文旅档案管理制度及流程

PAGE文旅档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强文旅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和开发，充分发挥档案在文旅事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及文旅业务的所有部门及人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类文旅档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映文旅业务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理与文旅业务相关的各类文件、资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则根据档案内容的敏感程度，严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部人员及相关部门查阅、利用档案，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责统筹规划、组织实施公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定和执行档案管理制度，对档案管理工作进行监督、检查和指导。3.建立档案检索系统，提高档案查询效率，为利用者提供便捷服务。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整和安全。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行清理。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司/组织的决策提供参考依据。三、档案的分类与编号（一）分类标准根据文旅业务的特点和档案内容，将档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.业务经营类：涵盖文旅项目策划、市场营销、客户关系管理、合同协议等方面的文件资料。3.资源开发类：涉及旅游景区、文化场馆等资源的规划、开发、建设、保护等相关档案。4.活动策划类：有关文旅节庆活动策划方案、活动执行记录、宣传资料等档案。5.宣传推广类：包括公司/组织的宣传册、海报、广告文案、媒体报道等宣传资料。6.财务审计类：财务报表、审计报告、预算决算等与财务相关的档案。7.人事档案类：员工个人基本信息、劳动合同、绩效考核、培训记录等人事档案。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的形式，具体如下：1.行政管理类：以“XZ”表示，流水号从001开始依次编排。2.业务经营类：用“JY”表示，流水号按顺序递增。3.资源开发类：编号为“KF”，后面跟随流水号。4.活动策划类：以“HD”表示，流水号连续编排。5.宣传推广类：编号为“XC”，按流水号进行管理。6.财务审计类：用“CW”表示，流水号依次确定。7.人事档案类：以“RS”表示，每个员工的档案有独立的编号序列。例如，行政管理类的第5份档案编号为“XZ005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在履行职责过程中形成的文件、资料、图表、数据等。2.与文旅业务相关的合同、协议、合作意向书等。3.各类文旅项目的申报材料、审批文件、验收报告等。4.参加文旅行业会议、培训、调研等活动带回的文件、资料。5.对外宣传推广产生的各类资料，包括宣传册、海报、视频素材等。6.员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件、笔记、总结等。（二）收集时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将其整理后移交档案管理部门。2.对于重大文旅项目或重要活动，相关部门应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内，将全部档案资料移交档案管理部门。（三）整理要求1.分类：按照档案分类标准进行分类，确保同一类档案集中存放。2.编号：对每份档案进行编号，并在档案封面、目录等位置标注编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查询利用。4.装订：对纸张较多、零散的档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。5.编页号：对有页码标识的档案，应核对页码是否连续；对无页码标识的档案，应逐页编写页号。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案后，对档案的完整性、准确性进行检查。2.按照档案分类和编号规则，对档案进行分类、编号，并将档案装入档案盒或档案柜。3.在档案管理系统中录入档案的基本信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。4.将档案存放在专门的档案库房，按照档案类别和保管期限进行排列上架。（二）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。具体保管期限划分如下：1.永久保管：公司/组织的重要规章制度、发展规划、年度总结等。涉及重大文旅项目的可行性研究报告、项目审批文件、竣工验收报告等。与上级主管部门、政府部门的重要往来文件。在文旅行业具有重大影响力的活动策划方案、宣传资料等。2.长期保管：一般的业务合同、协议，有效期在[X]年以上的。年度财务报表、审计报告等财务档案。重要的人事任免文件、员工绩效考核记录等人事档案。文旅资源开发过程中的中期评估报告、阶段性成果文件等。3.短期保管：一般性的行政管理文件，如会议通知、工作简报等。短期的文旅项目策划方案、活动执行记录等。临时性的宣传推广资料，如海报小样、短期活动宣传文案等。员工培训记录、一般性的工作汇报等人事档案。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%范围内。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限的档案分开存放。4.定期对档案库房进行检查和清洁，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理人员负责提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表交至档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息查找档案。3.查阅人在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对档案无误后，在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织的利益和声誉。2.利用档案形成的资料，如需公开发布或引用，必须经过档案管理部门和相关部门的审核，确保内容准确、合法。3.档案管理人员应积极配合档案利用工作，为利用者提供必要的帮助和支持。同时，应做好档案利用情况的记录，以便对档案利用效果进行跟踪和评估。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，提出销毁意见。3.鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，经公司/组织主管领导批准后存档。（二）销毁流程1.经批准销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、数量等信息。2.档案销毁清单需经档案管理部门负责人、公司/组织主管领导签字确认。3.按照规定的销毁方式，对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清单》与鉴定报告等相关材料一并归档保存。八、档案的数字化管理（一）数字化范围根据档案利用需求和实际情况，逐步对重要的文旅档案进行数字化处理，实现档案的电子化存储和检索。数字化档案的范围包括但不限于：1.具有重要历史价值和现实意义的文旅项目档案。2.涉及公司/组织核心业务的合同、协议等档案。3.珍贵的宣传推广资料、文化遗产相关档案等。（二）数字化流程1.扫描：采用专业扫描设备，按照一定的分辨率和格式对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.建立数字化档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、检索等管