路政管理档案工作制度

PAGE路政管理档案工作制度一、总则（一）目的为加强路政管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在路政管理中的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织路政管理部门在路政规划、建设、维护、执法等各项工作中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则路政管理档案由专门的档案管理机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映路政管理工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及国家机密、商业秘密的档案严格保密。4.便于利用原则档案管理应便于路政管理工作的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立路政管理档案管理室，配备专职档案管理人员，负责路政管理档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全路政管理档案工作制度。2.负责路政管理档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督路政管理部门各科室的档案工作，对档案工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与路政管理工作中的重大决策，提供档案信息支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的路政管理知识。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的质量。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.负责档案的借阅、查阅登记工作，按照规定提供档案利用服务，确保档案的安全。5.积极开展档案信息开发利用工作，为路政管理工作提供参考依据。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.路政规划文件：包括路政发展规划、年度计划、专项规划等。2.路政建设项目文件：项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。3.路政维护文件：道路巡查记录、养护计划、维修记录、路况检测报告等。4.路政执法文件：行政处罚决定书、行政许可决定书、行政复议决定书、路政案件卷宗等。5.路政设施管理文件：路政设施台账、维护记录、更新改造文件等。6.路政宣传文件：宣传资料、新闻报道、影像资料等。7.路政工作会议文件：会议通知、会议纪要、工作报告等。8.路政工作统计报表：路政业务统计报表、财务报表等。9.其他与路政管理工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集档案材料应遵循真实、准确、完整的原则，不得擅自涂改、伪造档案材料。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，确保档案材料的质量。（三）整理方法1.分类路政管理档案按照路政规划、路政建设、路政维护、路政执法、路政设施管理、路政宣传、路政工作会议、路政工作统计报表等类别进行分类。2.编号对每一类档案按照形成时间、重要程度等因素进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各科室应在档案材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案管理室归档。2.归档的档案应符合整理要求，手续完备，签字盖章齐全。3.档案管理室应对归档的档案进行认真核对，对不符合要求的档案及时退回原科室进行补充完善。（二）保管期限路政管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及路政管理工作的重大决策、重要法规、政策文件、路政建设项目的核心文件等，应永久保管。2.长期保管的档案路政建设项目的一般文件、路政维护记录、路政执法案件卷宗等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案路政工作会议文件、路政工作统计报表等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案采用纸质档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案采用电子存储设备存储，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、编目，确保电子档案的安全和完整。3.音像档案采用光盘、磁带等介质存储，按照档案类别和编号顺序排列，同时建立音像档案目录，便于查询和利用。（四）保管环境1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案管理室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本制度的规定。2.服务路政管理原则档案利用应紧密围绕路政管理工作的需要，为路政管理决策、执法、建设、维护等工作提供支持。3.方便快捷原则档案管理室应建立高效的档案利用服务机制，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理室查阅档案，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和档案管理机构负责人批准后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经所在科室负责人和档案管理机构负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并做好复制登记工作。（三）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理机构应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查原则鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、路政管理部门各科室负责人、档案管理人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.审查档案内容对档案的内容进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考档案保管期限对照档案保管期限表，确定档案是否已达到保管期限。3.征求意见征求路政管理部门各科室对档案存毁的意见。（三）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清册，销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核后，报档案管理机构负责人和公司/组织主管领导批准。3.销毁按照批准的销毁清册进行销毁，销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.备案销毁工作完成后，应将销毁情况进行备案，备案内容包括销毁时间、地点、监销人员等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立路政管理档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理系统开发开发路政管理档案信息化管理系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设建立档案管理网络，实现档案管理机构与路政管理部门各科室之间的档案信息共享。（三）信息化管理要求1.数据安全采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。2.系