学校入团档案管理制度

PAGE学校入团档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学校共青团员入团档案的管理，确保入团档案的真实性、完整性和规范性，充分发挥入团档案在团员教育、管理和培养中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有入团学生的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：入团档案应如实反映团员的入团过程、思想表现、学习情况等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：入团档案应包含团员入团所需的各类材料，确保档案资料齐全完整。3.规范性原则：入团档案的整理、归档、保管和查阅应遵循统一的规范和标准，保证档案管理工作的规范化、科学化。4.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对入团档案中的个人信息和敏感内容予以保密，防止档案信息泄露。二、入团档案内容（一）入团申请书1.申请人应认真填写入团申请书，内容包括个人基本情况、对团的认识、入团动机、本人经历及社会关系等。申请书应字迹工整、表述清晰、内容真实。2.入团申请书应由申请人本人用黑色中性笔或钢笔书写，不得打印或复印。（二）团组织谈话记录1.团支部在收到入团申请书后，应及时安排两名以上正式团员与申请人进行谈话。谈话记录应详细记录谈话时间、地点、谈话人、申请人基本情况、对团的认识、入团动机以及谈话人对申请人的评价和意见等内容。2.谈话记录应由谈话人签名，并注明谈话日期。（三）入团志愿书1.入团志愿书是团员档案的核心材料，应按照团中央统一印制的格式认真填写。填写内容包括个人基本信息、入团志愿、本人经历、家庭主要成员及主要社会关系等。2.入团志愿书填写应使用黑色中性笔或钢笔，字迹工整、内容完整、表述准确。如有涂改，应在涂改处加盖本人印章或按手印确认。3.入团介绍人应认真填写对申请人的意见，包括政治素质、思想表现、学习情况、工作能力等方面的评价，并签署自己的姓名和日期。4.团支部大会决议应明确申请人是否具备团员条件，是否批准其入团，并由团支部书记签名，注明团支部名称和决议日期。5.上级团委审批意见应由上级团委负责人签署，注明批准日期，并加盖团委公章。（四）其他材料1.团课学习结业证书或相关培训证明材料，证明申请人参加了团课学习并取得结业成绩。2.获奖证书、荣誉称号等证明材料，反映申请人在学习、工作、社会实践等方面取得的成绩和荣誉。3.其他与入团相关的证明材料，如思想汇报、社会实践报告等。三、入团档案整理（一）整理要求1.入团档案应按照入团时间顺序进行整理，确保档案材料的连贯性和系统性。2.每份档案材料应齐全完整，如有缺失或损坏，应及时补充或修复。3.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固整齐，便于查阅。（二）整理步骤1.对每份档案材料进行核对，检查材料是否齐全、完整，填写是否规范、准确。2.将档案材料按照入团申请书、团组织谈话记录、入团志愿书、其他材料的顺序依次排列。3.在每份材料的右上角加盖档案编号章，编号应按照入团时间顺序编制，确保每份档案编号唯一。4.填写档案目录，目录应包括档案编号、材料名称、日期、页数等信息，以便查阅和管理。5.将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明档案编号、团员姓名、入团时间等信息。四、入团档案归档（一）归档要求1.入团档案应及时归档，确保档案资料的时效性和完整性。2.归档的档案应分类存放，便于查找和管理。3.建立档案索引，对归档的档案进行编号登记，注明档案存放位置，以便快速查阅。（二）归档步骤1.将整理好的入团档案移交至学校团委档案室。2.档案室工作人员对移交的档案进行核对，确认档案材料齐全、完整，整理规范后，办理档案交接手续。3.将档案按照年级、班级分类存放，并在档案架上标明档案类别、年级、班级等信息。4.根据档案索引，建立电子档案目录，便于档案的信息化管理和查询。五、入团档案保管（一）保管要求1.学校团委应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保入团档案的安全保管。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对入团档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（二）保管期限入团档案应长期保管，直至团员退团或死亡后按照相关规定进行处理。（三）档案销毁1.对于已失去保存价值的入团档案，应按照档案销毁程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案编号、名称、日期、页数等信息，并报学校团委负责人批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档备查。六、入团档案查阅（一）查阅权限1.本校团组织工作人员因工作需要查阅入团档案的，应填写档案查阅申请表，经学校团委负责人批准后，方可查阅。2.外单位因工作需要查阅本校入团档案的，应持有单位介绍信，经学校团委负责人批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与工作相关的范围内，并不得擅自摘抄、复制档案内容。3.团员本人因特殊原因需要查阅本人入团档案的，应填写档案查阅申请表，经学校团委负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应提前向学校团委档案室提交档案查阅申请表，申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.档案室工作人员根据查阅申请表，对查阅人身份和查阅权限进行核实，确认无误后，为查阅人提供相应的档案。3.查阅人应在档案室指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）查阅记录档案室应建立档案查阅登记表，详细记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息，查阅记录应存档备查。七、入团档案转递（一）转递条件1.团员因升学、转学、就业等原因需要转出团组织关系的，应及时办理入团档案转递手续。2.团员在本校毕业或退学的，学校团委应在规定时间内将其入团档案转递至新的团组织或相关部门。（二）转递程序1.团员本人或接收单位应向学校团委提交入团档案转递申请，申请应注明转递原因、接收单位名称、地址、联系人等信息。2.学校团委审核转递申请，确认无误后，开具入团档案转递介绍信，并将入团档案密封包装，在封口处加盖学校团委公章。3.团员本人或学校团委指定专人将入团档案转递至接收单位，并办理档案交接手续。接收单位应在入团档案转递介绍信回执上签字盖章，并及时将回执返回学校团委。4.学校团委收到回执后，应将其存档备查，并更新团员档案管理信息。（三）转递要求1.入团档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，不得邮寄或交团员本人自带。2.转递的入团档案应确保密封完好