气象档案管理规章制度

PAGE气象档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强公司气象档案管理，确保气象档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥气象档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在气象档案的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）定义1.气象档案：指公司在气象观测、预报、服务、科研等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的气象文件材料，按照规定的范围和方法收集齐全，整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.保管期限：根据气象档案的重要程度和历史价值，确定其保存的时间长度，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司气象档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：气象档案应如实反映气象工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集与气象工作相关的各类文件材料，保证档案内容完整无缺。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查找、利用和维护，提高工作效率。二、气象档案的形成与收集（一）气象观测档案1.地面气象观测记录：包括每日定时观测的气温、气压、湿度、风向风速、降水、日照等要素的数据记录，以及特殊天气现象的记载。观测人员应严格按照观测规范进行操作，确保数据的准确性和及时性。观测记录应使用规定的表格和记录方式，记录字迹应清晰、工整，不得随意涂改。2.高空气象观测资料：如探空仪观测的高空温度、湿度、气压等数据，以及雷达测风资料等。高空观测数据应按照相关技术规定进行处理和传输，同时做好原始记录的保存。3.气象观测仪器设备档案：包括仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、维护记录、校准证书等。仪器设备档案应详细记录仪器的基本信息、使用情况和维护保养情况，确保仪器设备的正常运行和数据准确可靠。（二）气象预报档案1.短期天气预报：包括未来13天的天气形势分析、预报结论、会商记录等。预报人员应综合运用各种气象资料和预报方法，制作准确、及时的天气预报。短期天气预报档案应保存完整的预报过程记录，以便对预报质量进行评估和分析。2.中期天气预报：针对未来410天的天气趋势预报，包括天气形势演变分析、主要天气过程预报等内容。中期天气预报档案应反映预报思路和依据，为后续的预报工作提供参考。3.长期气候预测：对未来一个季节或更长时间的气候趋势进行预测，如降水、气温、干旱、洪涝等气候要素的预测。长期气候预测档案应包含预测模型、数据来源、预测结果及相关分析等内容，为公司的生产经营决策提供长期的气象参考依据。（三）气象服务档案1.为公司内部各部门提供的专项气象服务档案：如为生产部门提供的气象灾害预警服务记录、为安全管理部门提供的气象条件对安全生产影响的分析报告等。专项气象服务档案应详细记录服务的内容、方式、时间、效果反馈等信息，以便评估气象服务对公司业务的支持作用。2.对外气象服务档案：包括与政府部门、企业等签订的气象服务合同、服务产品、服务报告等。对外气象服务档案应按照合同要求和相关规范制作，确保服务质量和客户满意度。同时，应注意保护公司的商业机密和知识产权。3.气象灾害应急服务档案：在气象灾害发生期间，公司开展的应急气象服务工作记录，如灾害天气监测、预警发布、应急处置建议等。气象灾害应急服务档案应真实反映灾害发生过程和公司的应对措施，为总结经验教训和提高应急能力提供依据。（四）气象科研档案1.气象科研项目立项文件：包括项目申请书、可行性研究报告、立项批复等。立项文件是科研项目开展的依据，应妥善保存，确保项目的合法性和规范性。2.科研项目研究过程中的各类资料：如研究方案、实验数据、调研资料、学术交流记录等。科研项目资料应全面反映研究过程和成果，为科研成果的总结和推广提供支撑。3.科研成果档案：包括科研论文、专著、专利、获奖证书等。科研成果档案是公司科研实力的重要体现，应按照相关规定进行整理和保存，积极推动科研成果的转化和应用。（五）收集要求1.各部门应明确专人负责气象文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的气象文件材料应真实、准确、完整，符合归档要求。对于不符合要求的文件材料，应及时进行补充或修正。3.气象文件材料的收集应与各项气象业务工作同步进行，不得事后补收。在业务工作完成后，相关人员应及时将整理好的文件材料移交档案管理部门。三、气象档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索，提高档案管理的现代化水平。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件材料形成的年度进行分类，每个年度的文件单独组成一个类别。2.保管期限分类法：在年度分类的基础上，将文件材料按照永久、长期、短期三种保管期限进行分类。3.机构分类法：根据公司内部的机构设置，将文件材料按照不同的部门或机构进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，使其整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。2.编页号：在文件材料的右上角或左上角编写页号，以便于统计和查找。页号应连续编写，不得遗漏或重复。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。卷内文件目录应清晰、准确，便于查阅。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、保管期限、机构、起止卷号等信息。档案盒应选用符合质量要求的材料，确保档案的安全保存。（四）整理质量要求1.整理后的气象档案应分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。2.卷内文件应保持有机联系，反映同一问题的文件应集中排列在一起。3.卷内文件目录应与卷内文件内容相符，不得出现错编、漏编等情况。四、气象档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的气象档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。3.库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放气象档案。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案装具应按照分类顺序排列，标识清晰，便于识别和管理。（三）保管期限划分1.永久保管：具有重要历史价值、涉及公司核心业务和长远利益的气象档案，如气象灾害的重大历史记录、重要科研成果等，应永久保管。2.长期保管：对公司生产经营、管理等有一定参考价值，保存期限在15年以上的气象档案，如常规气象观测资料、中期天气预报档案等，应长期保管。3.短期保管：保存期限在15年以下，对公司工作有一定参考作用，但时效性较强的气象档案，如短期天气预报档案、临时性气象服务档案等，应短期保管。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对气象档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。2.对电子气象档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的准确性和可用性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。对归还的档案应进行认真检查，如有问题应及时处理。五、气象档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在生产、经营、管理等工作中需要查阅气象档案的，可按照规定办理查阅手续。2.因科研、教学、对外交流等需要利用气象档案的，经公司批准后，可进行查阅或复制。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的气象档案供其查阅。查阅时，利用者应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.复制：对于需要复制的气象档案，利用者应填写复制申请单，注明复制的内容、用途等。档案管理人员应按照规定进行审核，并在确保档案安全的前提下，为利用者提供复制服务。复制件应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和出处。（三）利用手续1.公司内部人员查阅气象档案，应填写《气象档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.外部单位或个人查阅气象档案，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅的目的、范围、时间等，并提供单位介绍信或个人有效身份证件。经公司主管领导批准后，方可办理查阅手续。3.查阅或复制气象档案时，利用者应严格遵守档案管理部门的规定，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。（四）利用登记档案管理人员应对气象档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、复制份数等信息。利用登记应准确、及时，便于统计和查询。六、气象档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理规定为依据，对气象档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑气象档案的现实利用价值和历史保存价值。（二）鉴定组织成立气象档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务专家、相关部门代表等组成。鉴定小组负责对气象档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有现实利用价值，是否已过保管期限。4.档案的重复度：检查档案是否存在重复记录或内容相近的情况，避免不必要的保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的气象档案，应编制《气象档案销毁清册》，详细记录档案的名称、年