县级档案局档案管理制度

PAGE县级档案局档案管理制度一、总则（一）目的为加强县级档案局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县级档案局各科室及全体工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案应如实反映历史事实，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。5.服务性原则：以服务为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案服务。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构成立县级档案局档案管理领导小组，由局长担任组长，各分管副局长担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。设立档案管理科，负责具体的档案管理业务工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等。（二）人员职责1.局长职责全面负责档案局档案管理工作，贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。审定档案管理工作计划和规章制度，指导、监督和检查档案管理工作。协调解决档案管理工作中的重大问题，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。2.分管副局长职责协助局长做好档案管理工作，负责分管科室档案工作的组织、协调和指导。督促分管科室按照档案管理规定及时收集、整理和移交档案，确保档案的完整和规范。参与档案管理工作中的重要决策，提出意见和建议。3.科室负责人职责负责本科室档案工作的具体组织和实施，确保本科室形成的档案及时、准确地收集和整理。按照档案管理要求，对本科室档案进行分类、编号、装订等整理工作，并按时移交档案管理科。负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。积极配合档案管理科开展档案利用工作，为利用者提供必要的档案信息。4.档案管理人员职责认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，负责档案的日常管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案整理规范、有序。做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的鉴定、统计和销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，准确统计档案数量和利用情况。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为档案利用提供便利。热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅和借阅服务，做好利用登记和跟踪反馈工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映县级档案局工作活动的各类文件、资料、记录、报表、会议纪要等。2.县级档案局在履行职能过程中形成的重要业务文件、档案、资料等。3.涉及县级档案局的各类合同、协议、项目文件等。4.向上级部门报送的各类文件、报告、总结等，以及上级部门下发的与县级档案局相关的文件、资料。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对重要的电子文件，应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应科学、规范、便于记忆和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、有序。2.对不同类型的档案应采用相应的装具进行存放，如文书档案采用档案盒，科技档案采用专用卷夹等。（三）档案保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.做好档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置等。5.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人担任组长，相关科室负责人和档案管理人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件地审查档案内容，分析档案的历史、现实和未来价值。2.参考档案保管期限表，结合档案的形成背景和利用情况，确定档案的保管期限。3.对涉及重要事项、重大历史事件等具有长远保存价值的档案，应延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等内容，并经档案管理科负责人和分管副局长审核签字。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由两名以上档案人员负责监销，确保销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计人员应定期收集、整理档案统计数据，填写档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。3.档案统计报表应报送档案管理科负责人和分管副局长审核，并按规定向上级部门报送。（二）编研工作1.制定档案编研计划，围绕县级档案局的工作中心和重点，有针对性地开展档案编研工作。2.档案编研人员应深入挖掘档案资源，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题汇编等。3.编研成果应经档案管理科负责人和分管副局长审核，确保编研内容的真实性和准确性。4.积极推广档案编研成果，为利用者提供优质、高效的档案信息服务。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障利用者的合法权益。2.遵循保密规定，确保档案信息不泄露。3.方便利用者，提高档案利用效率。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经县级档案局分管领导批准。3.公民因特殊需要查阅档案，须经县级档案局审核，并报上级主管部门批准。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理科查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经档案管理科负责人和分管副局长批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，须经档案管理科负责人批准，并按规定收取复制费用。复制的档案应加盖档案管理科印章，与原件具有同等效力。