统计部门管理档案制度

PAGE统计部门管理档案制度一、总则（一）目的为加强统计部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在统计工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于统计部门在各项统计工作中形成的各类档案，包括统计报表、统计调查资料、统计分析报告、统计文件、会议记录、统计台账等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：统计部门档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映统计工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密规定，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和传递。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善统计部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理统计部门各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。5.定期对档案进行清点、核对，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。6.按照规定向有关部门移交档案，办理档案移交手续。7.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高统计人员的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门统计档案的收集、整理、立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本部门档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅等。3.严格遵守档案安全保密制度，确保档案不发生丢失、损坏、泄密等事故。4.积极开展档案信息开发利用工作，为统计工作提供服务。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.统计报表：包括定期报表、年报、普查报表等各类统计报表。2.统计调查资料：如抽样调查、典型调查、重点调查等形成的调查数据、调查问卷、调查分析报告等。3.统计分析报告：月度、季度、年度统计分析报告，专题统计分析报告等。4.文件：上级有关统计工作的文件、统计部门制定的规章制度、工作计划、工作总结等。5.会议记录：统计工作会议、业务培训会议等的会议记录。6.统计台账：各类统计指标台账、基层单位统计台账等。7.其他与统计工作有关的资料，如统计年鉴、统计手册、统计资料汇编等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.收集的档案材料应按照形成时间顺序排列，保持材料之间的有机联系。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为统计报表类、统计调查资料类、统计分析报告类、文件类、会议记录类、统计台账类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行整理、修补和装订，使其整齐美观。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调机防火设备、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案保管期限1.统计部门档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：具有重要查考利用价值的统计报表、统计调查资料、统计分析报告、统计文件等。3.长期保管的档案：保管期限为10年至50年的统计档案，主要包括一般性的统计报表、统计调查资料等。4.短期保管的档案：保管期限为1年至10年的统计档案，如临时性的统计报表、统计调查资料等。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、完整。2.核对档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，发现问题及时处理。（五）档案的修复与复制1.对破损、褪色、字迹模糊等档案及时进行修复，确保档案的可读性。2.根据档案利用需要，对档案进行复制，复制件应与原件核对无误，并注明复制日期、复制人等信息。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本部门工作人员因统计工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。3.借阅档案应限期归还，如需延期，应办理续借手续。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损。2.查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所，不得转借他人。3.查阅人员应严格遵守档案安全保密制度，不得泄露档案内容。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为统计工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关档案资料。2.鼓励统计人员充分利用档案开展统计分析、研究等工作，为领导决策提供依据。3.对档案利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，不断改进档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无查考利用价值的临时性文件等进行鉴定。3.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确保鉴定结果准确可靠。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》。2.档案鉴定小组对《档案销毁鉴定表》进行审核，签署鉴定意见。3.经鉴定小组审核同意销毁的档案，编制《档案销毁清单》。（四）销毁手续1.档案销毁应在指定的场所进行，由两人以上监销。2.监销人员应认真核对《档案销毁清单》与销毁档案是否一致，确保销毁档案的准确性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字，并将《档案销毁清单》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立统计部门档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为统计工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对统计部门现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合统计部门的档案管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟