服装厂工作档案管理制度

PAGE服装厂工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强服装厂工作档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，为服装厂的生产、经营、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于服装厂全体员工及涉及服装厂工作档案管理的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则服装厂工作档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映服装厂的工作实际情况，数据准确无误，严禁虚假和不实信息进入档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性和保密性。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足服装厂各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善服装厂工作档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理服装厂各类工作档案，包括但不限于生产档案、技术档案、质量档案、人事档案、财务档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平和工作效率。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.协助服装厂各部门做好档案的收集、整理和归档工作，提供档案管理方面的咨询和指导服务。（二）各部门职责1.负责本部门工作档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案的及时收集、整理和妥善保管。3.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时进行分类、整理，确保文件材料的完整性和准确性。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定程序办理相关手续。5.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保档案管理工作符合要求。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和服装厂的档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄露。5.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。7.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.生产档案包括生产计划、生产订单、生产工艺文件、生产记录、生产报表等。2.技术档案涵盖服装设计图纸、样板、工艺技术标准、技术研发资料、技术改进记录等。3.质量档案有质量标准、检验报告、质量检验记录、质量事故处理记录等。4.人事档案包含员工个人基本信息、入职离职手续、考勤记录、培训记录、绩效考核档案等。5.财务档案涉及财务报表、会计凭证、税务资料、审计报告等。6.行政管理档案如行政文件、会议记录、合同协议、办公用品采购记录、固定资产管理档案等。7.市场营销档案包括市场调研报告、销售合同、客户信息、营销活动策划与执行记录等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对各类档案进行统一编号。编号应体现档案的类别、年度和顺序号。2.具体编号格式为：[类别代码][年度][顺序号]。例如，生产档案的编号格式为：SC[2023][001]，其中“SC”为生产档案类别代码，“2023”为年度，“001”为顺序号。3.类别代码应简洁明了，易于识别和记忆。各类档案的类别代码如下：生产档案：SC技术档案：JS质量档案：ZL人事档案：RS财务档案：CW行政管理档案：XZ市场营销档案：SY四、档案的收集与整理（一）收集范围1.服装厂在生产、经营、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等均应纳入档案收集范围。2.包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时进行分类整理，做到齐全完整、准确规范。3.对于重要文件和资料，应一式多份，分别保存于不同介质，如纸质和电子文档，以防止丢失。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.分类按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应按照档案编号规则进行。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。3.归档的档案应按照类别和编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。（二）保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案涉及服装厂重大决策、重要资产、核心技术、知识产权等方面的档案，以及具有长远历史价值和法律凭证作用的档案。3.长期保管的档案保存期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括服装厂生产经营活动中的重要文件、资料、记录等。4.短期保管的档案保存期限为110年的档案，如一般性的文件、资料、记录等。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.对电子档案应进行备份，并存储于不同的介质和地点，防止电子档案丢失或损坏。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于档案的查询和管理。5.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.服装厂员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及服装厂机密信息的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，并经服装厂保密管理部门批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅服装厂档案的，应提前向服装厂提出书面申请，经服装厂相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见并批准。3.查阅申请人持批准后的查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅档案内容等信息。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取或丢失档案。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记簿上注明归还时间。（三）借阅权限1.服装厂员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由，经批准后方可延长。3.涉及服装厂机密信息的档案，借阅申请人应填写保密承诺书，并经服装厂保密管理部门批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[X]个工作日，且不得复印或转借他人。（四）借阅程序1.借阅申请人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.所在部门负责人和档案管理部门负责人对借阅申请进行审核，签署意见并批准。3.借阅申请人持批准后的借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据借阅申请表提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人、借阅档案内容、借阅期限等信息。4.借阅人应向档案管理人员出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记簿上签字确认。档案管理人员将档案交给借阅人时，应提醒借阅人注意档案的保管和保密要求。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借他人或用于非工作目的用途。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。6.借阅期限届满，借阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员核对无误后，在档案借阅登记簿上注明归还时间，并注销借阅记录。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已过保管期限且失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。3.对虽已过保管期限，但仍具有一定历史价值或现实利用价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案销毁清单，详细列出档案的类别、编号、名称、保管期限等信息。2.将档案销毁清单提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组对档案销毁清单进行逐一审核，签署审核意见。3.经审核批准的档案销毁清单，报服装厂主管领导审批。4.档案