考古勘探档案管理制度

PAGE考古勘探档案管理制度一、总则（一）目的为加强考古勘探档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在考古勘探工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及考古勘探项目的档案管理工作，包括考古勘探项目的策划、实施、成果整理等全过程中形成的各类文件、资料、数据等档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映考古勘探工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理考古勘探过程中产生的各类档案，保证档案的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.保密性原则：对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善考古勘探档案管理制度，并组织实施。2.对考古勘探项目档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查。3.集中统一管理考古勘探档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案工作的组织和协调，确保项目档案的及时形成和完整收集。2.指导项目工作人员按照档案管理要求做好文件材料的收集、整理和归档工作。3.对项目档案的质量进行审核，确保档案内容符合要求。4.及时向档案管理部门移交项目档案，并办理交接手续。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的实体安全，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.按照规定对档案进行鉴定，及时销毁已到保管期限的档案，并做好登记和监销工作。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，为考古勘探工作提供档案信息服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。7.做好档案信息化管理工作，负责档案数据的录入、存储、维护和备份等工作，确保档案信息系统的安全稳定运行。三、档案收集与整理（一）收集范围1.考古勘探项目立项文件，包括项目申请报告、立项批复等。2.项目规划与设计文件，如勘探方案、工作计划、技术设计书等。3.野外勘探记录，包括勘探日记、测量记录、绘图资料、影像资料等。4.出土文物及相关资料，如文物登记表、文物照片、文物拓片等。5.勘探过程中形成的各类报告、总结，如阶段性报告、年度总结、最终成果报告等。6.与项目相关的会议记录、纪要、来往信函等文件。7.其他与考古勘探项目有关的文件材料。（二）收集要求1.项目工作人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交项目负责人。2.项目负责人应在项目结束后[X]个工作日内，将项目全部档案材料整理汇总后移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）整理方法1.分类：按照考古勘探项目的工作流程和档案内容，将档案分为项目管理类、勘探技术类、文物资料类、成果报告类等类别。2.编号：对每一类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：[项目编号][类别代码][顺序号]。例如：[KGT202301]GL001，表示2023年第1号考古勘探项目的管理类文件第1份。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录准确反映档案的基本信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理装订，保持档案的整齐美观。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，并根据档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.按照档案的类别和保管期限，对档案进行分类存放。短期档案存放于普通档案柜，中期档案存放于密集架，长期档案和永久档案应采取特殊保管措施。2.对重要的纸质档案和电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保档案信息的安全。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案保护1.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.采用先进的档案保护技术和设备，如防虫药剂、防霉剂、温湿度调控设备等，延长档案的使用寿命。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合考古勘探工作的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专家等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、作用和价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合考古勘探工作的实际需求，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，进行重点审查，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成鉴定报告，报公司/组织领导审批。2.经批准后，档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3.档案销毁清册经领导签字后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司/组织领导。六、档案利用（一）利用范围1.为考古勘探项目的后续研究、总结提供参考依据。2.为相关部门和单位提供考古勘探信息服务，促进学术交流和文化遗产保护。3.满足社会公众对考古勘探成果的知情权，开展科普宣传和文化教育活动。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅档案应在档案查阅室进行，利用者应遵守查阅室的管理制度，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经项目负责人或档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可为其出具档案证明材料。证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明出处和用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案编号、题名等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的考古勘探档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为考古勘探工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，存储为通用的图像格式，如JPEG、TIFF等。2.数据录入：对扫描后的档案图像进行数据录入，录入内容应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等，确保数据准确无误。3.挂接与存储：将录入的数据与扫描图像进行挂接，存储到档案信息化管理系统中。存储介质应采用安全可靠的存储设备，并进行定期备份。（三）系统功能1.档案录入：实现档案基本信息的录入、修改、删除等功能。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行管理,记录借阅情况。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表。5.安全管理：设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。（四）信息安全1.建立档案信息化管理系统安全防护体系，采取防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和维护