社区民调档案管理制度

PAGE社区民调档案管理制度一、总则（一）目的为了加强社区民调档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在社区治理、决策、服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有与民调相关的档案管理工作，包括但不限于社区居民意见调查、满意度调查、矛盾纠纷调解记录等各类涉及社区民意调查的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区民调工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：涵盖民调工作的各个环节，确保档案资料齐全、完整。3.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息等的档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和利用。二、档案管理职责（一）社区民调工作小组职责1.负责组织开展社区民调工作，确保调查过程的规范、有序。2.及时收集、整理民调过程中产生的各类原始资料，并按照要求进行初步分类和登记。3.配合档案管理部门做好档案的移交、归档等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善社区民调档案管理制度，并监督执行。2.负责对社区民调工作小组移交的档案进行审核、整理、分类、编号、装订等工作。3.建立档案存储设施，确保档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的准确性和完整性。（三）社区工作人员职责1.在参与民调工作过程中，负责准确记录相关信息，确保记录内容真实、准确、完整。2.及时将涉及本人工作的民调档案资料移交至档案管理部门或民调工作小组。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.民调工作方案、计划、通知等文件。2.调查问卷、访谈提纲、调查样本清单等调查工具。3.调查过程中收集的居民意见、建议、反馈信息等原始记录，包括纸质问卷、电子文档、录音、录像等。4.矛盾纠纷调解过程中的相关记录，如调解申请书、调解笔录、调解协议等。5.民调工作总结、报告、分析评估等资料。6.其他与社区民调工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.民调工作小组应在每次民调工作结束后及时收集相关资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确、清晰，不得有缺页、破损、涂改等情况。3.对于电子资料，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.分类：按照民调工作的类型、时间、主题等因素进行分类。例如，可分为居民满意度调查档案、社区问题专项调查档案、矛盾纠纷调解档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。四、档案的存储与保管（一）存储设施1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、密集架等，确保档案存放有序、安全。3.安装监控设备、消防设备等安全设施，保障档案库房的安全。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的居民意见调查资料、临时性的社区问题调查记录等。2.中期档案：保管期限为510年，如较为重要的社区满意度调查档案、阶段性的矛盾纠纷调解总结等。3.长期档案：保管期限为10年以上，涉及社区重大决策依据的民调档案、具有历史研究价值的民调资料等。（三）保管要求1.档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变、丢失等情况。3.对电子档案应进行定期备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。4.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内堆放杂物、易燃物品等。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.社区内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在规定的地点查阅，不得擅自将档案带出库房或进行拍照、复印、摘录等操作，确需复制的，应按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅社区民调档案的，应提前向社区提出书面申请，说明借阅目的、范围、时间等，并加盖单位公章。2.经社区负责人审批同意后，借阅人员应与档案管理部门签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，如发生上述情况，应承担相应的法律责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、社区负责人等组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的真实性、完整性、准确性进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.评估利用价值：综合考虑档案在社区治理、决策、服务等方面的作用，评估其现实利用价值。3.参考保管期限：对照档案的保管期限规定，确定是否已达到销毁期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经社区负责人审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应有专人负责监督，并在《档案销毁记录》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清单》和《档案销毁记录》应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社区民调档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，如档案信息的修改、补充、删除等操作，确保数据与实际档案情况一致。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，防止数据泄露和系统故障。3.对系统数据进行定期备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存放于不同地点。（四）信息化利用1.社区工作人员可通过信息化管理系统快速查询和获取所需的民调档案信息，提高工作效率。2.利用系统提供的数据分析功能，对民调数据进行统