电子版档案管理制度

PAGE电子版档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子版档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子版档案的收集、整理、存储、保管、利用、鉴定和销毁等管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：电子版档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：应保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施确保电子版档案的存储安全，防止数据丢失、损坏和泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电子版档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好电子版档案的收集、整理工作，确保档案的质量。3.负责电子版档案的存储、保管，定期进行备份和维护，保障档案数据的安全。4.建立电子版档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务，满足公司内部对档案信息的利用需求。5.负责对到期或失去保存价值的电子版档案进行鉴定和销毁工作。6.组织开展档案管理培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门电子版档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门电子版档案的日常管理，配合档案管理部门做好相关工作。3.在工作中严格遵守档案管理制度，正确使用和维护电子版档案，不得擅自更改、删除或泄露档案信息。（三）员工职责1.员工应将工作中形成的具有保存价值的文件、资料及时整理并提交给本部门档案管理人员。2.按照档案管理要求，规范填写和整理个人工作文档，确保档案内容清晰、准确。3.未经批准，不得擅自复制、传播或使用公司电子版档案。4.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理培训，提高自身档案管理意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。4.工作计划、总结、报告、统计报表等。5.财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。7.技术资料，如产品研发文档、技术方案、图纸、测试报告等。8.市场营销资料，如市场调研报告、宣传资料、客户信息等。9.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式清晰、内容完整，避免出现乱码、丢失等情况。4.收集的档案应按照一定的分类标准进行初步整理，并注明形成日期、来源等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、编号规范，便于查找和利用。3.区分不同保管期限，便于进行档案鉴定和销毁。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、技术档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等。2.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。例如，文书档案的编号格式可为：类别代码年度保管期限流水号，如A2023长期001。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.采用专用的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等，确保档案数据的安全存储。2.建立异地备份机制，定期将重要档案数据备份至异地存储设备，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.根据档案的类型和重要性，合理划分存储区域，如重要档案存储在高性能存储设备上，一般档案存储在普通存储设备上。（二）存储环境要求1.存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，温度、湿度应符合设备运行要求，一般温度控制在18℃27℃，湿度控制在40%60%。2.配备必要的消防、防盗、防雷等设施，确保存储环境的安全。3.定期对存储设备进行检查和维护，清理灰尘，检查设备运行状态，及时发现和解决潜在问题。（三）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案不同的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限如下：1.永久保管：公司设立、合并、分立、终止等重大事项的文件材料。公司年度财务决算报告。重要的合同、协议，如长期合作合同、重大投资项目合同等。公司重要的规章制度、章程等。2.长期保管：公司年度工作计划、总结、报告等。一般的业务合同、协议。员工人事档案中的重要材料。技术研发过程中的关键文档。3.短期保管：一般性的文件、资料，如部门内部文件、临时性通知等。短期的业务报表、统计数据等。（四）保管措施1.建立严格的档案访问权限管理制度，根据员工的工作职责和权限，设定不同的档案访问级别，确保只有授权人员才能访问相应的档案。2.对档案存储设备进行加密处理，防止数据被非法获取。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、内容与目录一致，发现问题及时处理。4.做好档案存储设备的维护记录，包括设备维修、更换部件等情况，以便日后查询和追溯。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅档案资料，以支持决策、处理业务、开展项目等。2.公司员工因工作需要查阅本人人事档案或与工作相关的其他档案。3.外部单位因工作需要，按照规定程序经公司批准后查阅相关档案。（二）利用流程1.内部查阅：查阅人填写《电子版档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人根据工作需要进行审批。审批通过后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后及时归还档案管理部门。2.外部查阅：外部单位查阅公司档案，需提前向公司提交《档案查阅申请函》，说明查阅目的、范围、时间等信息，并加盖单位公章。公司档案管理部门对申请函进行审核，报公司领导审批。审批通过后，档案管理部门与外部单位协商查阅时间、地点等事宜，并安排专人负责陪同查阅。外部查阅人员应遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、摘抄档案内容，如需复制或摘抄，应另行办理申请手续。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和使用方式。2.未经档案管理部门批准，任何人不得擅自对档案进行修改、删除、复制、传播等操作。3.档案利用应遵循档案的原始性原则，不得擅自更改档案内容或破坏档案的完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表和相关业务专家。鉴定小组负责对到期或失去保存价值的电子版档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，判断档案是否仍有保存必要。2.对于已超过保管期限且确无利用价值的档案，可考虑予以销毁。3.对于涉及公司重要权益、法律纠纷等可能仍需查阅的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.将档案清单提交档案鉴定小组，鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定是否销毁。3.鉴定小组形成鉴定意见，填写《电子版档案鉴定销毁审批表》，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。4.将审批表提交公司领导审批，经批准后方可进行销毁操作。（四）销毁程序1.档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，指定专人负责销毁操作。2.销毁人员应采用安全可靠的方式对档案进行销毁，如数据擦除、物理粉碎等，确保档案数据无法恢复。3.在销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。4.销毁记录应与档案鉴定销毁审批表等相关材料一并归档保存。七、监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对电子版档案管理工作进行日常监督检查，同时接受公司内部审计、纪检监察等部门的监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、保管、利用、鉴定和销毁等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案存储设备的运行状况和安全保障措施落实情况。4.档案利用情况，包括查阅手续是否齐全、利用是否合规合理等。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门每季度对各部门电子版档案管理工作进行一次全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或特定档案管理环节进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作的规范有序。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时向责任部门发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门应