良种场档案管理制度

PAGE良种场档案管理制度一、总则（一）目的为加强良种场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在良种场生产、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于良种场各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指良种场在各项活动中直接形成的对国家、社会和良种场具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由场综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映良种场的工作实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理良种场各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理良种场各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）各部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.协助综合档案室开展档案业务工作，接受综合档案室的业务指导和监督。3.对本部门形成的档案进行定期检查，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括场党委、行政的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.生产经营类：包括良种繁育计划、生产操作规程、田间管理记录、产量数据、销售合同等。3.科研项目类：包括科研项目申报书、研究方案、实验记录、研究报告、成果鉴定材料等。4.人事管理类：包括员工档案、工资表、考核记录、奖惩材料等。5.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。6.基本建设类：包括场基础设施建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。7.设备仪器类：包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程维修记录等。8.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，定期向综合档案室移交。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同介质。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理、生产经营、科研项目、人事管理、财务管理、基本建设、设备仪器、声像电子等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.排列：按照一定的顺序对档案进行排列，如时间顺序、重要程度等。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索和利用。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定标准和良种场实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑其保存价值。3.确保鉴定结果准确、客观，既不随意销毁有保存价值的档案，也不保留无价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务专家组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）保管期限划分1.永久：凡是反映良种场主要职能活动和历史面貌的，对良种场有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期：凡是反映良种场一般工作活动，在较长时间内对良种场工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期：凡是在较短时间内对良种场有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定表，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经场领导批准后予以销毁。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、密集架、温湿度计、空调、消防器材等。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、编号顺序等进行存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，定期对库房进行巡查，确保档案安全。2.严格控制库房温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.做好库房清洁卫生工作，定期对档案进行除尘、消毒等维护。六、档案的统计与检索（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、年度新增档案数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅人次、利用档案形成的经济效益等。3.档案保管状况统计：包括档案库房温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和统计。2.利用档案管理软件对档案信息进行统计分析，生成各类统计报表。（三）检索工具1.编制纸质档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，方便手工检索。2.建立电子档案检索系统，通过计算机检索软件实现快速、准确检索档案信息。3.提供多种检索途径，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索。七、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的规定，确保档案信息的合法、安全使用。2.本着方便利用、服务工作的原则，为良种场各项工作提供及时、有效的档案支持。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格履行审批手续，确保不发生泄密事件。（二）利用范围1.本良种场员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与良种场相关的档案，需经场领导批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案，应按照法定程序办理相关手续。（三）利用手续1.本良种场员工查阅、借阅档案，需填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信、查阅、借阅申请表，经场领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅、借阅。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经场领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。（四）利用要求1.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。八、档案的移交与销毁（一）移交1.良种场撤销、合并时，应将档案移交给上级主管部门或指定的单位。2.档案管理人员调动工作时，应办理档案交接手续，确保档案的完整和安全。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定、场领导批准后予以销毁。2.销毁