幼儿园档案封存制度

PAGE幼儿园档案封存制度一、总则（一）目的为了保护幼儿园学生及其家庭的隐私，规范幼儿园档案管理，确保档案信息的安全性和保密性，特制定本档案封存制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及涉及幼儿园档案管理的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及教育行业相关标准，确保档案封存工作合法合规。2.保密性原则：对封存档案中的信息严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证档案在封存过程中的完整性，不丢失、不损坏档案材料。4.可追溯性原则：对档案封存、保管、查阅等环节进行详细记录，以便追溯和查询。二、档案封存范围（一）学生个人档案1.学生基本信息，包括姓名、性别、出生日期、家庭住址、联系方式等。2.学生学习成绩、奖惩记录、品德表现等在校期间的各类评价材料。3.学生体检报告、疫苗接种记录等健康相关资料。4.其他与学生个人发展相关的重要材料。（二）教职工人事档案1.教职工个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、学历、职称等。2.教职工入职、离职相关材料，包括招聘录用文件、离职申请及审批材料等。3.教职工考核评价材料，如年度考核表、绩效考核记录等。4.教职工培训、进修记录，专业技术资格证书等相关材料。5.其他涉及教职工个人隐私及工作经历的重要材料。（三）幼儿园管理档案1.幼儿园招生计划、招生名单、录取通知等招生相关档案。2.幼儿园教学管理档案，如教学计划、教案、课程安排等。3.幼儿园财务管理档案，包括财务报表、收支记录、采购合同等。4.幼儿园安全管理档案，如安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。5.其他反映幼儿园整体运营和管理情况的重要档案。三、档案封存流程（一）档案整理1.各部门负责收集、整理本部门涉及的应封存档案材料，确保材料齐全、完整、准确。2.对收集到的档案材料进行分类、编号，编制档案目录，以便于后续管理和查询。（二）档案审核1.整理后的档案由部门负责人进行初步审核，检查档案材料的真实性、完整性和规范性。2.审核通过后，将档案提交至幼儿园档案管理部门进行再次审核。档案管理部门对档案的内容、格式、装订等进行全面检查，确保符合封存要求。（三）档案封存1.经审核无误的档案，由档案管理部门采用专用的档案封存设备和材料进行封存。封存方式可根据档案类型和保密要求选择纸质档案密封、电子档案加密存储等方式。2.在档案封存过程中，应在封存材料上注明档案名称、编号、封存日期、封存人员等信息，并加盖封存专用章。（四）封存档案存储1.封存后的档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.按照档案类别、年份等进行分类存放，建立档案存储索引，便于快速查找和调阅。（五）档案封存记录1.建立档案封存台账，详细记录档案封存的时间、内容、编号、封存人员等信息。2.对档案封存过程中的重要操作，如档案审核意见、封存设备使用记录等进行留存，以备查阅。四、档案查阅与使用（一）查阅权限1.因工作需要查阅封存档案的，必须经过严格的审批流程。审批人员应根据查阅目的和必要性，确定查阅范围和查阅人员。2.一般情况下，涉及学生个人隐私的档案仅限幼儿园内部相关工作人员因教育教学、管理服务等工作需要查阅，且查阅人员不得少于两人。3.涉及教职工人事档案的查阅，需经教职工本人同意或按照相关人事管理规定进行审批。（二）查阅申请1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况进行审批，并签署意见。（三）查阅审批1.申请表经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行再次审核，确保查阅目的合法合规，查阅范围合理。2.对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需提交幼儿园分管领导审批。（四）查阅实施1.经审批通过的查阅申请，由档案管理部门安排专人陪同查阅人员到档案库房进行查阅。查阅过程中，查阅人员应严格遵守档案库房管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。2.如需复制档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制后的档案材料应与原件核对无误，并注明复制日期、复制人员等信息。（五）查阅记录1.建立档案查阅记录台账，详细记录查阅申请时间、查阅人员姓名、部门、查阅内容、查阅时间、审批意见等信息。2.查阅结束后，查阅人员应在查阅记录上签字确认，确保查阅过程的真实性和可追溯性。五、档案保管与维护（一）保管责任1.档案管理部门负责封存档案的日常保管工作，指定专人负责档案库房的管理和维护。2.档案保管人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案保管的相关规定和要求，确保档案安全。（二）库房环境维护1.定期对档案库房进行清洁、消毒，保持库房内环境整洁、卫生。2.控制库房内的温度、湿度，确保档案材料不受潮、发霉、变质。根据季节变化和档案保管要求，合理调节库房温湿度，温度宜控制在14℃24℃之间，相对湿度宜控制在45%60%之间。（三）档案设备维护1.定期对档案封存设备、存储设备等进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.对档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等安全设施进行定期检查和维护，确保设施完好有效。（四）档案定期盘点1.每年定期对封存档案进行全面盘点，核对档案数量、编号、存储位置等信息，确保档案账实相符。2.在盘点过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（五）档案保管期限1.幼儿园档案的保管期限应根据国家法律法规及教育行业相关标准确定。一般情况下，学生个人档案保管期限为学生毕业离校后[X]年，教职工人事档案保管期限为教职工离职后[X]年，幼儿园管理档案保管期限根据档案性质和重要程度确定。2.超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、档案销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无利用价值的。3.其他经鉴定需要销毁的档案。（二）销毁申请1.档案管理部门根据档案保管期限和实际情况，定期对拟销毁的档案进行清理和统计，填写《档案销毁申请表》。2.在申请表中详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。（三）销毁审批1.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核后，提交至幼儿园分管领导审批。2.分管领导根据档案销毁申请的内容和相关规定进行审批，签署审批意见。（四）销毁实施1.经审批同意销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应在两人以上监督下进行，确保销毁彻底、安全。2.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行数据覆盖，确保数据无法恢复。（五）销毁记录1.建立档案销毁记录台账，详细记录档案销毁的时间、名称、编号、数量、销毁方式、监督人员等信息。2.销毁记录应长期保存，以备查阅和审计。七、监督与检查（一）内部监督1.幼儿园成立档案管理监督小组，定期对档案封存制度的执行情况进行检查和监督。2.监督小组应检查档案封存、保管、查阅、销毁等环节的工作是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.定期接受教育主管部门或相关审计机构的审计检查，积极配合审计工作，提供真实、完整的档案资料。2.根据审计意见和建议，及时完善档案封存制度和管理工作，确保档案管理工作规范、合法。（三）责任追究1.对于违反档案封存制度，导致档案信息泄露、丢失、损坏等情况的，将依法依规追究相关人员的责任。2