金融资料档案管理制度

PAGE金融资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司金融资料档案的管理，确保金融资料档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在金融业务活动中形成的各类资料档案，包括但不限于合同协议、交易记录、财务报表、客户信息、风险管理资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司金融业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护档案资料中的敏感信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循相关法律法规和行业标准，确保档案的整理、归档、保管和利用规范有序。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司金融资料档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责档案的集中保管，建立档案目录和索引，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门金融资料档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、完整和及时。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求，将整理好的档案及时移交档案管理部门。3.在业务活动中，严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门的档案资料，防止丢失、损坏和泄露。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐、规范。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.按照规定的程序和权限，为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和记录工作。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类金融业务合同、协议，包括借款合同、担保合同、投资协议、金融衍生品交易合同等。2.交易记录，如交易凭证、交易流水、成交确认书等。3.财务报表、审计报告、税务资料等。4.客户信息资料，包括客户基本信息、信用评级、风险评估报告等。5.风险管理资料，如风险评估模型、风险监控报告、应急预案等。6.内部审批文件、会议纪要、工作报告等与金融业务相关的文件。7.其他与金融业务活动有关的资料。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于重要的资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等法律效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的资料应保持清晰、完整，不得有涂改、损坏等情况。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.对档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案资料，应定期移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，应进行核对和验收，确保档案资料的完整性和准确性。3.对验收合格的档案进行归档，按照分类和编号顺序上架存放。（二）保管期限1.根据金融资料档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。2.保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：短期保管档案：如部分临时性业务资料、一般性客户信息等。中期保管档案：如一般的金融交易记录、财务报表等。长期保管档案：如重要的合同协议、客户核心信息、风险管理资料等。（三）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，确保档案的安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，保持通风良好，温度和湿度适宜。3.定期对档案保管场所进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。（四）档案的数字化管理1.为提高档案管理效率和利用水平，逐步推进档案的数字化管理。2.对重要的档案资料进行扫描和数字化存储，建立电子档案数据库。3.在进行数字化处理时，应确保电子档案与纸质档案内容一致，且电子档案的格式应便于长期保存和查阅。4.加强对电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应根据工作需要，填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经公司分管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门负责人和分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。2.借阅重要机密档案，需经公司分管领导审批。3.外部单位原则上不得借阅公司档案，如有特殊情况，需经公司总经理审批。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。2.重要机密档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（五）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如不能按时归还，应提前办理延期手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务部门负责人、风险管理部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、时效性等因素，对档案进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期等信息。2.将《档案销毁清单》提交档案鉴定小组审核，经审核通过后，报公司分管领导批准。3.按照批准的《档案销毁清单》，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间地点、销毁人员等信息。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明“已销毁”字样，并由销毁人员和监销人员签字确认。七、档案管理的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩