学校档案室规章制度范本

PAGE学校档案室规章制度范本一、总则（一）目的为加强学校档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门及全体教职员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案工作的法律法规和方针政策，依法开展档案管理工作。2.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.维护档案的完整与安全原则：采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的真实性和完整性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供优质的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责学校各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导学校各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训和工作指导。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和规范整理。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和手段。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照学校档案管理规定，及时将整理好的档案移交档案室集中保管。4.在开展各项工作过程中，重视档案资料的形成和积累，配合档案室做好档案的收集和利用工作。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案工作的具体组织和实施，按照档案管理要求，做好档案的收集、整理、分类、编目等工作。2.定期对本部门档案进行清查和核对，确保档案的齐全完整，发现问题及时向档案室报告并采取措施解决。3.协助档案室做好档案的移交、借阅、利用等工作，为学校各部门和师生提供档案查阅服务。4.参加档案室组织的业务培训，不断提高自身的档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.党群工作类：学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、学生成绩册、实习实训资料、教学评估材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生就业档案等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、科研奖励证书等。6.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告,项目立项审批文件,设计图纸,施工文件,竣工验收文件等。7.仪器设备类：仪器设备的购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事工作类：学校对外交流合作的协议、合同、出访记录、来访接待资料等。9.声像档案类：学校重大活动、重要事件的照片、录音、录像等资料。10.实物档案类：学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、纪念品等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。对于电子文件，应确保其格式通用、内容真实、存储安全，并按照规定进行备份。3.各部门兼职档案员应定期对收集到的档案进行初步整理，分类存放，便于后续的集中整理和归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学合理，层次分明，编号规范统一，便于查找和统计。3.整理过程中应保证档案的真实性、完整性和准确性，不得随意篡改、抽取或销毁档案内容。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.教学档案按照教学环节和类别进行分类整理，并建立相应的目录索引。3.学生档案按照年级、班级进行分类整理，确保学生档案的规范有序。4.科研档案按照项目类别和研究阶段进行分类整理，建立科研项目档案数据库。5.声像档案和实物档案应进行详细的分类登记，并配以文字说明，注明形成时间、地点、人物、事由等信息。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.教学档案、学生档案应在每学期结束后及时归档。3.科研档案应在项目结题后三个月内完成归档。4.基本建设档案、仪器设备档案应在项目竣工验收后一个月内归档。5.外事档案应在每次外事活动结束后及时归档。6.声像档案和实物档案应在形成后及时整理归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照档案整理规范，对已整理好的档案进行系统排列，编制档案目录，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、起止时间、保管期限等详细信息，一式两份，双方签字确认。3.移交的档案应装订整齐、编目准确、装盒规范，并在档案盒封面和脊背标注清晰的档案信息。（三）移交程序1.各部门兼职档案员在规定的归档期限内，将整理好的档案移交至档案室。2.档案室对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.经核对无误后，档案室接收档案，并在档案移交清单上签字盖章，一份留存档案室，一份退还移交部门。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案保管场所应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如消防器材、防盗门、防盗窗、除湿机、防虫药、鼠夹、窗帘、吸尘器等。3.档案室应设置不同类型的档案柜架，按照档案类别和保管期限进行分类存放，并在柜架上标注清晰的档案标识。（二）保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校在重大活动、重要事件中形成的具有历史查考价值的文件材料，以及反映学校主要职能活动和基本历史面貌的文件材料等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括学校在教学、科研、管理等工作中形成的重要文件材料，以及具有一定历史价值和参考价值的文件材料等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括学校在日常工作中形成的一般性文件材料，以及在一定时期内具有查考利用价值的文件材料等。（三）档案整理与上架1.档案室接收档案后，应按照档案整理规范对档案进行进一步的整理和编目，确保档案的系统性和规范性。2.根据档案的类别、保管期限和排列顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒脊背上标注档案的全宗号、年度、保管期限、起止件号等信息。3.将整理好的档案按照分类存放要求，有序上架排列，并建立档案存放位置索引，便于快速查找和调阅档案。（四）档案清查与统计1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的实际数量与档案目录一致，档案无丢失、损坏等情况。2.在清查过程中，如发现档案存在问题，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。同时，对清查结果进行详细记录，形成档案清查报告。3.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。2.学校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。3.学生因学习、实习、就业等需要，可查阅本人的学籍档案、成绩档案等相关材料。4.校外单位因工作需要，经学校有关部门批准，可查阅、借阅与本单位业务相关的档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案原件或复印件，查阅时应在档案室工作人员的指导下进行，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案室工作人员按照规定的程序进行复制，并加盖档案室印章。（三）利用审批1.校内查阅、借阅档案，由利用者所在部门负责人审批。2.校外单位查阅、借阅档案，需经学校分管领导审批，并出具单位介绍信，注明查阅、借阅档案的范围和用途。3.学生查阅本人档案，由学生所在学院辅导员审批。（四）利用期限1.查阅档案一般应在档案室当场进行，如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并在规定时间内归还。2.借阅档案的期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。（五）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学校档案的实际情况，对档案的价值和保管期限进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面评估，确保鉴定结果的准确性和客观性。3.注重档案的历史价值、现实利用价值和长远保存价值，既要保证档案的完整性，又要避免过度保存无价值的档案。（二）鉴定组织成立学校档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员代表以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限，确定其存毁。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，判断档案的价值和保管期限。3.效益评估法：从档案利用的频率效益、经济效益、社会效益等方面进行评估，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。2.档案销毁清单经学校分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清单上签字确认。监销人员应将档案销毁情况记录在案，以备查考。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和自动化，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为学校各部门和师生提供便捷的档案查阅和利用服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对学校现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源整合：整合学校各部门的档案信息资源，打破信息壁垒，实现档案信息的集中统一管理和共享利用。4.档案信息安全保障：建立健全档案信息安全管理制度，采取技术防护措施，如防火墙、入侵检测、数据加密、备份恢复等，确保档案信息的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。扫描后的电子档案应进行质量检查，确保图像清晰、完整、可读。2.档案管理系统操作流程：利用档案管理信息系统进行档案的录入、编目、检索、借阅、利用登记等操作。操作人员应严格按照系统操作规范进行操作，确保系统数据的准确性和安全性。3.档案信息资源共享流程：通过学校内部网络或档案管理信息系统，实现档案信息资源的共享。各部门和师生可根据权限查阅和利用共享的档案信息。（四）信息化管