案管理部门。收集的合同资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.整理原则遵循合同的形成规律，保持合同文件之间的有机联系。分类科学、便于查找和利用。同一合同的相关资料应集中整理，不得分散。4.整理方法按照合同类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。每类合同再按照签订时间顺序进行排列。对每份合同及相关资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、承办部门、合同金额、履行情况等内容。四、合同档案的归档与保管1.归档要求合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门。档案管理部门应对移交的合同档案进行核对，确保档案的齐全、完整、准确。核对无误后，办理交接手续，并在合同档案目录上签字确认。合同档案应按照年度、类别进行归档，一个年度内同一类别的合同档案应集中存放。2.保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的合同。3.保管方式合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和利用。电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份。电子档案应建立索引目录，便于检索和查询。档案管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。4.档案库房管理档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。档案库房应设置专人负责管理，非档案管理人员未经批准不得进入库房。五、合同档案的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。需要查阅重要合同档案的，应经公司分管领导批准。2.查阅方式查阅合同档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。档案管理部门应提供必要的查阅设备和条件，确保查阅工作的顺利进行。3.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。需要借阅重要合同档案的，应经公司分管领导批准。4.借阅要求借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还的，应提前办理续借手续。逾期未归还的，档案管理部门有权收回档案，并视情节轻重给予相应的处罚。借阅人员在借阅期间应遵守档案管理部门的相关规定，不得在档案上批注、勾划等。六、合同档案的鉴定与销毁1.鉴定原则合同档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。鉴定工作应根据合同档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。2.鉴定组织公司成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、合同承办部门、合同审核部门等相关人员组成。鉴定小组负责制定合同档案鉴定标准和程序，对合同档案进行定期鉴定。3.鉴定内容审查合同档案的保管期限是否已满。评估合同档案的现实利用价值。检查合同档案的完整性和准确性。4.销毁程序经鉴定小组鉴定，确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等，并经公司分管领导批准。档案管理部门按照批准的销毁清单，对合同档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。销毁后的