公章、档案管理制度

PAGE公章、档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章、档案的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：公章使用和档案管理必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.安全保密原则：确保公章和档案的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。3.规范有序原则：明确各项工作流程和职责，做到有章可循、规范操作。4.高效服务原则：在保证安全和规范的前提下，提高公章使用和档案利用的效率，为公司业务发展提供有力支持。二、公章管理（一）公章种类及用途1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议等重要文书的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务、税务等相关业务。3.部门章：用于部门内部的文件、通知等。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。（二）公章的刻制与启用1.公章的刻制由公司行政部门统一负责，须经法定代表人批准，并在公安机关指定的刻章单位刻制。2.新刻制的公章在启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，注明公章名称、刻制时间、启用日期、使用范围等信息，经法定代表人签字批准后，方可启用。同时，行政部门应留存公章印模，并将启用情况通知各相关部门。（三）公章的保管1.公司公章：由行政部门指定专人保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。公章应存放在安全可靠的保险柜中，实行双人保管制度，即保险柜钥匙由两人分别保管，使用时需两人同时在场。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。3.部门章：由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。4.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。（四）公章的使用1.使用流程申请：使用公章前，需填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间、申请人等信息。审批：根据用章事由，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项需经分管领导、法定代表人审批。用章：经审批同意后，保管人员在用章时应认真核对用章文件内容，确保与申请表一致。用章后，应在《公章使用登记表》上详细记录用章时间、文件名称、用章份数、盖章位置等信息，并由申请人签字确认。2.禁止使用情况未经审批的文件、合同等不得使用公章。空白纸张、介绍信等不得加盖公章。涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用公章。（五）公章的更换与废止1.因磨损、损坏等原因需要更换公章时，由行政部门填写《公章更换申请表》，经法定代表人批准后，按照公章刻制与启用的规定进行更换。同时，应将原公章及时上缴销毁，并做好相关记录。2.公章因公司名称变更、机构调整等原因需要废止时，行政部门应及时收回废止公章，并填写《公章废止申请表》，经法定代表人批准后，将废止公章上缴销毁。（六）公章的监督与检查1.行政部门应定期对公章的保管、使用情况进行检查，确保公章使用规范、安全。2.审计部门有权对公章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司章程，管理制度，行政公文等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、劳动合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利等相关资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：销售合同、采购合同、项目文档、客户资料、市场调研等与公司业务相关的文件。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、重要文件的电子备份等。（二）档案的收集与整理1.收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。对于公司内部形成的文件、资料，承办部门应在工作完成后及时将原件或复印件移交档案管理部门。对于外部接收的文件、资料，如政府部门文件、合作单位信函等，由相关部门及时登记并移交档案管理部门。2.整理档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。按照档案分类标准，对每份档案编制唯一的编号，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。（三）档案的保管1.保管场所：公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.保管期限：根据国家法律法规及公司实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。3.档案的存放：按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，并建立相应的存放索引。同时，应定期对档案进行盘点，确保账实相符。4.电子档案管理：对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全、完整和可利用。（四）档案的利用1.借阅公司内部人员因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅档案名称及份数、借阅时间等信息。按照公司审批权限进行审批，一般档案由部门负责人审批，重要档案需经分管领导、法定代表人审批。档案管理部门根据审批结果，办理借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。2.查阅因工作需要查阅档案时，查阅人可在档案管理部门指定的场所进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范。查阅人不得擅自涂改、标记、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理部门负责人批准。3.档案的归还与销毁借阅或查阅完毕的档案，借阅人或查阅人应及时归还档案管理部门。对于超过保管期限或已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。经审批同意后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并做好销毁记录。（五）档案的保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅档案时，查阅人、借阅人应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（六）档案管理的信息化建设1.公司应逐步推进档案管理的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查询、借阅等功能。2.档案管理部门应负责档案信息的录入、维护和更新，确保档案信息的准确性和及时性。3.加强对档案管理信息系统