贷款业务档案管理制度

PAGE贷款业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强贷款业务档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保贷款业务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有贷款业务档案的管理，包括但不限于贷款申请、调查、审批、发放、回收等环节形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：贷款业务档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映贷款业务的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善贷款业务档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理贷款业务档案，建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。3.按照档案整理规范，对贷款业务档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的整齐、规范。4.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁。6.为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。（二）业务部门职责1.负责本部门贷款业务档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整、真实。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.在业务办理过程中，严格按照档案管理规定，妥善保管好本部门形成的各类档案资料，不得擅自涂改、销毁或丢失。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合档案管理部门做好相关工作。（三）经办人员职责1.在贷款业务办理过程中，负责及时收集、整理与本人业务相关的档案资料，并确保资料的真实性、准确性和完整性。2.按照档案管理要求，对所收集的档案资料进行初步分类和编号，便于后续整理工作。3.将整理好的档案资料及时移交本部门负责人审核，并配合业务部门做好档案的移交工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.贷款申请阶段：借款人提交的贷款申请书、营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、授权委托书、公司章程、近年度财务报表、贷款卡信息等。2.调查阶段：贷款调查人员撰写的调查报告、借款人及保证人的信用状况查询记录、抵押物及质押物的评估报告、实地调查记录、与借款人及相关人员的谈话记录等。3.审批阶段：贷款审批表、审批意见、风险评估报告、贷审会会议纪要等。4.发放阶段：借款合同、保证合同、抵押合同、质押合同、借据、放款凭证等。5.回收阶段：还款记录、逾期催收记录、贷款展期申请及审批资料等。6.其他与贷款业务相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.业务部门应在贷款业务办理过程中，及时收集相关档案资料，确保档案资料的形成与业务进度同步。2.经办人员应认真核对所收集档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料应及时补充或更正。3.对于涉及借款人商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应严格按照保密规定进行收集和保管。（三）整理规范1.分类：按照贷款业务流程和档案内容，将贷款业务档案分为贷款申请类、调查类、审批类、发放类、回收类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，如贷款申请类可分为基本资料、财务资料、信用资料等。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案资料进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用“年份+业务类型+流水号”的方式进行编制，如“2023流动资金贷款001”。3.装订：将每份档案资料按照一定的顺序进行排列，采用A4纸规格，左侧装订，确保装订牢固、整齐。对于纸张较大的资料，应进行折叠或裁剪，使其符合装订要求。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、页数、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，作为档案检索的依据。四、档案的保管（一）保管期限贷款业务档案的保管期限根据国家相关法律法规及行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为5年，适用于一些时效性较强、对后续业务参考价值较小的档案资料，如短期贷款的还款记录等。2.中期保管期限为10年，适用于一般性的贷款业务档案，如普通流动资金贷款的相关资料等。3.长期保管期限为15年及以上，适用于重要的贷款业务档案，如固定资产贷款、项目贷款的相关资料等。（二）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案：将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储的方式，确保数据的安全性。电子档案应按照与纸质档案相同的分类方式进行存储，并建立电子档案目录，便于检索。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的安全完整。如发现档案有破损、变质等情况，应及时进行修复或处理。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，并做好登记和跟踪管理。未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同业务部门、风险管理部门等共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门因工作需要查阅贷款业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责提供查阅服务。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.因特殊情况需要借阅贷款业务档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，并经部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。5.档案管理部门应对查阅、借阅情况进行登记，并跟踪档案的归还情况。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。（二）复制与摘录1.因工作需要复制贷款业务档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对复制申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责复制工作。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。3.如需摘录贷款业务档案的，应填写《档案摘录申请表》，注明摘录内容、摘录用途等，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。摘录内容应准确、完整，并注明出处。（三）利用限制1.贷款业务档案涉及借款人商业秘密、个人隐私等敏感信息未经授权不得对外提供。确因工作需要对外提供的，应按照国家相关法律法规及公司保密制度的规定，履行审批手续，并与接收方签订保密协议。2.利用贷款业务档案时，不得损害公司利益和借款人合法权益。如因利用档案不当造成公司损失或借款人权益受损的，应依法承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门会同业务部门、风险管理部门等组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报公司分管领导批准后进行销毁。（二）销毁1.