艺术培育机构档案管理制度

PAGE艺术培育机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强本艺术培育机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本艺术培育机构各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映机构的各项活动和业务情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案材料的齐全。4.保密性原则：对涉及机构机密和个人隐私的档案严格保密。5.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，方便档案的查阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机构的各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、查阅、归还等服务工作，对利用情况进行登记。6.组织档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守档案管理制度，正确使用和保管本部门的档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。5.定期向档案管理部门负责人汇报档案管理工作情况。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括机构设立、变更、注销等文件，行政会议记录，工作计划、总结，规章制度，人事档案，合同协议等。2.教学管理类：教学大纲、教案、教学计划、课程安排，学生成绩记录，教学评估资料，教学活动记录等。3.师资管理类：教师个人资料，教师培训记录，教师教学成果，教师考核评价等。4.学员管理类：学员报名资料，学员学籍档案，学员学习记录，学员奖惩情况等。5.财务档案类：财务预算、决算报告，会计凭证，账簿，财务报表，审计报告等。6.艺术作品档案类：机构师生创作的各类艺术作品原件、照片、视频等资料。7.活动档案类：各类艺术活动策划方案、活动总结，活动照片、视频，活动宣传资料等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。1.全宗号：暂定为[具体全宗号]。2.年度：以公元纪年表示，如“20XX”。3.保管期限：分为“永久”“长期（15年以上）”“短期（15年以下）”。4.类别：按照上述档案分类的类别，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表教学管理类等。5.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：一份2023年形成的行政管理类永久档案，编号为：[全宗号]2023永久A001。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时收集相关档案材料，确保档案的真实性和完整性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求，一般为A4纸张，电子文件应采用通用格式保存。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应一式多份，分别保存于不同介质。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件性质、时间顺序进行分类整理，同一文件的正件与附件、定稿与修改稿应放在一起。2.教学管理类档案：以课程为单元，将教学大纲、教案、教学计划、学生成绩等相关材料依次排列。3.师资管理类档案：按教师个人建立档案盒，将教师各类资料分类装入。4.学员管理类档案：以学员个人为单位，将报名资料、学籍档案、学习记录等材料整理归档。5.财务档案类档案：按照会计年度和档案类别，将会计凭证、账簿、报表等分别整理装订。6.艺术作品档案类：对艺术作品进行编号、登记，附上作品说明、创作时间等信息，同时保存好作品的照片、视频等资料。7.活动档案类：按照活动项目，将策划方案、活动总结、宣传资料等进行整理，活动照片和视频应标注拍摄时间、地点、人物等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列上架，不同保管期限的档案应分开存放。2.电子档案应进行备份，存储于多种介质，并分别存放在不同地点。备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.艺术作品档案中的原件应妥善保管，如有特殊要求，应采取相应的保护措施，如防潮、防虫、防火等。照片、视频等资料应进行数字化处理，建立电子档案进行保存。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并详细记录清查结果。3.对清查中发现的问题，应分析原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似问题再次发生。六、档案的利用（一）借阅规定1.本机构员工因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经机构负责人批准，并填写《档案查阅登记表》，方可查阅。查阅重要档案时，应有本机构人员陪同。3.档案借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员必须严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案转借他人。（二）查阅规定1.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅电子档案应使用档案管理部门提供的设备和软件，不得私自复制、传播档案内容。3.查阅人员如需摘录、复印档案内容，应经档案管理部门负责人批准，复印的档案材料应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）归还规定1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理续借手续。2.归还档案时，借阅人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。3.档案管理部门在接收归还的档案时，应认真检查档案的归还情况，确认无误后，在《档案借阅登记表》上签字注销。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的质量和价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，避免误判和漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本机构的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，分别采取继续保存、延长保管期限、销毁等处理措施。（四）销毁程序1.对确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，经鉴定小组审核签字，报机构负责人批准。