小学生电子档案管理制度

PAGE小学生电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强小学生电子档案的管理，规范档案信息的收集、整理、存储、使用和维护，确保档案的真实性、完整性和安全性，为学校教育教学、学生管理、家校沟通等提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生电子档案的管理工作，包括学生基本信息、学习成绩、综合素质评价、奖惩情况、健康状况等各类档案资料。（三）管理原则1.真实性原则：档案信息应如实记录学生的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生各方面的档案资料，保证档案内容完整无缺。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.保密性原则：严格控制档案信息的访问权限，保护学生隐私。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案格式、内容等的一致性。二、档案信息收集（一）信息来源1.学校各部门：教务处、德育处、总务处、医务室等部门负责提供与学生相关的各类信息。2.教师：教师在日常教学和管理过程中记录学生的学习表现、品德行为等信息。3.学生本人及家长：学生本人和家长提供个人基本信息、家庭情况等资料，并对相关信息的真实性负责。（二）收集要求1.各信息提供部门应按照规定的时间和格式要求，及时、准确地将学生档案信息提交至档案管理部门。2.教师应认真记录学生的日常表现，确保记录内容详细、具体、客观，并定期整理归档。3.学生本人和家长应如实填写相关信息表格，如有虚假信息，一经查实，将严肃处理。（三）信息审核档案管理部门收到各类信息后，应进行认真审核。审核内容包括信息的真实性、完整性、准确性和规范性等。对于审核不合格的信息，应及时反馈给信息提供部门，要求其补充或修正。三、档案整理与分类（一）整理原则按照学生的年级、班级进行分类整理，确保档案资料的系统性和连贯性。（二）分类方法1.基本信息类：包括学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系方式、学籍号等。2.学习成绩类：涵盖各学科的平时成绩、期中成绩、期末成绩、考试排名等。3.综合素质评价类：如品德表现、学业水平、身心健康、艺术素养、社会实践等方面的评价记录。4.奖惩情况类：记录学生获得学校、区县级以上的奖励和违纪处分情况。5.健康状况类：包含学生的体检报告、疾病史、过敏史等健康信息。6.其他类：如学生的特长证书、参赛作品、荣誉证书等相关资料。（三）编号规则为便于档案的查询和管理，对每个学生的电子档案进行编号。编号采用年级+班级+学号的形式，例如：2023级1班01号学生的档案编号为20230101。四、档案存储（一）存储方式采用电子存储设备进行存储，如服务器、磁盘阵列等，并定期进行数据备份。同时，建立异地灾备机制，确保在发生自然灾害、设备故障等意外情况时，档案数据能够及时恢复。（二）存储环境存储设备应放置在安全、稳定、通风良好的环境中，配备必要的消防、防盗、防潮、防尘等设施。（三）数据安全1.对存储的电子档案数据进行加密处理，防止数据被非法窃取和篡改。2.设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息。3.定期对存储设备进行维护和检查，及时发现并解决潜在的安全问题。五、档案使用（一）使用权限1.学校管理人员：可根据工作需要查阅学生的综合档案信息，用于学校整体管理、教学安排、学生评价等工作。2.教师：有权查阅所教班级学生的相关档案信息，以便更好地了解学生情况，开展教学活动和个别辅导。3.学生本人及家长：学生本人经学校同意后可查阅自己的档案信息，家长在学生同意的情况下可查阅部分档案信息，如学习成绩、健康状况等。（二）使用流程1.如需查阅电子档案，使用人员应填写《电子档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，经审核批准后由档案管理人员提供相应档案信息。3.使用人员应在规定的时间内归还查阅的档案资料，并确保资料的完整性和保密性。（三）使用记录档案管理部门应对每次档案使用情况进行详细记录，包括使用人员、使用时间、使用内容等，以便进行跟踪和监督。六、档案维护（一）更新与补充1.随着学生的成长和学校教育教学活动的开展，档案信息应及时更新和补充。例如，学生每学期的学习成绩变动、获得新的奖励或处分等情况。2.档案管理部门应定期与各信息提供部门沟通协调，确保档案信息的时效性和准确性。（二）数据清理定期对电子档案进行数据清理，删除过期、无用的信息，以释放存储空间，提高系统运行效率。同时，对清理的数据进行备份和记录，以备后续查询和审计。（三）系统维护1.安排专人负责电子档案管理系统的日常维护工作，及时处理系统故障、软件升级等问题。2.定期对系统进行安全检测和漏洞扫描，确保系统的安全性和稳定性。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及学生隐私的档案信息严格保密，未经学生本人或家长同意，不得向任何第三方透露。2.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.在档案信息传输、存储和使用过程中，采取加密、防火墙等技术手段，防止信息泄露。（二）安全管理责任1.学校校长为电子档案安全管理的第一责任人，全面负责档案安全管理工作的领导和监督。2.档案管理部门负责人负责具体的安全管理措施的落实和执行，定期检查档案安全情况。3.各信息提供部门和使用人员应遵守档案安全管理制度，确保各自环节的信息安全。（三）安全事故处理如发生档案信息安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，尽量减少损失。同时，及时向上级主管部门报告，并配合相关部门进行调查和处理。八、档案备份与恢复（一）备份策略1.采用全量备份和增量备份相结合的方式，定期对电子档案进行备份。全量备份每周进行一次，增量备份每天进行一次。2.备份数据存储在不同的存储介质上，并分别存储在学校内部和异地灾备中心。（二）备份存储备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁带库、光盘库等，并定期对备份存储设备进行检查和维护，确保数据可读可恢复。（三）恢复测试定期进行档案数据恢复测试，验证备份数据的完整性和可用性。恢复测试应模拟各种可能的故障场景，确保在实际需要时能够快速、准确地恢复档案数据。九、档案借阅与归还（一）借阅规定1.因工作需要借阅电子档案的，必须填写《电子档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日（特殊情况除外）。借阅人员应在规定期限内归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。（二）归还要求1.借阅人员归还档案时，应确保档案资料完整无缺，无损坏、涂改等情况。2.档案管理人员应认真核对归还档案的内容和数量，确认无误后办理归还手续，并在档案借阅记录中注明归还时间。十、档案销毁（一）销毁条件1.电子档案超过保管期限，且已无保存价值的。2.因各种原因导致档案信息错误、重复，经确认无需保留的。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《电子档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经学校分管领导审核批准后组织实施销毁工作。3.销毁工作应在两人以上监督下进行，采用专业的数据擦除工具对存储设备上的档案数据进行彻底擦