林权档案管理制度

PAGE林权档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司林权档案管理，确保林权档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥林权档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内涉及林权的各类档案管理，包括林权取得、变更、流转、评估、抵押等业务过程中形成的文件、资料、图表、声像等各种载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则林权档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则档案内容必须真实反映林权业务的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理与林权相关的各类文件资料，确保档案涵盖业务全过程，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、林权敏感信息等予以保密，防止信息泄露。5.便利性原则档案管理应便于查询、利用和保管，提高工作效率，满足公司各部门对林权档案信息的需求。二、林权档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善林权档案管理制度、流程和标准。2.集中统一管理公司林权档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立林权档案数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。4.定期对林权档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.指导和监督各部门林权档案的形成、积累和整理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。6.负责林权档案的借阅、查阅、复制等利用服务，按照规定办理相关手续。（二）业务部门职责1.负责本部门林权业务文件资料的形成、积累和初步整理工作，确保文件资料的真实、完整、准确。2.在业务活动结束后，及时将整理好的林权档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门进行档案的审核和完善。3.按照档案管理部门的要求，提供档案利用过程中所需的补充信息和说明。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借林权档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉林权业务流程。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的日常管理工作，确保档案安全和完整。3.积极开展档案信息资源开发利用工作，为公司决策和业务发展提供支持。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护公司利益。三、林权档案的收集与整理（一）收集范围1.林权取得相关档案包括林地承包合同、出让合同、划拨决定书、林权登记申请表、林权登记发证文件等。2.林权变更档案如林权转让合同、继承证明、赠与协议、林地用途变更批准文件、林权变更登记文件等。3.林权流转档案流转意向书、流转合同、评估报告、公示材料、备案文件等。4.林权评估档案评估委托书、评估机构资质证明、评估报告、评估人员资质证书等。5.林权抵押档案抵押合同、抵押物清单、评估报告、登记文件、还款证明等。6.林权纠纷处理档案纠纷起因材料、协商记录、调解协议、仲裁决定书、法院判决书等。7.其他与林权相关的文件资料如林权规划文件、林地勘界图、林权保护措施文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责林权档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类根据林权档案的内容和性质，分为林权取得类、林权变更类、林权流转类、林权评估类、林权抵押类、林权纠纷处理类等类别。2.编号为每一份林权档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、流水号等信息，便于管理和查询。3.编目编制林权档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。4.装订对纸质档案进行整理装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。5.数字化对重要的林权档案进行数字化扫描，形成电子档案，并与纸质档案建立对应关系，实现档案信息的多介质存储和利用。四、林权档案的分类与编号（一）分类标准1.林权取得类按林地来源（承包、出让、划拨等）进行细分。2.林权变更类按变更原因（转让、继承、赠与、用途变更等）进行细分。3.林权流转类按流转方式（转包、出租、转让、入股等）进行细分。4.林权评估类按评估目的（抵押、转让、入股等）进行细分。5.林权抵押类按抵押期限、抵押物价值等进行细分。6.林权纠纷处理类按纠纷类型（权属纠纷、合同纠纷等）进行细分。（二）编号规则档案编号格式为：[类别代码][年份][流水号]1.类别代码采用两位大写字母表示，如“QD”表示林权取得类，“BG”表示林权变更类，“LZ”表示林权流转类，“PG”表示林权评估类，“DY”表示林权抵押类，“JF”表示林权纠纷处理类。2.年份采用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.流水号采用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次递增。例如：一份林权转让合同档案的编号为“LZ20230010”，表示林权流转类，2023年形成的第10份档案。五、林权档案的保管与存储（一）保管期限1.林权取得类档案林地承包合同、出让合同等长期保管，林权登记申请表、登记发证文件等永久保管。2.林权变更类档案转让合同、继承证明等长期保管，变更登记文件等永久保管。3.林权流转类档案流转合同、评估报告等长期保管，备案文件等永久保管。4.林权评估类档案评估委托书、评估报告等长期保管。5.林权抵押类档案抵押合同、登记文件等长期保管，还款证明等保管至抵押关系解除后5年。6.林权纠纷处理档案纠纷起因材料、协商记录等长期保管，调解协议、仲裁决定书、法院判决书等永久保管。（二）存储方式1.纸质档案设立专门的档案库房，采用密集架存放纸质林权档案，确保档案存放有序，便于查找和管理。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防有害气体等功能，配备温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。2.电子档案建立林权档案数据库，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行电子档案的存储。对电子档案进行定期备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，制定电子档案存储安全管理制度，确保电子档案的安全性和完整性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对林权档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行销毁处理。销毁档案时，应编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、林权档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定，提供林权档案利用服务。2.服务公司原则以满足公司经营管理、决策支持等工作需求为出发点，积极提供档案利用服务。3.确保安全原则在提供档案利用过程中，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅林权档案的，应填写《林权档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录。2.复制如需复制林权档案，应在查阅申请表中注明复制内容和用途，经档案管理部门负责人审核批准后，按照规定的复制方式进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.借阅因特殊原因需要借阅林权档案的，应填写《林权档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理人员应对借阅情况进行跟踪和催还，确保档案按时归还。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、林权敏感信息等档案，未经公司授权，不得对外提供利用。2.重要林权档案的利用应实行审批制度，经公司高层领导批准后方可提供。3.利用林权档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损等。七、林权档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立林权档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对林权档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等进行鉴定。3.对涉及林权纠纷已结案且不再有利用价值的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期整理出拟鉴定的林权档案清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对鉴定小组提出的存毁意见进行汇总，形成鉴定报告，报公司分管领导审批。（