小学资助生档案管理制度

PAGE小学资助生档案管理制度一、总则（一）目的为了规范小学资助生档案管理工作，确保资助生信息的完整性、准确性和安全性，保障资助工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有接受资助的学生档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和教育部门的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映资助生的实际情况，保证信息的准确性。3.安全保密原则：妥善保管资助生档案，防止信息泄露，确保学生个人隐私安全。4.规范有序原则：建立标准化的档案管理流程，保证档案管理工作有条不紊地进行。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：如学号、年级、班级等。（二）家庭经济情况证明材料1.低保证：提供民政部门颁发的低保证原件及复印件。2.特困证明：由相关部门出具的家庭特困证明材料。3.残疾证明：学生本人或家庭成员的残疾证明。4.其他证明材料：如重大疾病诊断书、受灾情况证明等。（三）资助申请材料1.资助申请表：学生填写的资助申请表，需如实反映家庭经济状况及申请资助的原因。2.申请声明：学生及家长签署的申请声明，承诺所提供信息真实有效。（四）审核审批材料1.班级初审意见：班主任对学生资助申请的初审意见，包括学生在校表现、家庭经济情况等。2.学校审核意见：学校资助管理部门对申请材料的审核意见，是否符合资助条件等。3.上级审批文件：教育部门或资助机构的审批文件。（五）资助发放记录1.资助金额：每次资助的具体金额。2.发放时间：记录资助金发放的日期。3.发放方式：如现金发放、银行转账等方式的记录。（六）学生反馈及评价材料1.学生感谢信：学生对资助的感谢信件。2.学习成绩进步情况：记录学生在接受资助后的学习成绩变化情况。3.综合素质提升表现：如品德修养、社会实践等方面的提升表现。三、档案建立（一）收集1.班主任负责组织学生填写资助申请表，并收集相关家庭经济情况证明材料。2.资助管理部门定期接收班主任提交的申请材料，并进行初步整理。（二）审核1.班级初审：班主任对学生申请材料进行初审，核实信息真实性，提出初审意见。2.学校审核：资助管理部门对申请材料进行全面审核，必要时进行家访或调查核实。审核通过后，提交学校领导审批。（三）录入1.将审核通过的资助生信息录入电子档案系统，确保信息准确无误。2.同时，为每份纸质档案建立唯一的编号，便于查询和管理。（四）归档1.按照档案类别和年度，将纸质档案进行分类归档，装入专门的档案盒，并在档案盒上标明档案内容和年份。2.在档案柜中为每个档案盒预留固定位置，确保档案存放有序。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的资助生档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管期限1.资助生档案保管期限为学生在校期间及毕业后[X]年。2.超过保管期限的档案，经学校领导批准后，按照相关规定进行销毁。（三）日常维护1.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，如有问题及时处理。2.对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全的介质上，并定期进行检查和更新。五、档案查阅（一）查阅权限1.本校教师因工作需要查阅资助生档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管室查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，并在档案保管室工作人员的陪同下查阅。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，详细记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、归还日期等信息。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印相关材料，需经档案保管室工作人员同意，并登记复印内容。（三）查阅用途限制1.查询人员只能将档案用于与资助工作相关的特定用途，不得泄露学生个人隐私信息。2.严禁利用查阅档案之便谋取私利或进行其他违法违规活动。六、档案借阅（一）借阅申请1.本校教师因特殊原因需要借阅资助生档案的，需填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经学校资助管理部门负责人批准。2.外单位人员原则上不得借阅档案，如有特殊情况确需借阅的，需经学校主管领导批准，并签订保密协议。（二）借阅期限1.一般借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。2.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案保管室工作人员应及时催还。（三）归还检查1.借阅人员归还档案时，档案保管室工作人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应责任。2.确认档案无误后，在借阅登记本上注明归还日期，并注销借阅记录。七、档案转移（一）校内转移1.学生因转学、休学等原因在本校范围内变动学籍的，其资助生档案由原所在班级或部门整理后，移交至新的班级或部门，并办理档案交接手续。2.交接双方应在档案交接清单上签字确认，确保档案转移过程中信息准确、完整。（二）转出校外1.学生毕业后转出本校的，资助生档案应按照相关规定整理后，移交至当地教育部门或学生接收学校。2.档案移交时，应填写档案移交清单，注明档案内容、数量等信息，并要求接收方签字盖章。八、档案保密（一）保密责任1.所有参与资助生档案管理工作的人员，包括教师、档案管理人员等，均有保密义务。2.签订保密协议，明确保密责任和违规后果。（二）保密措施1.限制档案查阅和借阅范围，严格按照规定的权限进行操作。2.对涉及学生个人隐私的信息进行加密处理，防止信息泄露。3.档案保管室应安装监控设备，确保档案存放环境安全。（三）违规处理1.如发现有违反档案保密规定的行为，将视情节轻重给予批评教育、纪律处分等处理。2.对因违反保密规定给学生造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。九、档案销毁（一）销毁条件1.资助生档案保管期满，且已无保存价值的，可进行销毁。2.因其他特殊原因需要提前销毁档案的，需经学校领导批准，并报上级教育部门备案。（二）销毁程序1.由档案保管室提出档案销毁清单，注明档案名称、年份、数量等信息。2.学校组织相关人员对销毁清单进行审核，审核通过后，指定专人负责销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中要有两人以上在场监督，并在销毁记录上签字。（三）销毁记录1.建立档案销毁记