公安保密档案管理制度

PAGE公安保密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公安保密档案管理，确保公安工作中各类档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、丢失或被非法利用，依据国家相关法律法规和公安行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关内部涉及保密档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、业务办案部门、指挥中心、情报信息部门等。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护档案信息的机密性，防止无关人员知悉档案内容。2.完整性原则：确保档案信息的全面、准确、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止档案受损、丢失或被篡改。4.合法性原则：档案管理活动必须符合国家法律法规和公安行业规范要求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公安保密档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.集中统一管理公安保密档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等工作。3.建立保密档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理和安全存储，确保档案信息的便捷查询和有效利用。4.定期对保密档案进行清查、盘点，核实档案数量、完整性和保管状况，及时发现和处理档案管理中的问题。5.组织开展档案管理人员的业务培训，提高其保密意识和业务能力。6.协助业务办案部门做好案件档案的整理、归档和保管工作，提供档案管理方面的指导和支持。（二）业务办案部门职责1.负责本部门案件档案的收集、整理和初步分类，确保档案材料的齐全、完整、真实。2.在案件办理过程中，严格按照保密规定妥善保管案件档案，防止档案信息泄露。3.及时将整理好的案件档案移交档案管理部门归档，并配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向档案管理部门反馈档案管理工作中的意见和建议。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉及保密档案的日常管理工作，确保档案的安全与保密。2.在工作中形成的涉及保密的文件、资料等，应按照档案管理要求及时整理、归档，并移交档案管理部门或妥善保管。3.配合档案管理部门做好保密档案的清查、盘点等工作，积极提供相关档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公安机关在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录、报表、证据等，包括但不限于刑事侦查、治安管理、交通管理、出入境管理、网络安全保卫等业务工作中产生的档案材料。2.上级公安机关下发的涉及公安保密工作的文件、通知、指示等。3.与公安工作相关的其他具有保存价值的资料，如会议纪要、调研报告、统计数据等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类档案材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集责任人应按照档案管理规定，对收集的档案材料进行初步审核，确保材料真实、准确、完整，符合档案归档要求。3.对于重要案件或特殊事项形成的档案材料，应实行一案一卷、一卷一号的原则进行收集和整理，确保档案的系统性和关联性。（三）整理规范1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，包括确定档案类别、编号、编目等工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性，便于档案的查阅和利用。3.对纸质档案，应进行分类、编号、编目后装订成册，并编制档案目录；对电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理，建立电子档案索引目录。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.业务办案部门在案件办结后，应在规定时间内将整理好的案件档案移交档案管理部门。移交时，双方应办理档案移交手续，填写档案移交清单，明确档案名称、数量、移交时间等信息。2.档案管理部门收到移交的档案后，应按照归档要求进行再次审核和整理，确保档案质量符合标准。审核无误后，将档案归入相应的档案类别和保管期限，并在档案管理信息系统中进行登记。3.对于跨年度或跨部门的档案，应按照档案形成的时间顺序和逻辑关系进行归档，确保档案的系统性和完整性。（二）保管期限1.公安保密档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及国家安全、政治稳定、重大案件、重要人物等具有长远历史价值和现实意义的档案。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般刑事案件、重要治安案件、常规业务工作中形成的具有一定历史价值的档案。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件、资料、临时性工作记录等。2.档案管理部门应根据档案的性质、内容和重要程度，准确确定档案的保管期限，并在档案整理和归档过程中进行标注。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案实体的安全。2.对纸质档案，应采用符合国家标准的档案装具进行存放，按照档案类别和保管期限进行排列上架，便于查找和管理。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案访问控制机制，严格限制非授权人员访问电子档案。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施进行处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公安机关内部人员因工作需要查阅保密档案的，应按照规定履行审批手续。查阅审批流程应明确查阅人、查阅事由、查阅档案范围、审批人等信息。2.一般情况下，查阅本部门形成的档案，由本部门负责人审批；查阅其他部门形成的档案，需经档案管理部门负责人和相关业务部门负责人审批。查阅涉及重要案件、敏感信息或机密级以上档案的，需经公安机关主要领导审批。3.外部单位或人员因工作需要查阅公安保密档案的，必须严格按照国家法律法规和公安机关相关规定办理审批手续，经公安机关主要领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《公安保密档案查阅申请表》，详细说明查阅事由、查阅档案范围等信息，并提交给审批人进行审批。2.审批人应认真审核查阅申请表，根据查阅人的工作需要和档案保密规定，决定是否批准查阅申请。如批准查阅，应在申请表上签署审批意见，并注明查阅期限。3.查阅人凭审批通过的申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照查阅申请表上注明的档案范围，为查阅人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人严格遵守档案查阅规定。4.查阅人查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得将档案带出档案查阅场所。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行操作。（三）借阅权限1.公安机关内部人员因工作需要借阅保密档案的，应按照规定履行审批手续。借阅审批流程与查阅审批流程相同，但借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.外部单位或人员原则上不得借阅公安保密档案，确因特殊情况需要借阅的，必须经公安机关主要领导批准，并按照规定签订保密协议，明确双方的权利和义务。（四）借阅程序1.《公安保密档案借阅申请表》，详细说明借阅事由、借阅档案范围、借阅期限等信息，并提交给审批人进行审批。2.审批人应认真审核借阅申请表，根据借阅人的工作需要和档案保密规定，决定是否批准借阅申请。如批准借阅，应在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限。3.借阅人凭审批通过的申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应按照借阅申请表上注明的档案范围，为借阅人提供相应的档案，并与借阅人签订《公安保密档案借阅协议》，明确借阅人的保密责任和义务。4.借阅人借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上进行任何形式的标记或损坏。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现问题应及时报告并追究借阅人的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对档案管理场所进行严格的安全防护，设置门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。档案管理场所应安装防盗报警装置、消防设施等，确保档案实体的安全。3.在档案管理信息系统中设置严格的用户权限管理，根据人员的工作职责和保密级别，分配不同的系统操作权限，防止非授权人员访问档案信息。4.对档案信息进行加密存储和传输，采用安全可靠的加密算法，确保档案信息在存储和传输过程中的保密性。5.严格控制档案的知悉范围，对涉及保密档案的工作内容，应在最小范围内进行传达和交流，严禁无关人员打听、传播档案信息。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任，加强对档案管理全过程的安全监督和检查。2.定期对档案管理场所的安全设施进行检查和维护，确保设施设备正常运行。对消防设施、防盗报警装置等应定期进行检测和维修，确保其可靠性。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处置能力。制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处置，减少损失。4.对档案管理过程中产生的废弃纸张、电子存储介质等，应按照规定进行妥善处理，防止信息泄露。废弃档案应进行登记造册，经审批后按照保密要求进行销毁。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务办案部门代表、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《公安保密档案销毁清单》，详细列出档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经档案鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁程序1.《公安保密档案销毁申请表》，连同《公安保密档案销毁清单》一并提交给公安机关主要领导