卫生局档案工作管理制度

PAGE卫生局档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，更好地服务卫生事业发展，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、直属事业单位及下属医疗卫生机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映各项工作的实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足工作需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门卫生局设立专门的档案管理科室，配备专业档案管理人员，负责全局档案的集中管理和业务指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对各科室档案管理工作进行监督、检查和指导，开展档案业务培训。4.做好档案信息化建设工作，维护档案管理系统。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。（三）各科室职责1.负责本科室文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、初步整理和移交工作。3.配合档案管理部门做好档案管理的各项工作，接受档案管理部门的监督和指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、业务档案等。3.本局与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。4.本局工作人员在工作中形成的具有保存价值的书信、手稿、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室的文件材料，确保文件材料不丢失、不损坏。2.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。3.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度机构保管期限分类，编制案卷目录。2.业务档案：根据业务类别进行分类整理，建立档案索引。3.会计档案：按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.科技档案：按照项目进行分类，建立项目档案卷，包括项目立项、实施、验收等全过程文件材料。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务工作结束后及时归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。（二）归档程序1.各科室兼职档案员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.将审核后的档案移交档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和整理，符合要求后进行归档。3.档案管理人员按照分类方案对归档档案进行编号、编目，建立档案检索工具。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.定期保管：分为30年和10年。对在一定时期内具有查考利用价值的档案。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.方便快捷原则：优化利用流程，提高利用效率，满足利用者需求。3.安全保密原则：确保档案在利用过程中的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，限期归还。3.复制：根据利用者需求，可提供档案复印件，但需经档案管理部门负责人批准。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等。2.档案管理部门对利用申请进行审核，符合规定的予以批准。3.查阅档案时，利用者应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自将档案带出。4.借阅档案时，利用者应出具借条，注明借阅档案名称、数量、期限等，按时归还。5.复制档案时，档案管理部门应做好登记，注明复制内容、数量等。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得提供利用。2.重要档案的利用应经本局主要领导批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经本局主要领导批准后进行销毁。（四）销毁要求1.销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销。2.监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。3.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房整洁。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。（三）信息系统管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对信息系统进行维护和升级，确保系统正常运行。3.利用信息系统实现档案的检索、利用、统计等功能，提高档案管理效率。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各科室档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案管理制度的行为，应及时予以纠正