合同档案管理制度模板

PAGE合同档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司生产经营活动中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司合同档案实行集中统一管理，由公司指定的档案管理部门负责合同档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，确保档案内容的真实性。3.完整性原则合同档案应包括合同文本、相关附件、往来信函、会议纪要、审批文件等与合同有关的全部资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的合同档案，应严格保密，防止信息泄露。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善合同档案管理制度，明确合同档案管理的流程和要求。2.负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.建立合同档案目录数据库，实现合同档案的信息化管理，方便查询和利用。4.定期对合同档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管合同档案，期满后按程序进行鉴定和销毁。6.为公司各部门提供合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.配合公司内部审计、法律事务等部门的工作，提供相关合同档案资料。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同相关资料提交给档案管理部门。2.对提交的合同档案资料的真实性、完整性负责，确保资料齐全、规范。3.协助档案管理部门做好合同档案的整理、核对等工作，配合档案管理部门进行合同档案的查阅、借阅等事宜。4.按照合同档案管理制度的要求，在合同履行完毕后及时清理合同文件，将应归档的资料移交档案管理部门。（三）合同审批部门职责1.对合同进行审批，确保合同符合法律法规、公司政策和业务要求。2.在合同审批过程中形成的各类文件，如审批意见、会议纪要等，应及时提交给档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好合同档案的管理工作，提供必要的支持和协助。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围合同承办部门应在合同签订生效后，及时将以下资料收集齐全，并移交档案管理部门：1.合同文本正本及副本。2.合同审批文件，包括合同审批表、领导批示、会议纪要等。3.合同附件，如技术协议、质量标准、验收报告、担保文件等。4.与合同履行有关的往来信函、传真、电子邮件等。5.合同变更、解除、终止等相关文件。6.其他与合同有关的资料。（二）收集要求1.合同承办部门应指定专人负责合同资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的合同资料应原件齐全，如因特殊原因无法提供原件的，应提供经核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.合同资料应保持整洁、完好，不得随意涂改、损毁。（三）整理原则合同档案整理应遵循以下原则：1.遵循合同文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同的保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类合同档案按照合同类别进行分类，如采购合同、销售合同、租赁合同等。每个类别下再根据合同性质、业务范围等进行细分。2.编号合同档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式可采用“年份+合同类别代码+流水号”，例如：2023CG001，表示2023年的采购合同第1号。3.装订合同档案应按照一定的顺序进行装订，一般包括合同封面、合同审批表、合同文本、附件、往来信函等。装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、履行期限、保管期限、存放位置等信息。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。四、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公司重大权益、核心业务、长期合作关系等重要合同，如公司合并、分立、改制、上市等相关合同，以及对公司具有重大历史意义和法律价值的合同，应永久保管。2.长期保管保管期限为10年以上（含10年）的合同，如重要的采购合同、销售合同、租赁合同等，对公司生产经营活动有较大影响的，应长期保管。3.短期保管保管期限为19年的合同，如一般性的业务合同、服务合同等，可短期保管。（二）保管方式1.纸质档案保管合同档案应采用纸质形式进行保管，存放在专门的档案库房内。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.电子档案保管除纸质档案外，合同档案还应进行电子归档，存储在公司指定的电子存储设备中。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照与纸质档案一致的分类、编号等方法进行管理，确保电子档案与纸质档案的对应和一致。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。2.档案架应排列整齐，标识清晰，便于查找和存放档案。3.建立档案库房温湿度记录制度，每天记录库房温湿度情况，确保温湿度符合档案保管要求。一般档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。5.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应熟悉档案管理业务，掌握档案保管知识和技能，做好档案的日常保管工作。五、合同档案的利用（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.公司外部单位因特殊原因需要借阅合同档案的，应提交正式的借阅申请函，注明借阅单位名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并加盖单位公章。2.借阅申请函经公司主管领导批准后，档案管理部门方可办理借阅手续。借阅手续应包括签订《合同档案借阅承诺书》，明确借阅单位的保密义务和违约责任等。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应按照档案管理部门的要求，妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）出具证明1.公司内部各部门因工作需要要求档案管理部门出具合同档案证明的，应填写《合同档案证明申请表》，注明证明内容、用途等信息，经本部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，对合同档案进行核实，确认无误后出具证明，并加盖档案管理部门印章。证明内容应客观、准确，不得擅自篡改或歪曲档案事实。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的合同档案进行鉴定，成立由档案管理部门、合同承办部门、财务部门、法律事务部门等相关人员组成的鉴定小组，负责合同档案的鉴定工作。2.鉴定小组应根据合同档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否仍具有保存价值，如需继续保存，应确定延长保管期限；如已无保存价值，应提出销毁意见。3.对涉及公司重大权益、法律纠纷等重要合同档案，在鉴定时应充分征求公司法律事务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和合法性。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的合同档案，应编制《合同档案销毁清册》，清册应包括档案编号、合同名称、签订日期、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交公司主管领导审批。2.合同档案销毁应在公司指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。销毁过程应进行现场监督，并由监督人员在销毁清册上签字确认。3.严禁将合同档案出售或作为废品处理，确保档案信息的安全。七、监督与检查（一）监督机制公司建立合同档案管理监督机制，由公司审计部门负责对合同档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。审计部门应制定监督检查计划，明确检查内容、方法和程序，确保监督检查工作的有效开展。（二）检查内容1.合同档案管理制度的执行情况，包括合同档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节是否符合制度要求。2.合同档案管理部门的工作情况，如档案管理人员的配备、业务培训、档案库房管理等是否到位。3.合同承办部门提交的合同档案资料的完整性、准确性和规范性。4.合同档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况，是否严格按照规定办理手续，是否存在违规使用档案的行为。（三）问题整改1.审计部门在监督检查过程中发现的问题，应及时下达《合同档案管理监督检查意见书》，要求责任部门限期整改。