酒店文件与档案管理制度

PAGE酒店文件与档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店文件与档案管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性，提高酒店运营管理效率，为酒店的决策、运营、服务等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在文件与档案管理方面的各项活动。（三）基本原则1.集中统一原则酒店文件与档案管理工作实行集中统一管理，确保文件和档案的收集、整理、保管、利用等工作有序进行，避免分散和混乱。2.真实性原则文件和档案应如实反映酒店的各项工作和活动，确保其内容真实可靠，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集与酒店运营管理相关的各类文件和档案，保证其在内容和形式上的完整性，不遗漏重要信息。4.时效性原则及时处理文件，按时归档档案，确保文件和档案的时效性，以便在需要时能够迅速提供有效信息。5.保密性原则对于涉及酒店机密、商业秘密和敏感信息的文件与档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件包括酒店的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等，由行政部门负责归口管理。2.业务文件涵盖酒店运营各业务板块的文件，如市场营销文件、客户服务文件、财务管理文件、人力资源管理文件等，分别由相关业务部门负责管理。3.工程文件有关酒店建设、装修、设备维护等方面的文件，由工程部门负责收集、整理和保管。4.财务文件涉及酒店财务收支、预算、审计等方面的文件，由财务部门负责管理。（二）文件编号为便于文件的识别、查找和管理，对各类文件进行统一编号。编号规则如下：1.年份代码：用四位数字表示文件形成的年份，如“20XX”。2.部门代码：根据酒店各部门的名称缩写确定两位字母代码，如行政部为“XG”，财务部为“CW”等。3.文件类别代码：根据文件分类确定一位字母代码，行政文件为“A”，业务文件为“B”，工程文件为“C”，财务文件为“D”等。4.顺序号：用三位数字表示同一类别文件的顺序，从“001”开始依次编号。例如，行政部2023年第5号行政文件的编号为：2023XGA005。（三）文件起草与审核1.起草文件由相关部门或人员根据工作需要进行起草。起草人应确保文件内容准确、清晰、简洁，符合法律法规和酒店实际情况，并注明文件的主题、适用范围、生效日期等要素。2.审核文件起草完成后，需经部门负责人审核。审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的协调性等。审核通过后，部门负责人在文件上签署审核意见。（四）文件审批1.一般文件审批一般性文件由部门负责人审批后即可发布。2.重要文件审批涉及酒店重大决策、重要政策、关键业务等重要文件，需经酒店高层领导审批。审批人应认真审查文件内容，提出明确的审批意见。（五）文件发布1.纸质文件发布经审批后的纸质文件，由起草部门负责打印，并按照酒店内部文件传递流程进行分发。分发时应填写文件分发登记表，注明文件名称、编号、分发部门、接收人等信息，确保文件准确送达相关部门和人员。2.电子文件发布对于电子文件，通过酒店内部办公系统或指定的共享文件夹进行发布。发布时应设置相应的权限，确保只有授权人员能够访问和下载。同时，应在办公系统中记录文件发布的时间、内容、接收部门等信息。（六）文件传阅1.传阅范围根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅文件应严格按照规定的范围进行传递，不得擅自扩大或缩小传阅范围。2.传阅方式采用纸质传阅或电子传阅的方式。纸质传阅时，文件应放置在专门的文件传阅夹中，按照传阅顺序依次传递。传阅人应在文件传阅登记表上签字，注明传阅时间。电子传阅时，通过办公系统设置文件的传阅流程，传阅人在系统中进行签收和批注。3.传阅跟踪文件管理人员应定期跟踪文件的传阅情况，及时提醒传阅人尽快阅读文件并签署意见，确保文件传阅的时效性和完整性。（七）文件办理1.文件执行各部门和人员应按照文件要求认真执行相关工作任务，并及时反馈执行情况。对于涉及多个部门的文件，相关部门应加强沟通协作，共同推进文件的有效执行。2.文件催办对于重要文件或有明确办理期限的文件，文件管理人员应定期进行催办，督促承办部门按时完成文件办理工作。催办方式可采用电话、邮件、书面通知等形式。3.文件办结反馈承办部门完成文件办理工作后，应及时将办理结果反馈给文件管理人员。反馈内容包括文件执行情况、取得的成效、存在的问题及建议等。文件管理人员应将反馈信息整理归档，以便对文件执行情况进行跟踪和评估。（八）文件保管1.保管期限根据文件的性质和重要程度，确定文件的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的文件：涉及酒店重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长期保存价值的文件。长期保管的文件：保存期限为10年以上的文件，如酒店的规章制度、重要业务合同等。短期保管的文件：保存期限为110年的文件，如一般性的通知、报告等。2.保管地点设立专门的文件档案室，用于存放纸质文件和电子文件备份。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保文件的安全保管。3.纸质文件保管按照文件类别、年度、保管期限等进行分类整理，装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明相关信息。同时，建立纸质文件目录索引，便于查找和利用。4.电子文件保管定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。电子文件应按照分类规则进行存储，建立电子文件索引数据库，方便快速检索和查询。（九）文件销毁1.销毁范围对于保管期限已满且无保存价值的文件，或因其他原因需要销毁的文件，应按照规定进行销毁。2.销毁审批文件销毁前，由文件管理人员填写文件销毁申请表，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，报酒店分管领导审批。3.销毁方式纸质文件采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，销毁过程应由专人负责监督，并在文件销毁登记表上签字确认。电子文件应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，确保数据无法恢复。4.销毁记录文件管理人员应将文件销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量、销毁方式等，形成文件销毁记录档案，以备查考。三、档案管理（一）档案分类1.行政管理档案包括酒店组织架构、人事档案、行政办公档案等，反映酒店行政管理活动的相关资料。2.市场营销档案涵盖市场调研、营销策划、客户信息等方面的档案，为酒店市场营销决策提供依据。3.客户服务档案记录客户投诉、客户满意度调查、客户关系维护等内容的档案，有助于提升酒店客户服务质量。4.财务管理档案包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等财务方面的档案，是酒店财务管理的重要依据。5.人力资源管理档案涉及员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等人力资源管理活动的档案，为酒店人力资源决策提供支持。6.工程管理档案有关酒店建设、装修、设备采购与维护、工程图纸等方面的档案，保障酒店工程设施的正常运行。（二）档案收集1.定期收集各部门应按照酒店规定的时间节点，定期将本部门形成的档案资料移交至档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.随时收集对于在日常工作中产生的重要档案资料，档案管理部门应及时督促相关部门进行收集和移交，确保档案资料的完整性。3.特殊档案收集对于涉及酒店重大项目、重要活动等特殊档案，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案资料的收集工作，并及时进行整理归档。（三）档案整理1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.编号编目为便于档案的查找和管理识别，对整理好的档案进行编号编目。编号规则与文件编号规则一致，但在档案编号后增加档案类别代码的一位字母，如行政部2023年第5号行政管理档案的编号为：2023XGA005A。同时，编制档案目录，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。3.装订编页对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐美观。同时，对档案进行编页，标注页码，便于查阅和引用。（四）档案保管1.保管环境档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案存放按照档案类别、保管期限等进行分区存放，不同类别的档案应分开存放，同一类别的档案应集中存放。同时，为便于查找和管理，建立档案存放索引标识。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理，并记录检查情况。（五）档案利用1.借阅申请酒店内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅审批档案管理部门对借阅申请进行审核，对于涉及机密、重要档案的借阅，需经酒店分管领导审批。审批通过后，档案管理人员按照规定提供档案，并在档案借阅登记簿上登记借阅人信息、借阅时间、归还时间等。3.借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如需继续使用，应重新办理借阅手续。4.查阅利用借阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。查阅档案时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.归还验收借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后在档案借阅登记簿上注明归还情况。如发现档案有损坏或丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（六）档案鉴定1.鉴定周期定期对档案进行鉴定，鉴定周期为[X]年。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、酒店分管领导等组成。鉴定小组负责对档案的价值进行评估和鉴定。3.鉴定内容根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素，对档案进行全面审查和评估。确定档案是否仍具有保存价值，如需调整保管期限或进行销毁，应提出明确的鉴定意见。4.鉴定结论档案鉴定小组根据鉴定情况，形成档案鉴定结论报告。报告内容包括鉴定的档案范围、鉴定依据、鉴定结果等。鉴定结果经酒店分管领导批准后生效。（七）档案统计1.统计内容建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、类别、保管期限、借阅次数、利用效果等。2.统计报表档案管理人员应定期编制档案统计报表，如年度档案统计报表、季度档案利用情况报表等。统计报表