创业孵化园档案管理制度

PAGE创业孵化园档案管理制度一、总则（一）目的为加强创业孵化园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在创业孵化园管理、服务和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于创业孵化园管理机构及园内入驻企业、团队等相关主体所形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指在创业孵化园规划、建设、运营、服务等各项活动中直接形成的，对创业孵化园和入驻企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则创业孵化园档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映创业孵化园及入驻企业的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.方便利用原则档案管理应便于检索、查询和利用，提高档案的使用效率，为创业孵化园的决策、管理和入驻企业的发展提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全防护，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责创业孵化园档案的全面管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的检索、查询和利用服务，根据利用者的需求提供档案资料。5.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询。6.负责对入驻企业和相关部门的档案管理工作进行指导和监督。7.参与档案的鉴定和销毁工作，提出档案保管期限的建议。8.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案分类及编号（一）档案分类创业孵化园档案分为以下几大类：1.行政管理类包括创业孵化园管理机构的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.入驻企业档案包括入驻企业的申请材料、营业执照、公司章程、财务报表、经营业绩、知识产权等相关资料。3.项目申报与扶持档案包括创业项目申报材料、扶持政策文件、项目评审记录、扶持资金使用情况等。4.孵化服务档案包括创业培训记录、导师辅导记录、创业活动组织资料、企业孵化进展跟踪记录等。5.设施设备档案包括创业孵化园的房屋建筑、办公设备、网络设施、实验仪器等固定资产的购置、使用、维护等相关资料。6.安全管理档案包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理资料等。7.党群工作档案包括党组织建设、工会活动、共青团工作等相关资料。8.其他档案不属于以上分类的其他具有保存价值的档案。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类：XZGL2.入驻企业档案：RZZQ3.项目申报与扶持档案：XMFB4.孵化服务档案：FHFW5.设施设备档案：SSSB6.安全管理档案：AQGL7.党群工作档案：DQGZ8.其他档案：QT流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，位数根据档案数量确定。例如，行政管理类的第一份档案编号为XZGL001。四、档案收集与整理（一）收集范围1.创业孵化园管理机构在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.入驻企业按照要求提交的各类申请材料、年度报告、财务报表等。3.项目申报过程中产生的申报书、可行性研究报告、评审意见等。4.孵化服务活动中产生的培训教案、活动方案、学员名单等。5.设施设备采购、验收、维修等环节形成的文件、合同、记录等。6.安全管理工作中形成的各类文件、检查记录、整改报告等。7.党群工作开展过程中产生的文件、活动记录、宣传资料等。8.其他与创业孵化园相关的具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各部门和入驻企业应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，确保档案的质量。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，并编制目录。3.对每份档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.对档案中的文件进行排序，按照文件的形成时间、重要程度等进行排列。5.对档案中的声像资料进行整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化处理。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。5.严格控制档案库房的温度、湿度，确保档案不受潮、不霉变。6.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。4.严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案信息泄露。六、档案利用（一）利用范围1.创业孵化园管理机构内部工作人员为工作需要查阅档案。2.入驻企业为自身发展、项目申报、融资等需要查阅相关档案。3.政府部门、社会组织等因工作需要查阅创业孵化园相关档案。（二）利用流程1.利用者填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后安排查阅，并提供必要的协助。4.利用者在档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，利用者应将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行检查，确保档案完好无损。（三）保密规定1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得泄露档案信息。2.利用者在查阅档案过程中应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映创业孵化园主要职能活动和基本历史面貌的，对创业孵化园和入驻企业有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案凡是在较长时间内对创业孵化园和入驻企业工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对创业孵化园和入驻企业工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年至10年。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，