城建档案馆制度牌

PAGE城建档案馆制度牌一、总则（一）目的为加强城建档案馆的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城建档案馆全体工作人员以及涉及城建档案管理相关业务的单位和个人。（三）基本原则1.真实性原则：城建档案应如实反映城市规划、建设、管理活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与城市建设相关的各类档案资料，保证档案的系统性和完整性。3.规范性原则：严格按照国家和行业规定的标准和规范进行档案管理工作，确保档案整理、编目、存储等环节的规范性。4.安全性原则：采取有效措施保障城建档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：积极为城市建设、社会发展和公众提供优质、高效的档案利用服务。二、档案收集（一）收集范围1.城市规划方面：包括城市总体规划、分区规划、详细规划等各类规划文件、图纸、模型等。2.城市建设工程方面：涵盖各类房屋建筑、市政基础设施、交通工程、水利工程、园林工程等建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的文件资料，如项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工记录、工程变更通知、质量检验报告、竣工验收报告等。3.城市管理方面：涉及城市综合管理、环境卫生、城市绿化、城市供水、排水、供电、供气、供热等管理活动中产生的文件资料。4.与城市建设相关的科研成果、技术标准、政策法规等文件资料。（二）收集要求1.各建设单位、施工单位、监理单位等相关责任主体应按照档案管理要求，及时整理本单位在城市建设活动中形成的档案资料，并在规定时间内向城建档案馆移交。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实、有效，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体形式符合要求（如纸质档案应使用A4规格纸张，电子档案应符合相关格式标准）。3.对于重要建设项目或具有特殊价值的档案资料，应进行重点收集，确保档案的完整性和准确性。（三）收集程序1.档案形成单位在项目建设过程中，应明确专人负责档案管理工作，按照档案分类标准及时对档案进行整理、编目，并建立档案台账。2.在项目竣工验收前，档案形成单位应向城建档案馆提交档案移交申请，填写《城建档案移交申请表》，注明移交档案的种类、数量、内容等信息。3.城建档案馆收到移交申请后，应及时安排人员对申请移交的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。对于审核合格的档案，办理接收手续；对于审核不合格的档案，应及时通知档案形成单位进行整改，整改合格后重新提交审核。4.档案形成单位应按照城建档案馆的要求，将审核合格的档案移交至城建档案馆，并办理档案移交清单签字手续。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.工程档案：按照建设项目的类别和专业进行分类，如房屋建筑工程、市政道路工程、桥梁工程、给排水工程等，每个类别下再根据文件资料的性质和用途进一步细分。2.规划档案：按照规划的层次和类型进行分类，如总体规划、分区规划、详细规划等，同时可根据规划涉及的区域和专业进行辅助分类。3.管理档案：按照管理的业务领域进行分类，如城市综合管理、环境卫生管理、城市绿化管理等，每个领域下再根据具体工作内容进行细分。（三）整理方法1.纸质档案：对纸质档案进行分类、编号、编目、装订等工作。编号应按照一定的规则进行，确保档案编号的唯一性和系统性；编目应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息；装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。2.电子档案：对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。电子档案应按照纸质档案的分类标准进行分类，同时应建立相应的索引和目录，便于快速检索和查询。电子档案的存储应采用安全可靠的存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）整理要求1.整理工作应在档案收集完成后及时进行，确保档案整理的及时性和准确性。2.整理过程中应严格按照分类标准和整理方法进行操作，保证档案整理的规范性和一致性。3.对于破损、褪色、字迹模糊等不符合要求的档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。四、档案保管（一）保管场所1.城建档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管环境的安全和适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架或档案柜进行存放，按照档案分类顺序依次排列，便于查找和管理。对于珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保管措施，如使用专门的档案盒、封装袋等进行保护。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并建立异地备份机制，确保电子档案数据的安全性和可靠性。电子档案应定期进行数据迁移和维护，防止存储设备老化或损坏导致数据丢失。（三）保管期限根据城建档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映城市建设发展历史、具有重要凭证和参考价值的档案，应永久保管。2.长期保管：对城市建设有一定参考价值，在较长时间内需要查考利用的档案，保管期限为30年至50年。3.短期保管：在较短时间内有查考利用价值的档案，保管期限为10年至30年。（四）保管要求1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于档案的查询和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对于发现的问题，应及时进行处理。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。定期对库房的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。五、档案利用（一）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位在开展工作时，可查阅城建档案，作为决策依据、项目审批、工程设计、施工管理、质量监督、竣工验收等工作的参考。2.科研机构、大专院校等在进行城市建设相关课题研究时，可利用城建档案获取相关资料。3.社会公众在符合法律法规规定的情况下，可查阅与自身利益相关的城建档案，如房屋产权档案、建设项目规划许可档案等。（二）利用程序1.查阅申请：利用单位或个人应填写《城建档案查阅申请表》，注明查阅档案的目的、内容、范围等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.申请审核：城建档案馆收到查阅申请后，应及时进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理合法、查阅范围是否符合规定等。对于审核通过的申请，予以批准；对于审核不通过的申请，应向申请人说明原因。3.查阅登记：经批准的查阅申请，申请人应按照约定的时间到城建档案馆进行查阅。查阅时，应进行查阅登记，记录查阅人的姓名、单位、查阅时间、查阅档案的名称和数量等信息。4.查阅服务：城建档案馆工作人员应根据申请人的需求，提供必要的档案查阅服务。查阅过程中，应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经城建档案馆工作人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅归还：查阅完毕后，申请人应及时将查阅的档案归还城建档案馆，并办理归还手续。城建档案馆工作人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用要求1.利用单位或个人应严格遵守档案利用规定，不得将查阅的档案用于非规定用途或泄露档案内容。2.如需对档案进行复制或摘录，应按照规定的格式和要求进行操作，确保复制或摘录的内容准确无误。3.城建档案馆应积极为利用单位或个人提供优质、高效的档案利用服务，及时满足利用需求。对于利用过程中出现的问题，应及时进行协调和解决。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则依据档案的保管期限和保存价值，对到期档案进行鉴定，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由城建档案馆馆长担任组长，成员包括档案业务人员、相关专业技术人员等。鉴定小组负责对档案鉴定工作进行组织、指导和审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的内容、来源、形成时间等因素，判断其保存价值和保管期限。2.综合评估法：结合档案的利用情况、社会需求等因素，对档案的价值进行综合评估，确定是否需要继续保存。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定人员按照鉴定方法对清单中的档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见，填写《城建档案鉴定意见书》。3.档案鉴定小组对鉴定意见进行审核，形成最终的鉴定结论。对于确无保存价值的档案，编制《城建档案销毁清册》。4.《城建档案销毁清册》经城建档案馆馆长批准后，按照规定的程序进行档案销毁。（五）销毁程序1.档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上工作人员负责监销。2.监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、内容等信息，确保销毁的档案与《城建档案销毁清册》一致。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.销毁完成后，监销人员应在《城建档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告城建档案馆馆长。（六）销毁要求1.档案销毁工作应严格按照规定的程序进行，确保销毁过程的合法性和规范性。2.销毁档案时，应注意保护环境，避免造成环境污染。3.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案的销毁，应采取更加严格的保密措施，防止档案信息泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进城建档案管理的信息化进程，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和利用，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化基础设施建设1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等业务流程的信息化管理。（三）档案数字化1.对馆藏档案进行全面数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.数字化过程中应保证档案内容的准确性和完整性，采用先进的数字化技术和设备，确保数字化档案的质量。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件的发生。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。3.加强对档案信息化管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。（五）信息化服务1.建立档案信息网站或服务平台，为社会公众提供便捷的档案信息查询和利用服务。2.利用信息化手段，开展档案编研工作，开发档案信息资源，为城市建设和社会发展提供决策支持。八、人员管理（一）人员配备城建档案馆应根据工作需要，配备足够数量的专业档案管理人员，包括档案管理员、档案整理员、档案鉴定员、档案信息化管理员等。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家和行业相关法律法规和标准规范。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息化技术等。2.鼓励档案管理人员参加学术交流和专业研讨活动，了解档案管理领域的最新动态和发展趋势，促进档案管理工作的创新和