影楼档案管理制度

PAGE影楼档案管理制度一、总则（一）目的为加强影楼档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于影楼内所有部门及员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：影楼档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映影楼的各项业务活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善影楼档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理影楼各类档案，包括但不限于客户档案、摄影作品档案、员工档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订和上架，建立健全档案检索体系。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和合法性。6.为影楼各部门提供档案查询、借阅等服务，做好档案利用登记工作。7.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化和网络化。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，协助档案管理部门做好档案的整理、编目和利用等工作。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和积累，确保档案的质量。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）员工职责1.员工在工作中应及时将形成的文件材料交本部门兼职管理员，不得私自留存。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、借阅、复制、销毁档案。3.积极配合档案管理部门的工作，提供有关档案的线索和信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.客户档案：包括客户基本信息、预约订单、拍摄合同、选片记录、后期制作记录、客户反馈等。2.摄影作品档案：包括原始拍摄底片、数码照片、样片、成片等。3.员工档案：包括员工个人简历、入职手续、培训记录、绩效考核、奖惩情况等。4.业务档案：包括市场推广资料、活动策划方案、合作协议、订单统计报表等。5.财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、税务资料等。6.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、办公用品采购记录等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对各类档案进行统一编号。2.编号格式为：[档案类别代码][年份][流水号]。档案类别代码：客户档案（KH）、摄影作品档案（ZP）、员工档案（YG）、业务档案（YW）、财务档案（CW）、行政管理档案（XZ）。年份：用四位数字表示，如2023年。流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始。3.例如，2023年第5个客户档案的编号为：KH2023005。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职管理员应定期收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.对于重要的文件材料，应及时收集并移交档案管理部门。3.档案管理部门应主动向各部门收集应归档的文件材料，加强沟通与协调。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.按照档案类别和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防设备、防虫药品、除湿设备等。（二）档案存放方式1.档案应按照类别和编号顺序存放在档案架上，标识清晰。2.对于摄影作品档案，应采用专门的底片存储盒或数码存储设备进行保存，并做好备份。3.对于重要的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等，发现问题及时处理。3.对检查情况进行记录，建立档案检查台账。六、档案利用（一）档案借阅1.影楼内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。5.借阅档案时，应注意保护档案的安全和完整，不得擅自涂改、损坏、转借档案。（二）档案查阅1.影楼内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理部门应安排专人负责，提供必要的查阅条件。3.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。（三）档案外借1.因特殊情况需要将档案外借给外部单位或个人，应填写《档案外借申请表》，注明外借档案的名称、编号、外借单位或个人名称、外借目的、外借期限等信息。2.《档案外借申请表》经影楼负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，办理档案外借手续，填写《档案外借登记薄》，记录外借人姓名、单位、外借时间、归还时间等信息。4.外借档案时，应要求外借单位或个人提供有效担保，并签订《档案外借协议》，明确双方的权利和义务。5.外借单位或个人应在规定的期限内归还档案，档案管理部门应及时对外借档案进行检查，如果发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究外借单位或个人的责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的重要性、时效性、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定保管期限。4.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.《档案销毁申请表》经影楼负责人签字同意后，交档案管理部门组织销毁。4.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销。5.销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，不得泄露档案内容。6.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保电子档案的质量和安全性。3.对电子档案进行分类、编号、存储，建立与纸质档案相对应的电子档案目录。（二）档案信息系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的在线