档案局固定资产制度

PAGE档案局固定资产制度一、总则（一）目的为加强档案局固定资产管理，规范固定资产购置、使用、处置等行为，提高固定资产使用效益，保障档案局各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合档案局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局机关及所属各部门固定资产的管理。（三）固定资产定义及分类1.固定资产定义：指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但使用时间超过一年的大批同类物资，作为固定资产管理。2.固定资产分类：房屋及建筑物：包括办公用房、档案库房、附属用房等。专用设备：如档案存储设备、档案数字化设备、安全监控设备等。一般设备：办公家具、办公设备、运输设备等。文物和陈列品：具有历史、艺术、科学价值的文物及陈列用于展览等目的的物品。图书、档案：档案局保存的各类档案资料及图书等。其他固定资产：不属于以上各类的固定资产。（四）管理原则1.统一领导、归口管理：档案局固定资产管理工作在局领导统一领导下，由办公室归口管理，负责固定资产的购置、调配、处置等工作的组织实施，并对各部门固定资产管理情况进行监督检查。2.分级负责、责任到人：各部门负责人为本部门固定资产管理的第一责任人，负责本部门固定资产的日常管理和维护，确保固定资产的安全完整和合理使用。3.合理配置、提高效益：根据档案局工作需要，合理配置固定资产，避免重复购置和闲置浪费，提高固定资产使用效益。4.规范核算、如实反映：按照国家有关财务制度规定，对固定资产进行规范核算，如实反映固定资产的增减变动和结存情况。二、固定资产购置（一）购置计划1.各部门根据工作需要和实际情况，每年年底前编制下一年度固定资产购置计划，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途等，并提交办公室。2.办公室对各部门提交的购置计划进行汇总审核，结合档案局实际财力状况和工作重点，提出综合平衡意见，报局领导审批。3.经批准的购置计划作为年度固定资产购置的依据，各部门应严格按照计划执行。如因工作需要确需调整购置计划的，应提前向办公室提出申请，经办公室审核后报局领导批准。（二）采购流程1.采购方式：固定资产购置应按照国家有关政府采购的规定，根据资产的性质、金额等情况，分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式进行采购。对于批量较小、金额较低的固定资产购置，经局领导批准后，可采用自行采购的方式，但应选择具有良好信誉的供应商，并签订采购合同。2.采购实施：办公室负责组织实施固定资产采购工作。采购人员应严格按照采购程序和相关规定进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。在采购过程中，采购人员应与供应商就采购物品的规格、型号、数量、价格、质量、售后服务等条款进行充分沟通和协商，签订详细的采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购物品符合档案局工作需要和质量要求。采购人员应及时跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应货物。对于采购过程中出现的问题，应及时与供应商协商解决，并向办公室报告。（三）验收与入库1.固定资产到货后，办公室应及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对固定资产的数量、规格、型号、质量等进行认真检查，确保验收合格。2.验收合格的固定资产，由办公室负责办理入库手续，并填写固定资产入库单。固定资产入库单应详细记录固定资产的名称、规格型号、数量、购置日期、供应商等信息。3.对于验收不合格的固定资产，办公室应及时与供应商联系，要求供应商限期更换或处理。如因供应商原因造成的损失，应按照采购合同的约定追究供应商的责任。三、固定资产使用与保管（一）使用部门职责1.各部门负责本部门固定资产的日常使用和保管工作，应指定专人负责固定资产的管理，并建立固定资产使用台账，详细记录固定资产的领用、使用、归还等情况。2.使用人员应严格按照固定资产的操作规程进行操作，确保固定资产的安全使用。如因使用不当造成固定资产损坏的，应承担相应的责任。3.使用部门应定期对本部门固定资产进行清查盘点，确保固定资产账实相符。发现固定资产丢失、损坏等情况时，应及时向办公室报告，并查明原因，提出处理意见。（二）保管要求1.固定资产应分类存放，摆放整齐，便于管理和使用。对于贵重设备和精密仪器，应指定专人保管，并采取必要的安全防护措施。2.固定资产存放地点应保持整洁、干燥、通风良好，避免因环境因素造成固定资产损坏。3.固定资产使用部门应定期对固定资产进行维护保养，确保固定资产的正常运行。对于需要维修的固定资产，应及时填写维修申请单，报办公室审核后安排维修。（三）资产转移1.因工作需要，固定资产在档案局内部各部门之间转移时，由转出部门填写固定资产转移单，经转出、转入部门负责人签字确认后，报办公室备案。2.办公室根据固定资产转移单对固定资产台账进行调整，确保固定资产账实相符。（四）资产出租出借1.档案局固定资产原则上不得出租出借。确因工作需要出租出借固定资产的，应经局领导批准，并签订出租出借合同。2.出租出借固定资产应按照国家有关规定收取租金或费用，并及时足额上缴财政。四、固定资产折旧与减值（一）折旧政策1.档案局固定资产折旧采用平均年限法计提。折旧年限根据国家有关规定和固定资产的实际使用情况确定，具体折旧年限如下：房屋及建筑物：2040年专用设备：510年一般设备：58年文物和陈列品：不计提折旧图书、档案：不计提折旧其他固定资产：参照同类固定资产折旧年限确定2.固定资产折旧按月计提，当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧；当月减少及停用的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起停止计提折旧。（二）折旧核算1.财务部门负责固定资产折旧的核算工作，按照规定的折旧方法和折旧年限，定期计算并计提固定资产折旧。2.固定资产折旧计提分录如下：借：业务活动费用/单位管理费用等贷：固定资产累计折旧（三）减值准备1.财务部门应定期对固定资产进行检查，如发现固定资产存在减值迹象的，应按照国家有关规定计提固定资产减值准备。2.固定资产减值准备的计提应经局领导批准，并按照规定的程序进行账务处理。五、固定资产处置（一）处置范围1.已达到规定使用年限且无法继续使用的固定资产。2.因技术进步等原因，已被淘汰或不再适用的固定资产。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成毁损、报废的固定资产。4.盘亏、呆账及非正常损失的固定资产。5.闲置、不需用的固定资产。6.其他需要处置的固定资产。（二）处置方式1.报废：对于已达到规定使用年限且无法继续使用、因技术进步等原因已被淘汰或不再适用、因自然灾害等原因造成毁损无法修复的固定资产，经鉴定后予以报废。2.出售：对于闲置、不需用的固定资产，经评估后可对外出售。出售固定资产应按照国家有关规定进行公开拍卖或招标，确保出售价格合理、公正。3.捐赠：对于符合条件的固定资产，经局领导批准后可对外捐赠。捐赠固定资产应办理相关手续，并确保捐赠资产的合理使用。4.核销：对于盘亏、呆账及非正常损失的固定资产，经查明原因并报局领导批准后，予以核销。（三）处置程序1.申请：固定资产使用部门或管理部门填写固定资产处置申请表，详细说明处置固定资产的名称、规格型号、数量、购置日期、处置原因等，并提交办公室。2.鉴定：办公室组织相关部门和人员对拟处置固定资产进行鉴定，确认是否符合处置条件，并提出处置意见。3.审批：固定资产处置申请表经办公室审核后，报局领导审批。重大固定资产处置事项应经局党组会议研究决定。4.处置实施：经批准的固定资产处置事项，由办公室负责组织实施。处置过程中应严格按照国家有关规定进行操作，确保处置过程的公开、公平、公正。5.账务处理：财务部门根据固定资产处置审批文件和相关凭证，及时进行账务处理，核销固定资产账面价值，并按照规定进行收入核算。（四）处置收入管理1.固定资产处置收入应按照国家有关规定上缴财政，实行收支两条线管理。2.财务部门应及时足额上缴固定资产处置收入，并按照规定进行账务处理。六、固定资产清查盘点（一）清查盘点组织1.档案局每年定期组织一次固定资产清查盘点工作，清查盘点工作由办公室牵头，财务部门、各使用部门等共同参与。2.清查盘点工作应制定详细的工作计划，明确清查盘点的范围、内容、方法、时间安排等，并组织相关人员进行培训，确保清查盘点工作的顺利开展。（二）清查盘点方法1.账实核对：以固定资产台账为依据，对固定资产实物进行逐一核对，确保账实相符。2.实地盘点：对固定资产存放地点进行实地盘点，检查固定资产的数量、质量、使用状况等情况。3.重点抽查：对价值较高、使用频繁的固定资产进行重点抽查，核实固定资产的实际情况。（三）清查盘点结果处理1.清查盘点结束后，办公室应及时编制固定资产清查盘点报告，详细反映清查盘点的情况、结果及存在的问题。2.对于清查盘点中发现的账实不符、固定资产丢失、损坏等问题，应查明原因，分清责任，并提出处理意见。3.财务部门应根据固定资产清查盘点报告和相关处理意见，及时调整固定资产账目，确保固定资产账实相符。七、监督检查与奖惩（一）监督检查1.办公室负责对档案局固定资产管理情况进行定期监督检查，检查内容包括固定资产购置、使用、保管、处置等环节的管理情况。2.财务部门负责对固定资产财务核算情况进行监督检查，确保固定资产财务核算的规范、准确。3.各部门应自觉接受监督检查，积极配合做好