教代会档案管理制度

PAGE教代会档案管理制度一、总则（一）目的为加强教代会档案管理，确保教代会档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教代会工作中的作用，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校教代会档案的收集、整理、保管、利用等各项管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则教代会档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映教代会工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集教代会工作中形成的各类文件、资料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及学校机密、教职工个人隐私等内容的档案，严格保密，防止泄露。（四）管理职责1.学校档案管理部门负责制定教代会档案管理制度，指导和监督教代会档案的收集、整理、保管和利用工作；负责教代会档案的集中统一管理，建立档案库房，配备必要的档案管理设施设备；负责对教代会档案管理人员进行业务培训和考核。2.教代会工作机构负责组织教代会文件、资料的形成、积累和整理工作；指定专人负责教代会档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。3.教代会代表及相关工作人员积极配合档案管理工作，及时将工作中形成的文件、资料移交档案管理人员；严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。二、档案收集（一）收集范围1.教代会筹备阶段文件包括筹备工作方案、代表选举办法、代表资格审查报告、大会主席团成员及秘书长名单等。2.教代会会议文件包括会议通知、议程、工作报告、决议、提案征集与处理情况报告、选举结果报告等。3.教代会专门委员会文件包括专门委员会工作制度、工作计划、工作总结、会议记录、提案审查报告等。4.教代会闭会期间文件包括教代会工作机构的工作安排、决议执行情况检查报告以及教职工对教代会工作的意见和建议等。5.与教代会相关的其他文件如上级有关教代会工作的指示、批复，学校关于教代会工作的重要决策、会议纪要等。（二）收集要求1.及时性各部门和相关人员应在文件形成或办理完毕后及时将档案移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整性移交的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遗漏重要内容。3.准确性档案内容应准确无误，字迹清晰，签署完备，符合档案管理要求。（三）收集程序1.教代会工作机构指定专人负责档案收集工作，定期对本部门形成的文件、资料进行清理和分类。2.各部门和相关人员将应移交的档案整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对和验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。验收合格后，双方在档案移交清单上签字确认。三、档案整理（一）分类标准1.按教代会工作阶段分类分为筹备阶段、会议阶段、闭会期间等类别。2.按文件性质分类分为会议文件、工作报告、提案文件、决议文件、专门委员会文件等。3.按年度分类将每年教代会形成的档案单独分类存放。（二）整理方法1.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件进行修整和装订，保持文件的整齐和牢固。2.编页对装订后的文件进行编页，标注页码，便于查阅和管理。3.分类排序按照分类标准对文件进行分类，并根据文件形成时间或重要程度进行排序。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，便于检索和查找。（三）整理要求1.遵循档案整理原则保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.确保整理质量整理后的档案应分类准确、排列有序、编目清晰，符合档案管理规范。四、档案保管（一）保管期限1.永久保管教代会的重要决议、决定、工作报告、选举结果等具有长远保存价值的档案。2.定期保管保管期限为[X]年，包括教代会筹备阶段的一般性文件、会议期间的一般性材料、闭会期间的工作记录等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案建立电子档案管理系统，对教代会电子文件进行分类存储、备份和加密管理，定期进行数据维护和更新。（三）保管要求1.定期检查档案管理人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格控制库房人员出入，确保档案的安全。3.环境维护保持档案库房的适宜温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。五、档案利用（一）利用范围1.学校内部为学校领导决策、教代会工作机构开展工作、教代会代表履行职责、教职工了解学校民主管理情况等提供档案资料查阅服务。2.外部单位因工作需要，经学校批准，可向有关单位提供教代会档案资料查阅服务，但应严格履行审批手续，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。（三）利用要求1.履行审批手续利用者查阅或借阅档案，应填写相应的申请表，经审批同意后方可进行。2.遵守利用规定利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得损坏、丢失档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理复制手续。3.做好利用记录档案管理人员应对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等，以便统计分析和档案管理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和价值按照档案保管期限表和档案鉴定标准，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、教代会工作机构负责人、相关业务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（三）销毁程序1.编制销毁清册对拟销毁的档案，档案管理部门应逐件登记，编制销毁清册，注明档案题名、日期、保管期限、密级等内容。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核、档案管理部门负责人签字、学校主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。