市直机关档案归档制度

PAGE市直机关档案归档制度一、总则（一）目的为加强市直机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合市直机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市直机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则市直机关档案工作实行集中统一管理，由机关综合档案室负责对本机关各部门形成的档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.齐全完整原则各部门应将工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，按照规定及时归档，确保档案的齐全完整。3.准确系统原则归档的文件材料应真实准确，分类科学，排列有序，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。4.安全保密原则档案管理应严格遵守国家有关安全保密规定，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括上级机关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的文件，如党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等。3.下级机关的请示、报告及本机关的批复文件。4.机关内部的规章制度、会议记录、大事记、简报、信息等。5.与其他单位签订的合同协议、合作项目文件等。（二）科技档案1.基本建设项目档案，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个环节形成的文件材料。2.设备仪器档案，包括设备仪器的购置、安装调试、使用维修、报废等过程中形成的文件材料。3.科研项目档案，包括科研项目的开题报告、研究计划、实验记录、研究成果、鉴定验收等文件材料。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括年度、季度、月度财务报表等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务报表、审计报告等。（四）人事档案1.干部职工的履历表、登记表、任免文件、考核材料、奖惩材料、工资变动材料、学历学位材料、职称评定材料、党团材料等。2.人事档案的转递、查阅、借阅等记录。（五）声像档案1.机关工作活动中的照片、录音、录像等资料。2.重要会议、重大活动、领导视察等的声像记录。（六）电子档案1.机关形成的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、电子邮件、数据库文件等。2.对纸质档案进行数字化处理形成的电子副本。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应按照归档范围，将工作活动中形成的各种文件材料收集齐全，不得遗漏。文件材料应内容完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（二）文件材料分类准确文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类；科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类；会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类；人事档案应按照档案内容的性质进行分类；声像档案应按照载体形式、内容主题等进行分类；电子档案应按照文件类型、形成时间、保管期限等进行分类。（三）文件材料编号规范对归档的文件材料应进行编号，编号应科学合理，便于查找和管理。文书档案可采用年度保管期限流水号的方式编号；科技档案可采用项目编号专业分类号流水号的方式编号；会计档案可采用年度类别保管期限流水号的方式编号；人事档案可采用档案编号的方式；声像档案可采用拍摄时间内容主题流水号的方式编号；电子档案可采用文件名版本号时间戳的方式编号。（四）文件材料装订整齐归档的文件材料应按照一定的顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。文书档案一般采用A4纸左侧装订；会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等的顺序分别装订；人事档案应按照规定的格式进行装订；声像档案应根据载体形式进行妥善整理和保存，电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。（五）文件材料书写规范归档的文件材料应使用钢笔、毛笔或中性笔书写，字迹应工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。文件材料的纸张应符合档案保管要求，不得使用热敏纸、传真纸等不耐久的纸张。四、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（二）科技档案1.基本建设项目档案，应在项目竣工验收后三个月内完成归档。2.设备仪器档案，应在设备仪器验收合格后一个月内完成归档。3.科研项目档案，应在项目鉴定验收后两个月内完成归档。（三）会计档案1.会计凭证，应在会计年度终了后，由会计机构整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。2.会计账簿，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。3.财务报告，月度、季度财务报告，在月度、季度终了后，由会计机构编制，保存期限为3年，年度财务报告（决算），在年度终了后，由会计机构编制，永久保存。4.其他会计资料，应在形成后及时归档。（四）人事档案干部职工档案应在形成后及时归档，档案材料的补充应在材料形成后一个月内归档。（五）声像档案声像档案应在拍摄或录制完成后及时整理归档，重要的声像档案应在形成后一周内归档。（六）电子档案电子文件应在办理完毕后及时归档，对纸质档案进行数字化处理形成的电子副本，应在纸质档案归档后同步完成归档。五、归档程序（一）收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，按照归档范围，定期对本部门形成的文件材料进行收集整理。2.对上级机关来文、下级机关的请示报告等，应及时登记、签收，并按照规定进行传阅、办理。（二）整理1.收集到的文件材料应进行分类、编号、装订等整理工作，使其符合归档要求。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制归档文件目录；科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类，编制项目档案目录；会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，编制会计档案目录；人事档案应按照档案内容的性质进行分类，编制人事档案目录；声像档案应按照载体形式、内容主题等进行分类，编制声像档案目录；电子档案应按照文件类型、形成时间、保管期限等进行分类，编制电子档案目录。（三）移交1.各部门整理好的档案应及时移交机关综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.机关综合档案室应对移交的档案进行认真核对，对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。（四）保管1.机关综合档案室应按照档案管理的有关规定，对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。档案应存放于专用的档案柜架上，并按照类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（五）利用1.机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人签字同意后，到机关综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，并经所在部门负责人和机关综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。六、档案保管期限（一）文书档案1.永久保管的档案本机关制定的法规政策性文件材料。本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.定期保管的档案30年保管的档案本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。10年保管的档案本机关一般性事务管理文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的年度以下计划,总结、统计、重要专题报告等文件材料。（二）科技档案1.基本建设项目档案项目前期文件、设计基础文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，应根据项目的重要性和保存价值，确定保管期限，一般为永久或长期保管。项目建设过程中的一般性文件材料，可根据实际情况确定保管期限，一般为短期保管。2.设备仪器档案设备仪器的购置、安装调试、使用维修、报废等过程中形成的重要文件材料，应永久保管。一般性文件材料，可根据实际情况确定保管期限，一般为长期或短期保管。3.科研项目档案科研项目的开题报告、研究计划、实验记录、研究成果、鉴定验收等重要文件材料，应永久保管。一般性文件材料，可根据实际情况确定保管期限，一般为长期或短期保管。（三）会计档案1.会计凭证原始凭证和记账凭证，保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账等，保管期限为30年。3.财务报告年度、季度、月度财务报表等，保管期限为10年，年度财务报告（决算），永久保管。4.其他会计资料银行对账单、税务报表、审计报告等，保管期限为10年。（四）人事档案干部职工的履历表、登记表、任免文件、考核材料、奖惩材料、工资变动材料、学历学位材料、职称评定材料、党团材料等，应永久保管。（五）声像档案1.机关工作活动中的照片、录音、录像等资料，应根据其重要性和保存价值，确定保管期限，一般为永久或长期保管。2.重要会议、重大活动、领导视察等的声像记录，应永久保管。（六）电子档案电子档案的保管期限应与相应纸质档案的保管期限一致。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.机关综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务人员和有关领导组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值