村级档案管理工作制度

PAGE村级档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。村级档案由村档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映村级各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为村级工作和村民提供便捷的档案服务。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设立村档案室，负责本村档案的日常管理工作。档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）档案管理人员1.明确一名档案管理员，负责档案的具体管理工作。档案管理员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉村级工作流程。2.档案管理员的职责：负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。做好档案的保管、统计和安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。按照规定提供档案利用服务，办理档案查阅、借阅手续，登记利用情况。负责档案信息化建设，将重要档案信息录入电子档案系统，实现档案信息资源共享。根据档案管理工作需要，向村领导提出档案管理工作的意见和建议。三、档案的收集（一）收集范围1.上级党委、政府及各部门下发的与本村有关的文件、通知、指示、决定等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、财务账目等。3.本村开展的各项活动形成的文件、资料、照片、音像等。4.村民代表会议、村民会议形成的决议、记录等。5.本村土地承包、宅基地审批、计划生育、民政优抚、社会保障等工作中形成的文件、材料。6.本村获得的荣誉证书、奖状、锦旗等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料交档案室集中统一管理，不得据为己有或擅自销毁。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。3.对重要文件和资料应进行备份，防止原件损坏或丢失。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：包括村委会工作制度、会议记录、工作计划、工作总结、人事管理、印章管理等方面的文件材料。3.经济发展类：包括农村经济政策、农业生产、农村产业发展、财务管理等方面的文件材料。4.社会事务类：包括民政、计生、教育、卫生、文化、体育等方面的文件材料。5.农业农村类：包括土地承包、宅基地管理、水利设施建设、生态环境保护等方面的文件材料。6.其他类：不属于上述类别的其他文件材料。（三）整理方法1.按照分类标准，对收集的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于查找和管理。3.对每份档案进行编目，编目内容包括文件编号、文件题名、日期、责任者、保管期限等。4.将编目后的档案进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。五、档案的保管（一）保管场所村档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为档案保管场所。档案室应配备档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等必要的保管设备。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。2.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管期限、存放位置等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案的安全防护工作，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案安全。档案室应安装防火门、防盗窗、监控设备等，配备必要的消防器材。5.对电子档案应进行备份，存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行检查和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。六、档案的利用（一）利用范围1.本村党组织、村委会及各部门在工作中查阅档案。2.村民因办理个人事务需要查阅相关档案。3.上级部门、其他单位因工作需要查阅本村档案。（二）利用手续1.本村人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，经档案管理员同意后，方可查阅。查阅重要档案需经村领导批准。2.村民查阅档案，需持有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理员审核后，填写《档案查阅登记表》并办理查阅手续。查阅涉及个人隐私的档案，需经相关部门或人员同意。3.上级部门、其他单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的和范围，经村领导批准后，由档案管理员陪同查阅，并填写《档案查阅登记表》。（三）利用方式1.档案一般不借出档案室，确因工作需要借出的，需经村领导批准，并办理借阅手续，限期归还。归还时，档案管理员应认真检查档案是否完好无损。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损，未经允许不得复制档案内容。如需复制档案，需经档案管理员同意，并按照规定办理复制手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合本村实际情况，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村领导、档案管理员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.档案管理员对保管期满的档案进行初步审查，提出存毁意见。2.鉴定小组对档案管理员提出的存毁意见进行审核，根据档案的价值和实际利用情况，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经村领导批准后，由档案管理员和两名以上监销人员共同进行销毁。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案，存储于档案信息化管理系统中。2.档案检索：在档案信息化管理系统中建立档案目录数据库，实现档案信息的快速检索。3.档案利用：通过档案信息化管理系统，为用户提供档案在线查阅、借阅、复制等服务。4.系统管理：对档案信息化管理系统进行维护和管理，确保系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化应按照国家有关档案数字化技术标准进行，确保电