档案室制度牌上墙

PAGE档案室制度牌上墙一、总则（一）目的为加强公司档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本规定，明确档案室各项管理制度，并通过制度牌上墙的方式，使全体员工知晓并遵守相关规定。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和保密性的原则。2.严格执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责公司档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织档案管理人员的业务培训，提高其业务水平和综合素质。3.监督、检查档案管理工作的执行情况，及时发现和解决问题。4.负责与上级主管部门、相关单位及公司内部各部门的沟通协调，确保档案管理工作的顺利开展。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作质量。（二）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.按照档案管理制度和工作流程，对档案进行严格的审核和把关，确保档案资料的准确性和完整性。3.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的安全。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，及时为公司各部门及员工提供档案服务。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级主管汇报。6.协助档案主管开展档案管理的其他相关工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同、协议、会议记录、工作报告、财务报表等各类载体的档案材料。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的重要文件、资料、成果等。3.上级主管部门、政府部门及其他相关单位发来的与公司有关的文件、通知、函件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，并符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.按照档案的类别进行分类，如文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。2.对每一类档案进行编号，建立档案目录，注明档案的名称、日期、编号、保管期限等信息。3.将档案材料按照编号顺序进行排列，装订成册，并在封面和背脊上注明档案的名称、编号、保管期限等信息。4.对于电子档案，应建立电子档案目录，按照电子文件的存储路径进行分类存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。四、档案分类与编号（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类。3.财务档案：按照会计年度类别进行分类。4.人事档案：按照员工类别个人进行分类。（二）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式，如“2023永久001”。2.科技档案编号：采用“项目编号+专业代码+阶段代码+流水号”的形式，如“KJ2023010101001”。3.财务档案编号：采用“会计年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023C001”。4.人事档案编号：采用“员工类别代码+个人编号”的形式，如“R001”。（三）代码说明1.保管期限代码：永久（Y）、长期（C）、短期（D）。其中，永久保管期限的档案为具有重要历史价值和现实意义，需长期保存的档案；长期保管期限的档案为保存期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管期限的档案为保存期限在10年以下的档案。2.专业代码：根据公司科技档案的专业分类，分别用不同的字母表示，如工程技术（G）、产品研发（Y）、质量管理（Z）等。3.阶段代码：根据科技项目的不同阶段，分别用不同的数字表示，如项目前期（1）、项目实施（2）、项目验收（3）等。4.员工类别代码：正式员工（Z）、试用期员工（S）、临时工（L）等。五、档案保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能，确保档案资料的安全。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，并按照保管期限和类别进行分区管理。3.对于电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并按照备份策略进行定期备份，备份数据应异地存放。（三）保护措施1.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并向上级主管汇报。2.对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和鼠害。5.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，确保档案库房的安全。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要，经公司领导批准，可借阅公司相关档案资料。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案借阅申请表》提交至档案室，档案管理员对申请表进行审核，审核通过后，按照规定办理借阅手续。3.档案管理员根据借阅申请表，为借阅人提供相应档案资料，并在《档案借阅登记薄》上进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容。2.如需复印档案资料，应经档案管理员同意，并在复印件上加盖档案室印章。3.借阅人在利用档案资料过程中，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。4.外单位借阅公司档案资料，应严格遵守公司的保密规定，不得将档案资料用于与借阅目的无关的其他用途。七、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全保密。3.未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅、复印、传播公司机密档案。4.在档案管理工作中，如发现档案有泄密情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管报告。（二）安全制度1.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等安全设施，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时处理，并向上级主管报告。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的安全。5.在档案管理工作中，如发生火灾、水灾、盗窃等安全事故，应立即采取应急措施，并及时向上级主管报告。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案内容和保存价值的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规范进行鉴定，确保鉴定工作合法合规。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案主管、档案管理员及相关部门负责人组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行综合分析和评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单，并报公司领导批准。2.档案管理员按照批准的销毁清单，对